Stellenbeschreibungen: Erstellung, Bestandteile & Best Practise
Klare, präzise und digital unterstützte Stellenbeschreibungen sind für jedes Unternehmen entscheidend. Sie helfen nicht nur, Bewerbern ein realistisches Bild über die Position und das Unternehmen zu vermitteln, sondern sind auch ein zentrales Instrument für Talent Management, HR-Strategie und digitale Personalprozesse.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Stellenbeschreibung fasst alle Bestandteile einer Position im Unternehmen zusammen.
- Sie enthält damit Elemente wie die Stellenbezeichnung, Abteilung, Berichtsstruktur, Ziele und Hauptaufgaben der Position.
- Die richtige Stellenbeschreibungen stellt sicher, dass alle Teammitglieder und Bewerber ihre Rollen und Verantwortlichkeiten klar verstehen.
Stellenbeschreibung: Definition
Eine Stellenbeschreibung fasst alle Bestandteile einer Position im Unternehmen zusammen. Das umfasst unter anderem die Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Qualifikationen, Anforderungen/ Kompetenzen und Ziele einer bestimmten Position innerhalb des Unternehmens.
Sie dient somit dazu, Klarheit über eine Position zu schaffen, sowohl für die derzeitigen Mitarbeitenden als auch für potenzielle neue Bewerber, was sie zu einer wichtigen Komponente in der Personalplanung und der Mitarbeiterentwicklung macht.
Darüber hinaus dienen sie als Grundlage für Stellenausschreibung, die über HR-Software oder Applicant Tracking Systeme (ATS) digital erstellt und veröffentlicht werden können. So werden sowohl interne Prozesse optimiert als auch die Candidate Experience und das Employer Branding gestärkt.
Der Unterschied zwischen einer Stellenaus- und einer Stellenbeschreibung
Die Stellenbeschreibung dient als internes Dokument, um Positionen im Unternehmen - wie der Name schon sagt - zu beschreiben. Die Stellenausschreibung dagegen ist ein externes Kommunikationsmittel, das für eine zu besetzende Stelle wirbt.
Dabei basiert eine Stellenausschreibung üblicherweise auf den wichtigsten Informationen einer Stellenbeschreibung, ist aber weitaus kürzer und präziser formuliert. Denn diese konzentriert sich darauf, die Aufmerksamkeit potenzieller Kandidaten zu gewinnen und das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu präsentieren.
Stellenbeschreibung erstellen: Inhalt
Beim Erstellen einer Stellenbeschreibung gibt es eine Vielzahl von Punkten, auf die geachtet werden muss. Je präziser sie ausfällt, umso leichter und effektiver kann sie in der Personalplanung genutzt werden.
Eine gut strukturierte Stellenbeschreibung sollte deshalb folgende Elemente enthalten:
- Stellenbezeichnung: Der Titel der Position.
- Abteilung: Wo die Position innerhalb der Organisation angesiedelt ist.
- Berichtsstruktur: Wem die Position unterstellt ist und ob sie selbst Führungspflichten beinhaltet.
- Ziele der Position: Übergeordnete Ziele und Zweck der Rolle.
- Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten: Detaillierte Liste der Aufgaben, die täglich, wöchentlich oder monatlich zu erledigen sind.
- Qualifikationen und Anforderungen: Ausbildung und Abschlüsse, Berufserfahrung, technische und fachliche Fähigkeiten sowie Persönliche Eigenschaften und Soft Skills.
- Arbeitsbedingungen: Informationen über den Arbeitsort, Arbeitszeiten und besondere - Anforderungen (z.B. Reisen, körperliche Anforderungen).
- Gehalt und Zusatzleistungen: Informationen über das Vergütungspaket und sämtliche andere Zusatzleistungen. Wichtig hierzu: Ab dem 7. Juni 2026 soll die EU‑Richtlinie zur Entgelttransparenz (EU 2023/970) umgesetzt werden.
Was eine gute Stellenbeschreibung ausmacht
Bei einer effektiven Stellenbeschreibung sind Realitätsnähe und klare Formulierungen entscheidend. Außerdem sollten Stellenbeschreibungen natürlich immer auf dem aktuellsten Stand sein.
Die Vor- und Nachteile einer Stellenbeschreibung
Eine gute Stellenbeschreibung bietet zahlreiche Vorteile:
- Klarheit und Struktur: Sie formuliert klare Erwartungen und Verantwortlichkeiten, sodass Mitarbeitende ihre Aufgaben besser verstehen und effizient erfüllen können.
- Grundlage für Leistungsbeurteilung: Präzise Stellenbeschreibungen lassen sich mit HR-Software oder HR-Analytics für Leistungsbewertungen, Zielvereinbarungen und Karrierepfade verknüpfen.
- Unterstützung im Recruiting: Durch die eindeutige Darstellung von Anforderungen und Aufgaben können passende Kandidaten identifiziert werden. In Kombination mit Applicant Tracking Systemen (ATS) oder digitalem Recruiting wird die Bewerberauswahl noch effizienter.
- Rechtliche Absicherung: Stellenbeschreibungen können als Beweismittel in arbeitsrechtlichen Fragen dienen, z. B. bei Gleichstellung, Diskriminierungsprävention oder Einhaltung von Entgelttransparenzpflichten ab 2026.
- Mitarbeiterentwicklung: Sie bilden eine Grundlage für Weiterbildungs- und Entwicklungsmaßnahmen und fördern eine strategische Talententwicklung.
Trotz dieser Vorteile gibt es auch mögliche Nachteile:
- Zu viele Details können abschreckend wirken, sowohl auf interne Mitarbeitende als auch auf Bewerber.
- Die Erstellung und regelmäßige Aktualisierung erfordert Zeit und Ressourcen, insbesondere wenn digitale Tools noch nicht integriert sind.
- Zu starre oder unflexible Beschreibungen können die Anpassung an veränderte Aufgabenprofile, Remote-/Hybrid-Arbeitsmodelle oder organisatorische Änderungen erschweren.
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Stellenbeschreibung: Best Practices
Für HR-Manager und Personalverantwortliche sind präzise Stellenbeschreibungen unverzichtbar, um die richtigen Talente zu rekrutieren, die Leistung und Entwicklung der Mitarbeitenden zu bewerten und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder ihre Rollen und Verantwortlichkeiten klar verstehen.
Unsere top drei Tipps für die Erstellung einer Stellenbeschreibung:
Analyse der Arbeitsanforderungen: Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse der Arbeitsanforderungen und -prozesse der jeweiligen Position.
Einbindung der Fachabteilungen: Arbeiten Sie eng mit den entsprechenden Fachabteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen und Erwartungen aufgenommen werden.
Überprüfung und Aktualisierung: Überprüfen Sie bestehende Stellenbeschreibungen regelmäßig und aktualisieren Sie diese bei Bedarf, um Veränderungen in den Aufgaben oder Anforderungen zu berücksichtigen.
Experteninterview zu Stellenanzeigen
Von der Stellenbeschreibung zur wirksamen Stellenanzeige, die Bewerber wirklich anspricht. Paul Bentz von JobAdPartner gibt praxisnahe Tipps in unserem Podcast "von HR für HR".
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Ja, ab 2026 wird die Angabe einer Gehaltsspanne in vielen Fällen Pflicht. Eine feste Zahl ist nicht zwingend, aber Transparenz ist erforderlich.