Ein Personalmanagementsystem richtig einführen

4. April 2019
Der Umstieg auf ein Personalmanagementsystem © metamorworks – stock.adobe.com

So gelingt der Umstieg auf ein Personalmanagementsystem – Ein Personalmanagementsystem einzuführen ist an bestimmte Voraussetzungen geknüpft. Diese betreffen nicht nur die HR und die IT, sondern auch weitere Abteilungen sowie auch Mitarbeiter und die Führungsebene. Beim Umstieg auf ein digitales Personalmanagementsystem können sich im Unternehmen manche Hürden ergeben. Folgende Kriterien sollten erfüllt und vor der Einführung sichergestellt sein, damit der Einsatz des Systems gelingt.
 

1. Systemwahl

Die IT-Abteilung sollte bereits in die Systemwahl involviert sein. So ist von vornherein sichergestellt, dass das Personalmanagementsystem mit den vorhandenen Strukturen kompatibel ist. Eine Analyse bestehender Personalprozesse hilft außerdem, jegliche Schwachstellen im Personalmanagement herauszustellen. Es zeigt sich, welche spezifischen Anforderungen ein Personalmanagementsystem erfüllen muss. Ein zentraler Aspekt ist dabei die Zeitersparnis. Das System sollte diejenigen Prozesse unterstützen, die dem Unternehmen am meisten Zeit kosten. Von Interesse ist auch, welche spezifischen Daten das System erhebt, um die Strategie des Personalmanagements zu unterstützen.

 

2. Implementierung

Das verantwortliche Projekt-Management steuert die Vorbereitung, Ablauforganisation und Qualitätssicherung. Im Idealfall ist der gesamte Implementierungsprozess im Vorhinein organisiert. Ziele sind klar definiert und mögliche Zielkonflikte wurden untersucht. Darüber hinaus sollten ausreichend personelle Ressourcen für den Prozess der Implementierung eingeplant sein.

Die Einführung des Systems ist an ein bestimmtes Vorgehen geknüpft. Dazu zählen die Einrichtung von Zugriffsrechten und die Übernahme von Daten in das Personalmanagementsystem. Es ist festzulegen, welche Daten wie in das System eingespeist werden. Ebenso ist ein geeigneter Zeitpunkt der Datenübertragung zu wählen und im Nachhinein auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Daran schließen Testläufe und gegebenenfalls die Ablösung bisheriger Systeme.

 

3. Bereitschaft der Mitarbeiter

Die Einführung des Systems verändert bestehende Arbeitsabläufe und die Art und Weise der Zusammenarbeit. Für eine erfolgreiche Einführung muss der Systemwechsel bei Mitarbeitern auf Bereitschaft zur Veränderung bestehender Arbeitsabläufe stoßen. Damit das neue System von den Mitarbeitern angenommen wird, ist eine intuitive und benutzerfreundliche Bedienung wichtig. Ebenso sollte ein professioneller und schneller Support vorhanden sein.

Es ist die Aufgabe der Projekt-Kommunikation, den Innovationsgrad und die Bedeutung des Systemumstiegs in Hinblick auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens hervorzuheben. Ein kommunikationsstarker Botschafter wie die Führungsebene kann die Ziele und Vorteile des neuen Systems überzeugend vermitteln.

 

4. Mitarbeiterqualifikation

Die Mitarbeiter müssen in der Lage sein, mit dem Personalmanagementsystem in vollem Umfang arbeiten zu können. Eine Ausbildung des Personals unterstützt eine effiziente Nutzung des Systems durch die Mitarbeiter. Dafür sind Zeit und Ressourcen einzuräumen und außerdem ein kontinuierliches Angebot weiterer Standardschulungen einzurichten. So kann das gesamte Potenzial des Systems dauerhaft ausgeschöpft werden.

 

5. Datenschutz

Das Thema Datensicherheit wird immer wichtiger. Auch im Personalmanagement spielen personenbezogene Daten und Datenanalysen eine zentrale Rolle. Um den Schutz der Daten sicherzustellen, muss das System mit Zugriffsrechten ausgestattet sein und auch alle weiteren Datenschutzrichtlinien sind selbstverständlich zu gewährleisten.

 

Fazit

Die Vorbereitung und Prüfung entscheidender Kriterien vor und während der Einführung eines Personalmanagementsystems sind ausschlaggebend, um das volle Potenzial eines digitalen Personalmanagements ausschöpfen zu können. Am Ende erleichtert dieses den gesamten Workflow der Personalarbeit und das gesamte Datenmanagement. Damit die Einführung des Systems reibungslos über die Bühne geht, werden nicht nur Workshops angeboten, sondern auch der Datenimport und die Einrichtung der Rollenberechtigungen vom Systemanbieter unterstützt.