Recruiting KPIs: Diese Kennzahlen machen den Unterschied
In dieser Folge “von HR für HR” unterhalten sich Lina (Chief of Staff bei Talentwunder) und Sophie (Junior Recruiter bei Talentwunder) über Kennzahlen im Personalbereich wie Anzahl der Überstunden, Krankheitstage oder Weiterbildungskosten. Und welche drei KPIs jede Personalabteilung im Auge behalten sollte, um den Erfolg des Rekrutierungsprozesses zu messen und zu verbessern.
Das Wichtigste in Kürze
- Die “time-to-hire” misst die Zeitspanne von der Veröffentlichung einer Stellenanzeige bis zur Annahme des Stellenangebotes.
- Die “quality-of-hire” bewertet, wie gut neue Mitarbeitende die Anforderungen und Erwartungen an ihre Position erfüllen.
- Die “cost-per-hire” berechnet die durchschnittlichen Kosten, die mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters verbunden sind.
Recruiting KPI “time-to-fill”
Die Kennzahl “time-to-fill” misst die Zeitspanne von der Veröffentlichung einer Stellenanzeige bis zur Annahme des Stellenangebotes durch die Kandidatin oder den Kandidaten. Und im Durchschnitt blieb eine Stelle in Deutschland zwischen Februar 2023 und Februar 2024 rund 146 Tage lang unbesetzt.
Unternehmen müssen sich entsprechend entscheiden, ob sie gerade Mitarbeitende, die das Unternehmen verlassen wollen, versuchen, mit Maßnahmen wie einer Gehaltserhöhung zu halten. Oder stattdessen einen neuen Rekrutierungsprozess in Kauf nehmen.
Eine kurze time to fill weist auf einen effizienten Rekrutierungsprozess hin und zeigt, dass die Organisation schnell auf Personalbedarf reagiert. Dagegen kann eine lange “time-to-fill” auf mögliche Probleme im Recruiting Prozess, wie beispielsweise zu lange Entscheidungsprozesse, hinweisen.
Faktoren, die diese KPI beeinflussen: Wie einfach erreichen uns potenzielle Bewerber? Gerade die jüngere Generation macht viel mit dem Handy und erwartet entsprechend auch, dass eine Bewerbung vom Handy aus eingereicht werden kann.
Karriereseiten sollten also unbedingt mobile-first entwickelt werden. Auch Faktoren wie die Arbeitsbedingungen spielen hier eine wichtige Rolle. Können Mitarbeitende von zuhause aus arbeiten? Sind flexible Arbeitszeiten möglich?
Personalabteilungen sollten aber trotzdem berücksichtigen, dass Bewerbungsprozesse nicht nur auf die "time-to-fill” optimiert werden. Denn im Zweifel leidet darunter die Qualität der Bewerbungsprozesse. Oder Bewerber:innen werden in ihrer Entscheidung unter Druck gesetzt, was sich wiederum negativ auf die Arbeitgeber Wahrnehmung auswirken kann.
Recruiting KPI “quality-of-hire”
Die Kennzahl “quality-of-hire” bewertet, wie gut neue Mitarbeitende die Anforderungen und Erwartungen an ihre Position erfüllen. Das lässt sich natürlich nicht gleich bei der Einstellung feststellen, sondern beispielsweise erst nach der Probezeit.
Eine Möglichkeit, um diese Kennzahl zu ermitteln, bietet die Leistungsbeurteilung in Kombination mit dem Feedback von Vorgesetzten.
Positiv an der “quality-of-hire” ist natürlich, dass die Qualität der Neueinstellungen direkte Auswirkungen auf die langfristige Leistung des Unternehmens hat. Das heißt, ich kann beurteilen, ob die Leute, die ich einstelle, auch qualifiziert sind, ihre Arbeit gut zu machen.
Darüber hinaus ergibt sich bei einer hohen Kennzahl eine bessere Teamdynamik, die Produktivität bleibt gleich oder erhöht sich und es gibt natürlich auch eine geringere Fluktuation.
Bei dieser KPI sollte immer berücksichtigt werden, dass Feedback und eine Beurteilung immer zu einem gewissen Anteil subjektiv ist. Denn jede Führungskraft hat im Zweifel andere Kriterien und andere Erwartungen. Gleichzeitig kommt die Messung mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand einher.
Recruiting KPI “cost-per-hire”
Die Kennzahl “cost-per-hire” berechnet die durchschnittlichen Kosten, die mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters verbunden sind. Das schließt tatsächlich alle damit anfallenden Kosten ein, von dem Gehalt über die Werbungskosten bis hin zu den Rekrutierungs- und Personalkosten.
Die Kosten pro Einstellung liefern also ein direktes Maß für die Effizienz des Rekrutierungsprozesses. Hohe Kosten können entsprechend heißen, dass vorhandene Ressourcen nicht richtig eingesetzt oder die falschen Kanäle genutzt wurden.
So lassen sich Werkstudenten in der Regel nicht per Active Sourcing über Xing, LinkedIn, Github oder Stack Overflow finden. Stattdessen macht in diesem Bereich Social Media Recruiting Sinn, also die Schaltung der Position über Meta oder TikTok.
Und um zurück auf die durchschnittliche “time-to-hire” von 146 Tagen in Deutschland zu kommen, müssen natürlich immer auch die verschiedenen Branchen berücksichtigt werden. Denn Arbeitgeber mit einem akuten Fachkräftemangel, wie beispielsweise die Pflege oder Lokführer, stehen natürlich vor einer größeren Herausforderung bei der Suche nach Talenten.
Und das wiederum wirkt sich im Zweifel dann auch auf die “cost-per-hire” aus. Denn je länger es braucht, bis eine Stelle besetzt wird, desto mehr Kosten fallen auch an.
Ganze Folge "von HR für HR" zu den wichtigsten Recruiting KPIs
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Von HR für HR Empfehlung: Recruiting Kennzahlen
Um die genannten KPIs zu optimieren lohnen sich folgende Fragestellungen:
- Welche Zielgruppe möchten wir ansprechen?
- Auf welchen Kanälen erreiche ich meine Zielgruppe?
- Wie halte ich Mitarbeiter, Stichpunkt Mitarbeiterempfehlungsprogramme?
- Wie positionieren wir uns als starken Arbeitgeber?
Allgemein handelt es sich bei allen Kennzahlen um eine quantitative Bewertung des Bewerbungsprozesses, aus der sich dann auf qualitativer Ebene Rückschlüsse ziehen lassen. Um daraus dann wieder kontinuierlich die eigenen Prozesse zu optimieren.
In jedem Fall erlauben Recruiting KPIs datenbasierte Entscheidungen, die Ableitung von Maßnahmen und Setzung von Zielen und daraus resultierend die Steigerung der Effizienz. Die Voraussetzung dafür: Kennzahlen erfassen, analysieren und die richtigen Schlüsse ziehen.
So profitieren nicht nur Sie als Unternehmen und Arbeitgeber, sondern auch zukünftige Bewerber und Bewerberinnen von einer positiven Candidate Experience.