Was ist Active Sourcing? Methoden, Tools und Best Practices

Active Sourcing ist die gezielte, proaktive Ansprache potenzieller Kandidat:innen durch Unternehmen, um offene Stellen schneller und passgenau zu besetzen. Anders als im klassischen Recruiting wird nicht gewartet, bis Bewerbungen eingehen, sondern HR-Verantwortliche suchen aktiv auf Karrierenetzwerken wie LinkedIn, Xing oder in branchenspezifischen Plattformen nach geeigneten Talenten.

Das Wichtigste in Kürze

Beim Active Sourcing wird auf potentielle Talente zugegangen, anstatt auf eingehende Bewerbungen zu warten.
Es gehört zu den aktiven Maßnahmen des Recruitings.
Um ein erfolgreiches Active Sourcing zu betreiben kann eine Vielzahl von Kanälen und Methoden genutzt werden.

Active Sourcing: Definition

Active Sourcing bedeutet im Kern, dass Unternehmen aktiv auf potenzielle Talente zugehen und diese direkt ansprechen, anstatt auf eingehende Bewerbungen zu warten. Diese proaktive Methode ermöglicht es Unternehmen, gezielt Fachkräfte mit den gewünschten Qualifikationen und Erfahrungen zu identifizieren und anzusprechen. Somit können offene Stellen schneller und effektiver besetzt werden.

Der größte Unterschied zu klassischen Recruiting-Maßnahmen wie Stellenanzeigen oder Employer Branding ist dabei die Umkehr des ganzen Prozesses: Nicht der Kandidat bewirbt sich beim Unternehmen, sondern das Unternehmen spricht den Kandidaten selbst an, um für eine Stelle zu werben.

Gerade im Fachkräftemangel und in spezialisierten Bereichen ist Active Sourcing entscheidend, um auch Kandidat:innen zu erreichen, die derzeit nicht aktiv auf Jobsuche sind, jedoch für einen Wechsel offen sein könnten. Deswegen ist diese Art von Recruiting in Teilen auch vergleichbar mit dem Headhunting, das oft von Personalberatern betrieben wird.

Unterschied zwischen aktivem und passivem Recruiting?

Passives Recruiting beschreibt Maßnahmen wie zum Beispiel Employer Branding. Die Idee dahinter? Man zeigt sich als attraktiver Arbeitgeber nach außen, wodurch Talente auf das Unternehmen aufmerksam werden. Dadurch können interessante Initiativbewerbungen entstehen und gleichzeitig steigt im Zweifel das Interesse an offenen Stellen.

Bei aktiven Recruiting Methoden, wie dem Active Sourcing aber auch Stellenanzeigen, sucht das Unternehmen konkret nach Talenten am Arbeitsmarkt. Dabei lässt sich durch die Wahl der Plattform besser steuern, wer sich bewirbt. Und natürlich können im Active Sourcing auch genau die Talente angesprochen werden, die besonders attraktiv für das Unternehmen sind.

Active Sourcing Kanäle & Methoden

Damit Sie als Unternehmen den Bereich Active Sourcing für sich erschließen können, bieten sich verschiedene vielversprechende Plattformen und Methoden an. Die Überschneidung bleibt dabei dieselbe: Potenzielle Mitarbeiter aktiv suchen und ansprechen.

Social Media Recruiting läuft über soziale Netzwerke wie LinkedIn, Xing, Facebook oder Twitter bieten enormes Potenzial, um Talente zu finden und direkt anzusprechen. LinkedIn beispielsweise bietet praktische Such- und Filterfunktionen an, um gezielt nach Kandidatinnen mit bestimmten Qualifikationen und Erfahrungen zu suchen.

Hat man über LinkedIn ein Talent gefunden, lassen sich die weiteren Social Media Kanäle wie Instagram und Co. dafür nutzen, um mehr Informationen über das Talent zu sammeln und so ein Anschreiben zu verfassen, mit dem sich das Talent auch wirklich angesprochen fühlt.

Talentpools

Ein Talentpool sammelt alle Kontaktinformationen von Kandidatinnen, mit denen Sie an einem gewissen Punkt bereits in Kontakt waren für zukünftige Positionen. Die Daten werden natürlich nur nach Einwilligung der Kandidatinnen abgelegt. Die Idee? Dann wieder auf Talente zugehen und das Gespräch wieder aufnehmen, wenn eine Stelle neu besetzt werden muss, und das Profil auf die Anforderungen passt.

Networking & Campus Recruiting

Mit der Teilnahme an beruflichen Netzwerk Events, Karrieremessen, Konferenzen und anderen Veranstaltungen knüpfen Unternehmen persönliche Kontakte zu potenziellen Kandidaten. Sie kommen also direkt vor Ort mit Fachkräften ins Gespräch und legen so den Grundstein für eine professionelle Beziehung.

Um so früh wie möglich an die passenden Kandidaten zu kommen, kann der erste Kontakt auch schon während des Studiums aufgenommen werden. Zum Beispiel liefert Campus Recruiting hier einige Optionen wie Karrieremessen an der jeweiligen Universität, um mit den Studenten direkt in Kontakt zu kommen.

Mitarbeiterprogramme

Bestehende Mitarbeitende des Unternehmens sollen hier dazu motiviert werden, in ihrem Umfeld für ihren Arbeitgeber zu werben und so Talente anzuziehen. Die Motivation kann zum Beispiel sein, dass eine Summe X bei erfolgreicher Einstellung als Bonus ausgezahlt wird.

Wie hoch sind die Kosten für Active Sourcing?

Die anfallenden Kosten können in der Höhe variieren und hängen von verschiedenen Faktoren ab:

Tools, wie zum Beispiel Talentwunder
Alternativ: Lizenz für soziale Plattformen wie LinkedIn
Active Sourcing Mitarbeitende (Personalkosten)
Alternativ: Eine externe Fachkraft
Teilnahme an Karrieremessen, Konferenzen und Co.
Kosten für Mitarbeiterprogramme

Übrigens: Schon die Recruiting Trends 2018 ergaben, dass die Unternehmen, die mindestens eine Active Sourcing Mitarbeitende konkret mit diesem Fokus einsetzten, auch erfolgreicher im Active Sourcing waren.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Auch Active Sourcing als Recruiting Methode ist an verschiedene rechtliche Rahmenbedingungen gebunden. Vor allem der Datenschutz spielt eine zentrale Rolle: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten wird.

Das umfasst die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten. Aber auch die Einwilligung der Kandidaten über die Verwendung und Verarbeitung ihrer Daten. Zudem dürfen nur öffentlich zugängliche Informationen verwendet werden, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Personen vor.

Active Sourcing Strategie: Best Practice

Der Prozess im Active Sourcing lässt sich in verschiedene Schritte unterteilen. Diese können von einer Person durchgeführt werden, oft sind hier aber viele verschiedene Personen involviert.

Schritt 1: Anforderungsprofil erstellen & Kanäle auswählen

Im ersten Schritt - und das gilt natürlich übergreifend für den gesamten Bewerbungsprozess - muss immer festgelegt werden, was für ein Bewerberprofil für die ausgeschriebene Stelle gesucht wird.

Dabei soll sich ein erstes Wunschprofil eines perfekten Bewerbers ergeben, auch Candidate Persona genannt, welches dann entsprechend angepasst werden kann.

Je nach Stelle, Anforderungsprofil und Unternehmenskultur wählen Sie nun die passenden Kanäle aus, über die die Suche stattfinden soll.

Schritt 2: Talente identifizieren & ansprechen

Die gewählte Plattform dient in diesem Schritt als Grundlage für die Suche nach Talenten. Basierend auf dem Anforderungsprofil können Sie geeignete Kandidatinnen identifizieren und dokumentieren. Um potenzielle Talente so anzusprechen, dass sich daraus auch ein Gespräch mit gegenseitigem Interesse ergibt, geht es in diesem Schritt zunächst darum, mehr Informationen zu den einzelnen Kandidatinnen zu sammeln.

Wer ist der aktuelle Arbeitgeber und welche Kultur wird in dem Anstellungsverhältnis gelebt? Welche Rolle besetzt das Talent aktuell und wie gestaltet sich der bisherige Werdegang? Welche Interessensgebiete gibt es, welche Events wurden besucht, oder auch: Welches Buch wurde zuletzt gelesen?

Das alles gibt Ihnen Anhaltspunkte über die einzelnen Talente und ermöglicht das Verfassen einer individuellen Ansprache.

Schritt 3: Die richtigen Argumente liefern & Talente überzeugen Im besten Fall resultiert aus dem Anschreiben ein engagiertes Gespräch, und aus dem Talent wird im nächsten Schritt ein Kandidat. An dem Punkt greifen nun die Bewerbungsprozesse, die in Ihrem Unternehmen Anwendung finden.

Ganz wichtig: Aktiv im Gespräch bleiben, Deadlines und kommende Schritte klar kommunizieren und transparent sein. Ansonsten verliert das Talent schnell das Interesse und die Mühe war umsonst und.

Kandidaten einstellen

Der Großteil der Arbeit wurde nun schon geleistet und jetzt kommt der einfache Teil: Der Kandidat bekommt einen Arbeitsvertrag und wird eingestellt. Wichtig: Auch ab diesem Schritt noch eine positive Employee Experience liefern!

Boolesche Suche & KPIs im Active Sourcing

Die Boolesche Suche ist eine leistungsstarke Methode im Active Sourcing, die es Recruitern ermöglicht, präzise und gezielte Suchanfragen zu erstellen, um passende Kandidaten in Datenbanken und auf Plattformen wie LinkedIn oder spezialisierten Jobbörsen zu finden.

Hierbei werden Boolesche Operatoren wie AND, OR, NOT sowie Klammern verwendet, um Suchbegriffe zu kombinieren und Ergebnisse einzugrenzen oder zu erweitern.

Zum Beispiel kann die Suche nach "Softwareentwickler AND (Python OR Java) AND NOT Junior" eine Liste von erfahrenen Softwareentwicklern erstellen, die entweder Python oder Java beherrschen, aber keine Junior-Positionen suchen.

Allgemein gilt auch im Active Sourcing: Erfolg lässt sich am besten durch klare Key Performance Indicators (KPIs) messen. Zum Beispiel:

Die Anzahl der identifizierten und kontaktierten potenziellen Kandidaten.
Die Rücklaufquote, also den Prozentsatz der Kandidaten, die auf Anfragen reagieren.
Und die Conversion-Rate, die angibt, wie viele dieser Kandidaten schließlich zu Bewerbungen führen.

Weitere relevante KPIs sind die Time-to-Hire, also die durchschnittliche Zeitspanne vom ersten Kontakt bis zur Einstellung, und die Quality-of-Hire, die die langfristige Zufriedenheit und Leistung der eingestellten Kandidaten bewertet. Auch die Cost-per-Hire,also die Kosten, die für die Gewinnung eines neuen Mitarbeitenden anfallen, spielt eine wesentliche Rolle.

Durch regelmäßiges Monitoring und Analyse dieser KPIs kann die Wirksamkeit der Active Sourcing-Strategie kontinuierlich verbessert werden und gezielt Anpassungen vorgenommen werden.

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