Die Plattform für Personalmanagement

26. März 2019 Handelsblatt Trend Report

Über professionelle, digitale HR-Lösungen wie die hauseigene Plattform für Personalmanagement HRlab sprach die TREND-REPORT-Redaktion mit Kay Ackermann, Head of Business Development bei der tridion digital solutions GmbH. Insbesondere beim Personalmanagement für KMU kommt es auf Datensynchronität und agile Strukturen an, um den wachsenden digitalen Anforderungen gerecht zu werden.

Herr Ackermann, was ist unter „Predictive People Analytics“ eigentlich zu verstehen?

Durch Predictive People Analytics erfolgen Entscheidungsprozesse auf Basis von Echtzeit-Datenanalysen. Die Unternehmensplanung erreicht dadurch ein neues Level. Anders als das deskriptive Reporting und Controlling von Personalprozessen ermöglichen heute People Analytics und granulares Reporting valide Entscheidungen im Kontext der Unternehmensentwicklung. Die Analysen geben Einblick in Zukunftsszenarien und zeigen Entwicklungstendenzen sowie sämtliche Einflussfaktoren auf. Vor allem in der Mitarbeiterentwicklung und in der Bedarfsplanung können so erst valide Entscheidungen getroffen werden. Die Datenanalysen ermöglichen gänzlich neue Erkenntnisse über die Personalstrukturen im Unternehmen. Ein Bedarf nach mehr oder weniger Ressourcen kann identifiziert werden, aber auch eine vorausschauende Personalplanung wird möglich. Erforderliche Skills für den Erfolg eines Unternehmens werden erschlossen und Positionen mit passenden Kandidaten besetzt.

Welche Vorteile haben Unternehmen davon und wie können Unternehmen ihren Datenschatz heben?

Mithilfe detaillierter Auswertungen wird die Personalabteilung von einer reaktiven in eine proaktive Position versetzt. Die analytische Vorgehensweise schafft die Basis für ein strategisches Personalmanagement und bietet mehrere Chancen. Präzise Vorhersagen zu relevanten Themen wie Fluktuation können vorgenommen werden. Ebenso erfolgt eine effiziente Verteilung von Wissen und Erfahrung innerhalb eines Unternehmens. Auch für die Personalbeschaffung hält das analytische Vorgehen neue Möglichkeiten bereit.
Letztlich werden durch Einsatz von Predictive People Analytics an den richtigen Stellen Kosten eingespart. Die Voraussetzung ist jedoch ein hoher Digitalisierungsgrad im Personalmanagement und ein valider Zyklus der Datengenerierung. Eine Lösung wie HRlab bietet umfassende Analysen sämtlicher Personal- und Unternehmensdaten und stellt die notwendige Datenqualität sicher.

Was muss heute eine moderne Human-Capital-Management-Plattform leisten?

Veraltete Lösungen für digitales Personalmanagement können die heutigen Anforderungen schwer erfüllen. Vorgefertigte Prozesse und Daten können nicht eins zu eins adaptiert werden, wohingegen moderne Lösungen wie HRlab basierend auf neuester Technologie das notwendige Maß an Flexibilität und Agilität mitbringen. HRlab zentralisiert alle Prozesse des Personalmanagements auf einer agilen Plattform und bietet dabei ein Höchstmaß an Flexibilität. Die Plattform deckt dabei den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus von der Bewerbung bis zur Lohnabrechnung ab und unterstützt außerdem datengestützte Reaktionen auf Veränderungen in der Unternehmensstruktur sowie schnelle Anpassungen von Prozessen und Workflows. Darüber hinaus sind eine gute Usability und Integrationsfähigkeit ausschlaggebende Kriterien für ein professionelles und modernes Personalmanagement. Nur so kann unternehmensweit eine stimmige und reibungslose Personalarbeit erfolgen. Eine professionelle Lösung für Personalmanagement sollte alle operativen Prozesse abbilden und dabei eine tiefe Einsicht in sämtliche Personal- und Unternehmensstrukturen bieten. Dazu müssen Datensynchronität sowie agile Strukturen gewährleistet sein.

Wieviel Zeit kann bei wiederkehrenden Aufgaben wie z.B. der Lohnabrechnungen eingespart werden?

Vor allem in der Lohnabrechnung zeigt sich immer wieder, dass die zentralen Prozesse überwiegend ineffizient erfolgen und fehleranfällig sind. Dadurch ist die Lohnabrechnung an einen enormen personellen Aufwand geknüpft. Daten müssen aus verschiedenen Datensilos gezogen, gesammelt und an weitere Instanzen weitergeleitet werden. Es folgen Korrekturen
und Probeabrechnungen, bis schließlich die Endabrechnung steht. Es handelt sich also um einen äußerst komplexen und aufwendigen Prozess, der dringend vereinfacht und beschleunigt werden muss. Als automatisierter Prozess reduziert sich der Aufwand und wichtige Zeit und Kosten im Personalmanagement werden gespart. Die hohe Fehlerquote einer manuellen Datenpflege wird letztlich herabgesetzt und Datenqualität sichergestellt.

Herr Ackermann, woran liegt es, dass viele HR-Abteilungen, was den digitalen Reifegrad betrifft, hier in Deutschland noch in den Kinderschuhen stecken?

Veränderungsprozesse und damit auch Digitalisierungsprojekte brauchen speziell in Deutschland ihre Zeit bis schließlich eine Umsetzung erfolgt. In vielen Unternehmen erweisen sich die IT und die Geschäftsführung als Innovationstreiber. Durch ein mangelndes Standing des Personalmanagements werden Bedarfe und damit verbundene Budgets nur schleppend umgesetzt. Auf der anderen Seite fehlt es stellenweise an Datenaffinität und an experimenteller Kultur. Somit ist es, vor allem im Umgang mit Daten, auch eine Frage der Mentalität.

Welche Trends konnten Sie im Bereich People Analytics und HR Tech in den USA ausmachen? Was machen die USA anders als wir hier in Deutschland? Ist es wirklich nur der strengere Datenschutz?

Entscheidende Trends in People Analytics können wir vor allem in der Predictive People Diagnostic sehen. Beispielsweise kann die Wahrscheinlichkeit, wann ein Mitarbeiter kündigt, aufgrund veränderter Bewegungsdaten ermittelt werden. So können bereits im Vorfeld entsprechende Maßnahmen zur Gegensteuerung getroffen werden. Zudem wird zunehmend auf Technologien gesetzt, die das Mitarbeiterengagement fördern. Auch Tools basierend auf künstlicher Intelligenz werden stärker ausgebaut und ins Personalmanagement integriert, um unter anderem Bewerbungs- und Feedbackprozesse zu optimieren. Die Ansicht, dass HR Tech, Predictive Analytics und AI nur Innovationstrends seien, hält sich hartnäckig und wird eifrig thematisiert. Tatsache ist, dass noch immer in den meisten deutschen Unternehmen die Personalprozesse manuell und hochgradig ineffizient abgebildet werden. In anderen Ländern wird hingegen die Schlüsselrolle des Personalmanagements und dessen Einfluss auf den Unternehmenserfolg anerkannt, während es in Deutschland überwiegend auf administrative Prozesse reduziert wird.

Viele Unternehmen sind noch mit Excel-Spreadsheets unterwegs. Welche Nachteile entstehen für Unternehmen und die Personalabteilungen daraus?

Excel ist ein hervorragendes Instrument zur Erfassung lokaler Mitarbeiterdaten in kleineren Unternehmen. Es bleibt jedoch ein Datensilo. Es findet keine Synchronisierung zu anderen wichtigen Datenquellen wie Abrechnungssystemen, der Zeiterfassung oder Personalakten statt. Manuelle Datenpflege birgt hohe Fehlerquoten und das vor allem bei Personaldaten. Das ist teuer, ineffizient und kostet Nerven.

Welche Vorteile bieten HR-Lösungen aus der Cloud?

Die Cloud ist mittlerweile nahezu alternativlos. Immer mehr Kernsysteme für Personalmanagement gehen zur Cloud über. Die flexible Datenverfügbarkeit sowie der bequeme Zugriff auf Daten von jedem Ort und jedem Gerät sprechen für die Anwendung cloud-basierter Systeme. Auch in puncto Datensicherheit kann eine On-Premise-Lösung die Sicherheitsstandards eines zertifizierten Rechenzentrums durch interne IT-Ressourcen schwer erfüllen.

Welche Veränderungen kommen auf HR-Abteilungen im Kontext der Digitalisierung zu?

Die Digitalisierung der HR betrifft nicht nur technische Komponenten wie Mobile Devices, sondern hat auch direkten Einfluss auf die bisherige Projekt- und Prozessgestaltung im Unternehmen. Workflows und bisherige Prozesse werden effizienter und transparenter. Dies betrifft auch die Führungs- und Unternehmenskultur. Durch das Outsourcing von Funktionen an spezialisierte Softwarelösungen werden echte Fachleute in ihrem technologischem Know-how gestärkt und können so die strategische Seite des Personalmanagements fokussieren.

Welche Chancen ergeben sich für Personaler, wenn die Transformation gelingt?

Durch die Automatisierung von operativen HR-Prozessen wird Freiraum für tatsächliche, nachhaltige Aufgabenfelder im Personalmanagement geschaffen. So auch in der Mitarbeiterentwicklung, im Organisationsmanagement oder im strategischen Personalmanagement. Durch den validen Zugriff auf Echtzeitdaten wird die Personalabteilung von einer reaktiven in eine proaktive Position versetzt, so dass sie sich zu einem entscheidenden Partner der Geschäftsführung entwickelt.

 

Personalmanagement für KMU:

Kleine und mittlere Unternehmen müssen im Hinblick auf das Personalmanagement die gleichen Herausforderungen schultern, welche auch die Konzerne umtreiben. Gleichzeitig gilt es, vorausschauend zu planen und Innovationen zu stemmen. Dabei spielt der Fachkräftemangel eine genauso große Rolle wie etwa die Gig-Economy, welche ihre Schatten vorauswirft. Personalverantwortliche in den kleinen und mittleren Unternehmen sind besonders gut beraten, wenn sie auf hinreichende Datensynchronität und die agilen Strukturen einer umfassenden Cloud-Lösung für Personalmanagement setzen. Perspektivisch lassen sich dadurch auch People Analytics sinnvoll umsetzen.