Personalwirtschaft: Ziele und Aufgaben
Personalwirtschaft geht weit über die bloße Verwaltung von Mitarbeitenden hinaus. Sie schafft die richtigen Bedingungen, damit Mitarbeitende ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten können.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Personalwirtschaft ist maßgeblich am Unternehmenserfolg beteiligt, da sie alle personalbezogenen Prozesse steuert und entwickelt.
- Dies umfasst eine Vielzahl von Aufgaben welche kontinuierlich angepasst und verbessert werden müssen.
- Im Mittelpunkt der Personalwirtschaft stehen die Wirtschaftlichen-, sozialen- und rechtlichen Ziele.
Grundlagen der Personalwirtschaft
Die Personalwirtschaft umfasst alle personalbezogenen Aktivitäten und Prozesse im Unternehmen und dient dazu, das vorhandene Potenzial der Belegschaft zu erkennen, gezielt einzusetzen und langfristig zu entwickeln.
Die strategische Ausrichtung der Personalwirtschaft orientiert sich hierbei an der Unternehmensstrategie und verfolgt das Ziel, den Mitarbeiterbedarf zu decken und gleichzeitig die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen.
Aufgaben der Personalwirtschaft
Personalbedarf planen
Bei der Planung des Personalbedarfs geht es darum, die Anzahl der benötigten Mitarbeitenden zu ermitteln und sicherzustellen, dass sie über die richtigen Qualifikationen verfügen. Eine gute Planung verhindert Überkapazitäten, die zu hohen Kosten führen, oder Personalmangel, der die Produktivität beeinträchtigt.
Beispiel: Ein Unternehmen plant, in den kommenden Jahren eine neue Produktlinie einzuführen. Die Personalwirtschaft muss in diesem Fall den künftigen Bedarf an Fachkräften analysieren, Schulungen für bestehende Mitarbeitende organisieren und gegebenenfalls zusätzliche Fachkräfte rekrutieren . Hierbei spielt auch die Einplanung von Kosten eine Rolle, um sicherzustellen, dass das Personalbudget eingehalten wird.
Arbeitsprozesse optimieren
Um die Produktivität zu steigern, müssen Arbeitsprozesse analysiert und verbessert werden. Dies bedeutet, ineffiziente Abläufe zu identifizieren und Schulungen oder Umstrukturierungen anzubieten, die den Mitarbeitenden helfen, effizienter zu arbeiten.
Beispiel: Durch die Einführung einer Softwarelösung kann ein Unternehmen seine Abläufe in der Verwaltung optimieren. Die Personalwirtschaft hilft bei der Schulung der Mitarbeitenden und passt deren Aufgaben an, um die Produktivität zu steigern.
Arbeitsumfeld verbessern
Stichwort: Mitarbeiterzufriedenheit.Dies erfolgt durch das Schaffen eines positiven Arbeitsumfeldes, das die Motivation fördert und Stress reduziert. Zu den Aufgaben gehört es, regelmäßiges Feedback zu geben, für transparente Kommunikation zu sorgen und auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen.
Beispiel: Im Unternehmen wird regelmäßig eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt, um herauszufinden, wie zufrieden die Belegschaft mit den aktuellen Arbeitsbedingungen ist. Basierend auf den Ergebnissen organisiert die Personalwirtschaft Teambuilding-Maßnahmen und verbessert die Feedback-Kultur, um mehr Raum für Kommunikation und Austausch zu schaffen.
Mitarbeitergespräche
Mit HRlab führen sie eine effiziente Feedback-Kultur ein! Legen Sie Intervalle für regelmäßige Mitarbeitergespräche einmal fest und profitieren Sie dann von automatisierten Erinnerungen in den jeweiligen Postfächern. Fragebögen dienen zusätzlich als Grundlage für ein erfolgreiches Gespräch und lassen sich jeweiligen Terminen und natürlich Mitarbeitenden flexibel zuordnen.
Work-Life-Balance fördern
Seit langer Zeit schon in aller Munde, jedoch nach wie vor schwer gefragt: Um die Work-Life-Balance zu fördern, sorgt die Personalwirtschaft für flexible Arbeitszeitmodelle, die den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht werden. Dies kann durch Teilzeitregelungen, Homeoffice-Optionen oder Gleitzeit umgesetzt werden.
Beispiel: Ein Unternehmen führt die Möglichkeit zum Homeoffice ein, um den Mitarbeitenden eine bessere Vereinbarkeit zwischen Beruf und Privatleben zu ermöglichen. Die Personalwirtschaft legt hierbei klare Richtlinien fest, die sowohl den Mitarbeitenden Flexibilität bieten, aber auch den betrieblichen Ablauf sicherstellen.
Arbeitsrecht einhalten
Ein wichtiges rechtliches Ziel der Personalwirtschaft ist die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften. Sprich: Arbeitszeitgesetz, Kündigungsschutz und Vergütungsvorschriften. Zu den Aufgaben gehört es, sicherzustellen, dass das Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und faire Arbeitsbedingungen zu gewährleisten.
Beispiel: In einem Unternehmen, das Schichtarbeit anbietet, muss die Personalwirtschaft darauf achten, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden. Dafür führt sie ein Zeiterfassungssystem ein, das den gesetzlichen Vorgaben entspricht und regelmäßig überprüft wird.
Datenschutz gewährleisten
Sensible Mitarbeiterdaten müssen geschützt werden. Hierbei liegt es an der Personalwirtschaft, sicherzustellen, dass alle Daten nach den aktuellen Datenschutzrichtlinien – wie der DSGVO – verarbeitet und gespeichert werden. Dazu gehören die Einführung von Sicherheitsmaßnahmen und die Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit vertraulichen Informationen.
Beispiel: Um den Anforderungen gerecht zu werden, implementiert ein Unternehmen eine HR-Software, die den Zugriff auf Personaldaten nur autorisierten Mitarbeitenden ermöglicht. Zusätzlich werden Schulungen durchgeführt, um alle Mitarbeitenden im richtigen Umgang mit Daten zu schulen.
Prozesse & Instrumente
In der Personalwirtschaft kommen verschiedene Instrumente zum Einsatz, die dabei helfen die Teilaufgaben effektiv zu bewältigen:
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Recruiting-Toolsunterstützen den gesamten Rekrutierungsprozess und helfen dabei, geeignete Bewerbende zu finden, auszuwählen und zu bewerten.
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Leistungsbewertungssysteme bieten eine strukturierte Möglichkeit, die Leistung der Mitarbeitenden zu messen und zu dokumentieren. Sie liefern wertvolle Daten zur Identifizierung von Entwicklungspotenzialen.
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Mitarbeitergespräche ermöglichen es, regelmäßig und zielgerichtet Rückmeldungen zu geben und fördern eine offene Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden.
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Weiterbildungsprogramme und E-Learning-Plattformen fördern die gezielte Kompetenzentwicklung und gewährleisten, dass Mitarbeitende neue Qualifikationen erwerben und ihre Kompetenzen erweitern.
Die Ziele der Personalwirtschaft
Die Ziele der Personalwirtschaft lassen sich in drei Hauptkategorien einteilen: Wirtschaftliche, soziale und rechtliche Ziele. Diese sind eng miteinander verknüpft und tragen, bei erfolgreicher Durchführung und Umsetzung, maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens bei.
Wirtschaftliche Ziele
Bei den wirtschaftlichen Zielen geht es, wenig überraschend, meist um die Optimierung der Personalkosten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die richtigen Mitarbeitenden mit den richtigen Fähigkeiten einsetzen, um die betrieblichen Anforderungen zu erfüllen. Wichtig: Ohne dabei unnötige Kosten zu verursachen.
Das bedeutet konkret, den Personalbedarf genau zu planen und sicherzustellen, dass weder ein Überangebot noch ein Mangel an Mitarbeitenden besteht. Denn: Ein Überangebot führt zu unnötig hohen Personalkosten, während ein Mangel an Mitarbeitenden die Effizienz und Produktivität des Unternehmens negativ beeinträchtigt.
Ein weiteres wirtschaftliches Ziel ist die Steigerung der Produktivität. Dies geschieht, indem die Personalwirtschaft Prozesse optimiert, die Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden erhöht und geeignete Anreizsysteme schafft, um Mitarbeitende zu motivieren.
Soziale Ziele
Die Personalwirtschaft hat aber auch eine soziale Verantwortung. Ein zentrales Ziel ist es, ein gutes Arbeitsumfeld zu schaffen, das die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden fördert.
Ein weiteres wichtiges soziales Ziel ist die Förderung der Work-Life-Balance. Flexible Arbeitszeitmodelle, [Homeoffice-Regelungen](ttps://www.hrlab.de/blog/gesundes-homeoffice-ist-das-die-loesung oder Teilzeitangebote können dazu beitragen, dass Mitarbeitende Beruf und Privatleben besser in Einklang bringen können. Dies verbessert nicht nur das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, sondern reduziert auch die Fluktuation und Krankheitsausfälle.
Rechtliche Ziele
Zu guter Letzt muss die Personalwirtschaft sicherstellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben und arbeitsrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden. Dazu gehören Gesetze zum Kündigungsschutz, zur Arbeitszeit und zur Vergütung.
Unternehmen müssen sich strikt an diese Regeln halten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und eine faire, transparente Arbeitsumgebung zu gewährleisten.
Ein weiteres rechtliches Ziel besteht darin, den Datenschutz sicherzustellen. Besonders im Personalbereich werden sensible Informationen verarbeitet, wie etwa Gehaltsdaten, Verträge oder Gesundheitsinformationen. Die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien, wie der DSGVO, ist daher ein zentrales Anliegen der Personalwirtschaft.
Vorsicht: Zielkonflikt?
In der Praxis treten häufig Zielkonflikte zwischen sozialen und wirtschaftlichen Zielen auf. Beispielsweise können Maßnahmen zur Erhöhung der Produktivität, wie eine intensivere Arbeitsbelastung, negativen Einfluss auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden haben.
Die Kunst einer erfolgreichen Personalwirtschaft liegt daher darin, eine Balance zwischen den unterschiedlichen Teilbereichen zu etablieren. So werden sowohl die Interessen des Unternehmens als auch der Mitarbeitenden berücksichtigt.
Outsourcing der Personalwirtschaft
Das Outsourcing von Teilbereichen der Personalwirtschaft kann insbesondere für kleinere Unternehmen eine sinnvolle Option sein.
So können Ressourcen gespart und der Fokus auf die Kernprozesse gelenkt werden. Externe Dienstleister übernehmen häufig Aufgaben wie Lohnabrechnung, Personalbeschaffung oder Fortbildungsmaßnahmen. Durch das Outsourcing können Unternehmen von der Expertise externer Anbieter profitieren, ohne eigene Kapazitäten binden zu müssen.
Dennoch gilt auch hier, das richtige Gleichgewicht zwischen internen und externen Ressourcen zu finden, um die Kontrolle und vor allem auch den Überblick über die internen Personalprozesse zu behalten.
Personalwirtschaft für KMUs
Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) sind oft schlanke und flexible Lösungen in der Personalwirtschaft besonders notwendig, um effektiv zu arbeiten und gleichzeitig Kosten zu sparen.
Häufig setzen KMUs deswegen auf digitale Tools zur Personalverwaltung, die einfache Prozesse und übersichtliche Strukturen ermöglichen.
Das Fokussieren auf die wesentlichen Kernaufgaben wie Personalbeschaffung und -entwicklung ist hier besonders relevant, da KMUs oft weniger personelle Ressourcen zur Verfügung haben.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Personalwirtschaft umfasst alle Maßnahmen zur Planung, Steuerung und Verwaltung von Mitarbeitenden, um Unternehmensziele effizient zu erreichen.
Zur Personalwirtschaft gehören Personalplanung, -beschaffung, -entwicklung, -einsatz, -führung, und -entlohnung.
Im Hauptfokus der Personalwirtschaft ist das Erreichen der wirtschaftlichen, sozialen und rechtlichen Ziele.
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