Mitarbeiter-Onboarding auf dem Prüfstand

4. Juli 2019
Veraltete Prozesse erschweren das Mitarbeiter-Onboarding. © skarie – stock.adobe.com

Veraltete Methoden behindern das Mitarbeiter-Onboarding – Jeder Onboarding-Prozess ist individuell und bedarf spezifischer Kriterien. Darum ist das Mitarbeiter-Onboarding der wohl schwierigste Part in der Anstellung neuer Mitarbeiter. Um Bewerber in produktive Mitarbeiter zu verwandeln, müssen sämtliche Prozesse aufeinander abgestimmt sein und reibungslos vonstattengehen. Dazu zählen sämtliche Vorgänge von der Stellenausschreibung über den Vertragsabschluss bis hin zu Willkommenspaketen sowie alle möglichen administrativen Regelungen. Jeder Prozess ist ausschlaggebend für einen optimalen Start der Mitarbeiter.

In vielen Fällen wird das Mitarbeiter-Onboarding nach traditionellem Schema durchgeführt. Dabei beruft sich die HR nach wie vor auf einen bunten Mix an Unterlagen, E-Mails und Telefongesprächen. Ein Ansatz, der nicht funktionieren kann. Warum? Das zeigt der Arbeitsaufwand, welchen die HR tagtäglich bewältigen muss. Die Auswirkungen ineffizienter HR-Prozesse zeigen sich schließlich im Mitarbeiter-Onboarding. Was genau von Nöten ist, um diese Probleme zu lösen und wie der Onboarding-Prozess optimiert werden kann, zeigen die folgenden Punkte.

 

Unvollständiger Papierkram

Das Hauptproblem stellen der Zeitaufwand und die Ineffizienz administrativer Prozesse dar. Papiere wie Verträge oder Compliance-Richtlinien sind oftmals beim Start der neuen Mitarbeiter nicht fertiggestellt. Vielen liegen die grundlegenden Unterlagen erst Monate später vollständig vor. Bei einem effizienten Mitarbeiter-Onboarding wäre der Großteil dieser administrativen Aufgaben im Vorhinein erledigt.

Ein Problem führt schließlich zum anderen. Abgesehen von rechtlichen Risiken stehen die Neustarter vor ungelösten Fragen und unvollständigen Informationen was ihre Beschäftigung angeht. Ein Jobstart, der wenig Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit gibt.

 

Veraltete Prozesse

Langsame und ineffiziente Prozesse entstehen vor allem durch traditionelle Papierarbeit und manuelle Methoden im Onboarding. Beispielsweise werden Angebotsschreiben und Verträge noch immer den Bewerbern per Post zugeschickt. Der Versand und Empfang zieht den gesamten Prozess unnötig in die Länge. Das erklärt, warum so wenige Unternehmen es schaffen, bis zum Jobstart sämtliche Dokumente vorliegen zu haben. Schließlich wird der neue Mitarbeiter an seinem ersten Tag mit Papieren und administrativen Aufgaben überhäuft, welche er vervollständigen muss.

 

Ein schlechter erster Eindruck

Zu viel administrativer Aufwand bewirkt direkt eine schlechte Mitarbeitererfahrung bei neuen Angestellten. Im schlimmsten Fall wird der Job schließlich doch abgelehnt. Solche unerwarteten Ausstiege gehen mit unnötigen Kosten einher. Die Stelle muss wieder neu besetzt werden und der Arbeitsablauf ist gestört, wenn Positionen über eine längere Zeit unbesetzt bleiben. Es braucht also einer klaren Kommunikation und der administrative Aufwand muss abgebaut werden, um eine positive Onboarding-Erfahrung sicherzustellen.

 

Der bessere Ansatz

Der Zusammenhang zwischen einem effizientem Mitarbeiter-Onboarding und der positiven Erfahrung, die damit einhergeht, ist nicht zu unterschätzen. Zieht sich das Onboarding in die Länge und die Kommunikation mit den Kandidaten beschränkt sich auf das Nötigste, so steigt die Gefahr, dass dieser wieder zurücktritt. Der Vorteil eines effizienten Onboardings ist ein wesentlich stärkeres Engagement der Mitarbeiter und eine gesteigerte Produktivität.

Um dies zu erreichen, kehrt die HR der Papierarbeit immer mehr den Rücken zu und nutzt die Vorteile digitaler Systeme. Insbesondere die digitale Unterschrift ist eine Erleichterung. Verträge können einfach digital unterschrieben werden, so dass Dokumente nicht mehr per Post hin und her geschickt werden müssen. Vielmehr wird ein papierloser und automatisierter Prozessablauf ermöglicht.

Ein cloud-basiertes System ermöglicht den Kandidaten einen bequemen Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Über ein digitales System können außerdem Begrüßungsvideos und PDFs mit wichtigen Informationen und Richtlinien an die Hand gegeben werden. So entsteht ein viel flexibleres Mitarbeiter-Onboarding, welches die Erwartungen der neuen Angestellten erfüllt, da diese immer mehr digitale Systeme und cloud-basierte Prozesse gewöhnt sind.

 

Fazit

Die Herausforderung im Mitarbeiter-Onboarding ist, dass traditionelle Ansätze im Onboarding nicht mehr funktionieren. Frustration und Unzufriedenheit sind die Folge. Die HR muss sich digitalen Alternativen zuwenden, mittels derer der Einstellungsprozess vereinfacht und somit angenehmer für neue Mitarbeiter wird. Die Vorteile eines digitalen Onboardings sind dabei nicht nur schnellere und effizientere Prozesse. Sie sorgen außerdem für einen Abbau administrativer Aufgaben und bewirken eine positive Mitarbeitererfahrung von Beginn an.