Sämtliche Personalstatistiken stets zur Hand.
Die House of Logistics and Mobility (HOLM) GmbH betreibt die unabhängige Entwicklungs- und Vernetzungsplattform der Logistik und Mobilität. Im Auftrag der öffentlichen Hand vernetzt das HOLM Wirtschaft, Wissenschaft, Politik und Gesellschaft, um Zukunftsthemen, Kreativitätsprozesse und Innovationen in den Handlungsfeldern der Zukunft von Logistik und Mobilität voranzutreiben.
50 Mitarbeiter
1 Standorte
Think Tank für Logistik und Mobilität
Die Ausgangslage
Als Projektträger und Projektentwickler betreibt die HOLM GmbH aktive Wirtschaftsförderung für das Bundesland Hessen. Mit ihrem Partnernetzwerk entwickelt sie innovative Vernetzungsformate und realisiert zukunftsweisende Projekte auf Landes-, Bundes- und EU-Ebene.
Das HOLM stärkt die Wettbewerbsfähigkeit von Hochschulen und Forschungsinstitutionen, Unternehmen und Start-ups und arbeitet damit an der Generierung von Geschäftsideen und Arbeitsplätzen.
Im HOLM teilen Experten ihr Wissen, treiben Entwicklungen gemeinsam voran und machen sie für die Öffentlichkeit zugänglich. Gesellschafter der HOLM GmbH sind das Land Hessen, die Stadt Frankfurt und der HOLM e.V.
Vor HRlab waren drei Personen mit dem Arbeitsaufwand eines digitalen Personalfragebogens beschäftigt. Jetzt ist es nur noch eine Person.
Die Herausforderung
Beweggründe für die Suche nach einer HR-Software?
Wir sind seit unserer Gründung kontinuierlich gewachsen und mit dieser steigenden Beschäftigtenzahl hat natürlich auch der Verwaltungsaufwand auf Seiten der Personalabteilung zugenommen. Daraus hat sich die Notwendigkeit für das passende HR-Tool entwickelt.
Wichtig war uns bei der Auswahl vor allem ein übersichtliches Abwesenheitsmanagement, um auf einen Blick zu sehen, welche Mitarbeitenden wann im Homeoffice oder auf Dienstreisen sind, die digitale Personalakte, eine Schnittstelle zur Entgeltabrechnung und das Thema Workflowmanagement, zum Beispiel beim Onboardingprozess.
Konkrete Herausforderungen?
Bereits vor der Pandemie wurde im Unternehmen die Möglichkeit, zeitweise im Homeoffice zu arbeiten, eingeführt. Das beeinträchtigte natürlich sämtliche Prozesse, die zu der Zeit noch in Papierform abliefen.
Ein Beispiel: Für die Urlaubsplanung mussten Mitarbeitende Papierkarten ausfüllen und von den Vorgesetzten unterschreiben lassen, bevor sie an die Personalabteilung zurückgeleitet wurden. An der Stelle wurden die Daten per Hand in Excel übertragen, wo anhand hinterlegter Formeln die beanspruchten und noch verfügbaren Urlaubstage berechnet wurden.
Weitere Prozesse, wie Dienstreisen und die dazugehörigen Anträge, waren mit einem ähnlich hohen manuellen Aufwand verbunden. Deswegen war uns auch schon vor Corona klar, dass die Einführung einer HR-Software für Mitarbeitende in der Personalabteilung und auch für alle anderen Beschäftigten sinnvoll wäre. Die Pandemie hat dann als zusätzlicher Verstärker und Beschleuniger gewirkt.
Als Übergangslösung haben wir zunächst noch viele dieser Prozesse via E-Mail abgewickelt, anstatt in schriftlicher Form. Aber auch da war eine Dokumentation mit einer zentralen Datenbank nicht gegeben, während wir weiterhin vor dem manuellen Aufwand für die Datenpflege inklusive des Risikos von Übertragungsfehlern standen.
Gleichzeitig hatte nur eine Person den gesamten personalrelevanten Informationsstand, was zum einen dazu führte, dass solche Prozesse sehr abhängig von der Einzelperson waren. Und natürlich hat das zu vielen Nachfragen geführt, was wiederum zeitintensiv für alle Beteiligten war.
Wie fiel die Entscheidung final auf HRlab?
Nach der Freigabe durch die Geschäftsführung konnten wir im ersten Schritt anhand eines Vergleichsportals einen guten Überblick über die Anbieter am Markt gewinnen.
Wichtig waren mir dabei über die Grundfunktionen hinaus vor allem eine sehr gute Abwesenheitsverwaltung - gerade mit Blick auf das Dienstreisemanagement - und Dokumentenvorlagen.
Durch eine intensive Testphase, sowohl mit dem Tool direkt als auch in der Zusammenarbeit mit dem Team hinter der Marke, konnte ich feststellen, dass HRlab den anderen Anbietern vor allem an zwei Stellen voraus war: In puncto Kenntnis über das eigene System und der dazugehörige fachliche und serviceorientierte Austausch.
Außerdem hat HRlab als einziger Anbieter ein vollumfängliches Dienstreisemanagement abgedeckt, welches im weiteren Prozess für unsere individuellen Prozesse noch weiter ausgebaut wurde. Das war im Rückblick ein weiterer Beleg dafür, wie flexibel HRlab auf Kundenbedürfnisse eingeht.
Die Lösung
Wie lief die Implementierung ab?
Die Implementierung eines neuen Tools ist immer herausfordernd, weil bestehende Daten zunächst übertragen und eingepflegt werden müssen. Aber HRlab sorgt dafür, dass der gesamte Implementierungsprozess sehr gut durchdacht und strukturiert ist.
So haben wir zum Beispiel die Grundeinstellung im System in einem gemeinsamen Meeting eingerichtet, wodurch dann nur noch die Teileinstellungen bei uns lagen. Und auch dafür gab es entsprechende Bedienungsanleitungen und Hilfestellung.
Bei Unklarheiten konnten wir uns immer auf eine schnelle Rückmeldung verlassen. Durch diese ersten positiven Erfahrungen wurde ich in der Entscheidung für HRlab durchweg bestätigt.
Was sticht seit der Einführung besonders heraus?
Die wichtigsten Funktionen haben wir ab Tag 1 eingesetzt. Was ich darüber hinaus besonders gut finde, ist beispielsweise der digitale Personalfragebogen, gerade auch für neue Kollegen.
Vor unserer Zeit mit HRlab war das bei uns ein Fragebogen in Papierform, der zunächst von neuen Mitarbeitenden ausgefüllt und von uns in der Personalabteilung digitalisiert werden musste. Im nächsten Schritt musste das Steuerbüro die Daten auch noch einmal für sich hinterlegen.
Jetzt wird neuen Kollegen der digitale Fragebogen bereitgestellt, der dann per Export direkt an die Entgeltabrechnung gesandt wird. Das reduziert den Arbeitsaufwand für drei Personen auf nur noch eine.
Auch Dokumentenvorlagen für Arbeitsverträge und digitale Unterschriften, beispielsweise bei datenschutzrechtlichen Dokumenten, sind praktisch. Genauso, dass Dokumente nach ihrer Vervollständigung auch immer automatisch in der zugehörigen Personalakte abgelegt werden.
Wie stehen die Beschäftigten zu HRlab?
Unsere Mitarbeitenden freuen sich darüber, dass unsere Prozesse jetzt übersichtlicher sind und viele Themen sehr viel schneller und mit weniger Aufwand umgesetzt werden können. Das gilt vor allem für unsere Projektmanager, die viele Dienstreisen wahrnehmen.
Mitarbeitende wissen auch zu schätzen, dass sie nun jederzeit Urlaubstage einsehen und ihre Daten, wie beispielsweise Entgeltabrechnungen, digital abrufen können. Das wiederum spart auch der Personalabteilung die Zeit, jede einzelne Abrechnung am Ende des Monats in die jeweiligen Postfächer zu verteilen.
Kürzlich haben wir angefangen, die App von HRlab zu nutzen, damit auch Urlaube und Krankheiten einfach von unterwegs eingetragen werden können. Da freuen wir uns auch auf die weitere Entwicklung der App, gerade für die Mitarbeitenden, die viel bei uns im Haus unterwegs sind und selten am Computer sitzen.
Offene Wünsche?
Die Kernfunktionen sind alle da und funktionieren verlässlich. Eine Sache, die mir zu den Auswertungen einfällt: Ein voreingestellter Bericht der Angestellten zu einem Stichtag in Kombination mit dem Ausgeben der zugehörigen Namen wäre hilfreich.
So können wir noch besser nachvollziehen, wer genau zu einem bestimmten Zeitpunkt und unter welchen Bedingungen angestellt war, auch für Vorjahresvergleiche.
Für Krankenstatistiken wäre auch eine akkumulierte Ansicht schön, um den Verlauf auf einen Blick zu sehen, ohne an die Zeiterfassung geknüpft zu sein. Diese Auswertung gibt es zwar, ist für uns aktuell aber nicht abrufbar, weil wir die Zeiterfassung nicht nutzen.
Ortsunabhängiger Zugriff
Zentrale Daten
Employee Self Service
Das Ergebnis
Für uns persönlich ist eine der größten Veränderungen tatsächlich die Entwicklung von Papierform hin zu digitalen Prozessen. Das macht uns schneller und die Arbeit übersichtlicher, weil alle jederzeit und ortsunabhängig wissen, welcher Prozessschritt gerade ansteht.
Alle Daten sind an einem Ort abgelegt und liegen dort auch verlässlich. Mitarbeitende arbeiten zunehmend selbstständig mit dem Tool. Zusätzliche Funktionen führen wir nach und nach ein.
Außerdem sind wir als staatliches Unternehmen verpflichtet, bei allen staatlichen Statistiken mitzuwirken. Allein in der Personalabteilung umfasst das ca. sechs Statistiken im Jahr. Gerade auch zu diesem Zweck ist das Berichtswesen von HRlab sehr hilfreich.