Personalbeschaffung
KPIs im Recruiting: Diese 3 Kennzahlen machen den Unterschied
Lesley Rudolph
am 27. September 2024 • 6 Min. Lesezeit
Durchschnittlich 146 Tage bleibt eine Stelle in Deutschland unbesetzt – in Engpassberufen oft noch länger. In dieser Folge von „von HR für HR“ diskutieren Lina (Chief of Staff bei Talentwunder) und Sophie (Junior Recruiterin), wie HR-Abteilungen den Schritt von Bauchgefühl-Entscheidungen zu datengestützter Prozessoptimierung meistern. Hier kommen die drei wichtigsten KPIs im Recruiting, die jede Personalabteilung im Auge behalten sollte.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Time-to-Fill zeigt Engpässe im Auswahlprozess auf und misst die Effizienz von der Ausschreibung bis zur Zusage.
- Die Quality-of-Hire bewertet die langfristige Passung neuer Mitarbeitender nach der Probezeit anhand objektiver Kriterien.
- Die Cost-per-Hire schafft Transparenz über die Gesamtkosten pro Einstellung und hilft bei der Wahl der richtigen Recruiting-Kanäle.
- Gezielte Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung sind im Vergleich zu einer erneuten Monatelangen Vakanz messbar kostengünstiger.
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Die 3 wichtigsten Recruiting-KPIs im Detail
Time-to-Fill: Wie effizient sind Ihre Recruiting-Prozesse wirklich?
Die Kennzahl “time-to-fill” misst die Zeitspanne von der Veröffentlichung einer Stellenanzeige bis zur Annahme des Stellenangebotes durch die Kandidatin oder den Kandidaten. Und im Durchschnitt blieb eine Stelle in Deutschland zwischen Februar 2023 und Februar 2024 rund 146 Tage lang unbesetzt.
Unternehmen müssen sich entsprechend entscheiden, ob sie gerade Mitarbeitende, die das Unternehmen verlassen wollen, versuchen, mit Maßnahmen wie einer Gehaltserhöhung zu halten. Oder stattdessen einen neuen Rekrutierungsprozess in Kauf nehmen.
Eine kurze time to fill weist auf einen effizienten Rekrutierungsprozess hin und zeigt, dass die Organisation schnell auf Personalbedarf reagiert. Dagegen kann eine lange “time-to-fill” auf mögliche Probleme im Recruiting Prozess, wie beispielsweise zu lange Entscheidungsprozesse, hinweisen.
Faktoren, die diese KPI beeinflussen: Wie einfach erreichen uns potenzielle Bewerber? Gerade die jüngere Generation macht viel mit dem Handy und erwartet entsprechend auch, dass eine Bewerbung vom Handy aus eingereicht werden kann.
Karriereseiten sollten also unbedingt mobile-first entwickelt werden. Auch Faktoren wie die Arbeitsbedingungen spielen hier eine wichtige Rolle. Können Mitarbeitende von zuhause aus arbeiten? Sind flexible Arbeitszeiten möglich?
Bewerbungsprozesse dürfen nicht rein auf Schnelligkeit getrimmt werden. Ein überhöhter Frequenzdruck gefährdet die Prozessqualität und setzt Bewerbende unter Druck – was sich negativ auf die Employer Brand auswirkt.
Quality-of-Hire: Wie Sie Einstellungsqualität nachhaltig sichern
Die Quality-of-Hire evaluiert, wie präzise neue Mitarbeitende die fachlichen und kulturellen Anforderungen ihrer Position erfüllen. Da sich dieser Wert nicht direkt am Tag der Einstellung ermitteln lässt, erfolgt die Messung meist nach einem definierten Zeitraum – beispielsweise zum Ende der Probezeit oder nach den ersten sechs Monaten. Als Datenbasis dienen strukturierte Leistungsbeurteilungen sowie standardisiertes Feedback von Vorgesetzten.
Eine hohe Einstellungsqualität wirkt sich direkt auf das gesamte Unternehmen aus: Sie steigert die Produktivität, stärkt die Teamdynamik und senkt die Frühfluktuationsrate nachhaltig.
Bei der Erhebung dieser KPI gilt es jedoch zwei zentrale Herausforderungen zu berücksichtigen:
- Subjektivität von Führungskräften: Leistungsbeurteilungen hängen stark vom individuellen Führungsstil und persönlichen Maßstäben der jeweiligen Vorgesetzten ab.
- Erhebungsaufwand: Die Erfassung erfordert kontinuierliche Feedbackschleifen und damit personelle wie zeitliche Ressourcen.
Zudem können externe Faktoren oder persönliche Lebensumstände die Leistung von Mitarbeitenden temporär beeinflussen. Eine qualitative Interpretation der harten Daten ist daher unerlässlich.
Cost-per-Hire: Budgets und Kanäle zielgerichtet steuern
Die Kennzahl “cost-per-hire” berechnet die durchschnittlichen Kosten, die mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters verbunden sind. Zu den wesentlichen Kostenblöcken gehören unter anderem:
- Personalkosten des Recruiting-Teams
- Schaltungskosten für Stellenanzeigen und Active-Sourcing-Lizenzen
- Honorare für externe Personaldienstleister oder Agenturen
- Kosten für Social-Media-Kampagnen sowie Recruiting-Events
Die Kosten pro Einstellung liefern also ein direktes Maß für die Effizienz des Rekrutierungsprozesses. Hohe Kosten können entsprechend heißen, dass vorhandene Ressourcen nicht richtig eingesetzt oder die falschen Kanäle genutzt wurden.
So lassen sich Werkstudenten in der Regel nicht per Active Sourcing über Xing, LinkedIn, Github oder Stack Overflow finden. Stattdessen macht in diesem Bereich Social Media Recruiting Sinn, also die Schaltung der Position über Meta oder TikTok.
Und um zurück auf die durchschnittliche “time-to-hire” von 146 Tagen in Deutschland zu kommen, müssen natürlich immer auch die verschiedenen Branchen berücksichtigt werden. Denn Arbeitgeber mit einem akuten Fachkräftemangel, wie beispielsweise die Pflege oder Lokführer, stehen natürlich vor einer größeren Herausforderung bei der Suche nach Talenten. Und das wiederum wirkt sich im Zweifel dann auch auf die “cost-per-hire” aus. Denn je länger es braucht, bis eine Stelle besetzt wird, desto mehr Kosten fallen auch an.
Lesetipp: Hier geht es zu unserem Experteninterview: Time-to-Hire optimieren: Diese 10 Maßnahmen wirken sofort
4 Fragen zur gezielten Optimierung Ihrer Recruiting-KPIs
Die oben genannten Kennzahlen wie Time-to-Fill oder Cost-per-Hire liefern rein quantitative Daten. Um daraus qualitative Prozessverbesserungen abzuleiten, sollten HR-Teams ihre Strategie anhand von vier Kernfragen auditieren:
- Zielgruppen-Schärfung: Haben Sie das Anforderungsprofil präzise definiert oder sprechen Sie eine zu breite (und damit teure) Zielgruppe an?
- Kanal-Allokation: Nutzen Sie die richtigen Kanäle? (Beispiel: Active Sourcing für Fachkräfte vs. Social Recruiting auf TikTok/Meta für Nachwuchskräfte).
- Mitarbeiterbindung (Retention): Existieren interne Bindungs- und Empfehlungsprogramme? Das Halten von Leistungsträgern ist messbar günstiger als jede Neu-Rekrutierung.
- Employer Branding: Ist das Wertversprechen stark genug, um Vakanzzeiten auch ohne überhöhte Gehaltsangebote zu verkürzen?
Fazit: Nur wer Kennzahlen kontinuierlich erfasst, im Kontext der eigenen Branche analysiert und strategische Maßnahmen ableitet, schafft die Grundlage für datenbasierte HR-Entscheidungen und eine erstklassige Candidate Experience.
Für HR: Do's & Don'ts im Umgang mit Recruiting Kennzahlen
| DO'S | DON'TS |
|---|---|
| Zielgruppengerechte Kanäle wählen: Setzen Sie Budgets kanalbezogen ein. Werkstudierende erreichen Sie selten über Active Sourcing auf Business-Netzwerken wie LinkedIn, sondern effizienter über Social-Media-Kampagnen (Meta, TikTok). | Kennzahlen isoliert betrachten: Setzen Sie Time-to-Fill, Cost-per-Hire und Quality-of-Hire stets miteinander in Beziehung, um Fehlentscheidungen durch einseitigen Fokus zu vermeiden. |
| Mitarbeiterbindung priorisieren: Berücksichtigen Sie bei langen Vakanzzeiten, dass Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung (z. B. Gehaltsanpassungen oder Weiterbildungen) fast immer kostengünstiger sind als eine erneute Time-to-Fill von 146 Tagen. | Subjektivität ignorieren: Verlassen Sie sich bei der Quality-of-Hire nicht auf einzelne Feedbackgespräche, sondern etablieren Sie standardisierte Bewertungskriterien, um menschliche Faktoren und unterschiedliche Führungsstile auszugleichen. |
| Empfehlungsprogramme nutzen: Erschließen Sie den passiven Arbeitsmarkt – rund 70 % der Arbeitskräfte sind nicht aktiv auf Jobsuche, lassen sich aber über zufriedene Mitarbeitende gewinnen. | Candidate Experience vernachlässigen: Setzen Sie Bewerbende nicht durch übereilte Prozesse unter Druck und stellen Sie sicher, dass Ihre Karriereseite für mobile Bewerbungen optimiert ist. |
