Bewerbermanagement: Prozess, Beispiel & Best Practise für den Mittelstand
Gut eingesetzte Bewerbermanagement Systeme beschleunigen nicht nur die Time-to-Hire, sondern verbessern auch langfristig die Candidate Experience und stärken die Arbeitgebermarke. Wie das konkret funktioniert, zeigen wir im Folgenden anhand praxisnaher Prozesse und Beispiele.
Das Wichtigste in Kürze
- Bewerbermanagement gehört zum Bereich des Personalwesens und ist ein wesentlicher Bestandteil des Recruitings.
- Es umfasst alle Bestandteile des Bewerbungsprozesses.
- Bewerbermanagement Software bieten viele Vorteile bei der Automatisierung und Vereinfachung der Bewerbungsprozesse.
Bewerbermanagement: Definition
Bewerbermanagement umfasst alle Prozesse und Maßnahmen, die ein Unternehmen zur Verwaltung und Organisation von Bewerbungen durchführt. Es beginnt mit dem Erstellen einer Stellenausschreibung und reicht bis zur finalen Entscheidung über eine Einstellung und dem Onboarding.
Ziel eines guten Bewerbermanagements ist es, den gesamten Prozess effizient, strukturiert und nachvollziehbar zu gestalten, um sowohl für das Unternehmen als auch für die Bewerber eine positive Erfahrung zu kreieren. Gleichzeitig soll der Aufwand für die Personalabteilung minimiert und die Qualität der Einstellungen maximiert werden.
Wie Bewerbermanagement Systeme Schritt für Schritt unterstützen
Das Bewerbermanagement beinhaltet eine Vielzahl von strategischen als auch operativen Aufgaben. Dazu zählen die Erstellung von Stellenausschreibungen, das Multichannel-Posting, die strukturierte Bewerberkommunikation, KI-gestützte Vorauswahl sowie eine nahtlose Übergabe ins digitale Onboarding.. Dabei steht immer im Mittelpunkt, die richtigen Talente zu finden. Das ist dann der Fall, wenn nicht nur die Qualifikationen stimmen, sondern auch der “Personal Fit”.
1. Stellenanalyse und -beschreibung
Prozess: Am Anfang des Bewerbermanagements stehen die Analyse des Personalbedarfs und das Erstellen einer präzisen Stellenbeschreibung. Diese dient als Grundlage für die Stellenausschreibung und umfasst alle erforderlichen Qualifikationen, Erfahrungen und Aufgaben des zukünftigen Mitarbeiters.
Softwareunterstützung: Ein digitales Bewerbermanagement System wie HRlab bietet Vorlagen und intelligente Assistenten zur Erstellung von Stellenbeschreibungen. Diese Funktion erleichtert die Standardisierung und sorgt für eine passgenaue Anforderungsdefinition. So kann das Team schnell und fehlerfrei eine professionelle Stellenanzeige generieren.
2. Stellenausschreibung veröffentlichen
Prozess: Die fertige Stellenbeschreibung wird auf verschiedenen Kanälen veröffentlicht – etwa auf der eigenen Karriereseite, in Jobportalen oder sozialen Medien.
Softwareunterstützung: HRlab verfügt in seinsem Bewerbermanagement System beispielsweise über Multiposting-Funktionen: Mit nur einem Klick wird die Stellenausschreibung gleichzeitig auf mehreren Jobbörsen und Social Media Plattformen veröffentlicht. Das spart Zeit und erhöht die Reichweite bei potenziellen Kandidaten. Außerdem lässt sich mit wenigen Klicks innerhalb der Anwendung eine Karriereseite für die Kundenwebsite anbinden, über die sich potenzielle Kandidaten direkt bewerben können.
3. Bewerbungen sammeln und zentral verwalten
Prozess: Sobald Bewerbungen eingehen, müssen diese gesammelt und bewertet werden. Dies erfolgt häufig nach vorab festgelegten Kriterien. So wird sichergestellt, dass alle Bewerbungen objektiv und fair beurteilt werden. Zu den Kriterien zählen unter anderem die fachliche Qualifikation, die Berufserfahrung und die persönlichen Eigenschaften der Bewerber.
Softwareunterstützung: Bewerbermanagement Systeme ermöglichen eine zentrale Datenbank für alle Bewerbungen. Durch ein Applicant Tracking System (ATS) werden Bewerbungen automatisch importiert und strukturiert abgelegt. Personalverantwortliche behalten so den Überblick und vermeiden Medienbrüche. KI gestützte Funktionen in HRlab wie zum Beispiel das CV Parsing lassen das System die Informationen leicht auslesen und sammeln.
Bewerbermanagement mit HRlab
Mit HRlab im Einsatz stellen Personalabteilungen eine erfolgreiche und nahtlose Kommunikation im Bewerbungsprozess sicher. Das betrifft sowohl die externe Kommunikation mit Talenten, als auch interne Prozesse wie Feedback und Co.
4. Vorauswahl und Bewertung der Bewerber
Prozess: Auf Basis definierter Kriterien wie Qualifikation, Erfahrung und Soft Skills wird eine Vorauswahl getroffen.
Softwareunterstützung: Bewerbermanagement Systeme bieten Filterfunktionen und Scoring-Modelle. HRlab bietet dafür eine Schnellfunktion, in der eine Gesamtbewertung des Kandidaten bzw. der Bewerbung angezeigt wird. Diese ergibt sich aus allen eingereichten Bewertungen zu dieser Bewerbung. So können Talente nach vorab definierten Kriterien automatisch bewertet und sortiert werden. Dies beschleunigt den Auswahlprozess und erhöht die Objektivität.
5. Bewerberkommunikation
Prozess: Ein essentieller Bestandteil des Bewerbermanagements ist die Kommunikation mit den Bewerbern. Dies sollte zeitnah, freundlich und professionell erfolgen, um einen positiven Eindruck vom Unternehmen zu hinterlassen. Dazu gehört sowohl die Bestätigung des Bewerbungseingangs als auch die Benachrichtigung über den weiteren Verlauf des Prozesses. Eine gute Kommunikation sorgt für eine positive Candidate Experience.
Softwareunterstützung: Funktionen für automatisierte und personalisierte Bewerberkommunikation sind Teil vieler Bewerbermanagement Software Lösungen. E-Mail-Vorlagen, automatische Eingangsbestätigungen oder Benachrichtigungen über Statusänderungen können direkt aus dem System versendet werden – schnell und professionell. HRlab bietet dazu außerdem Funktionen wie ein Kommunikationsprotokoll und es lässt sich direkt Feedback zu Bewerbern geben und einholen.
6. Planung und Durchführung von Interviews
Prozess: Die Koordination und Durchführung von Vorstellungsgesprächen ist eine weitere zentrale Aufgabe. Hierbei werden Interviews geplant, durchgeführt und ausgewertet, um ein umfassendes Bild von den Bewerbern zu erhalten. Oftmals sind neben der Personalabteilung auch Fachabteilungen in diesen Prozess eingebunden.
Softwareunterstützung: Hier kann ein integriertes Bewerbermanagement System mit Kalenderintegration und Interview-Planungstools für Abhilfe sorgen, indem Termine leicht abgestimmt werden können. Mit HRlab lassen sich beispielsweise Notizen und Bewertungen digital erfassen und mit dem Bewerberprofil verknüpfen.
7. Auswahlentscheidung und Vertragsangebot
Prozess: Auf Basis aller gesammelten Informationen wird die finale Auswahl getroffen, und der passende Kandidat erhält ein Vertragsangebot.
Softwareunterstützung: Ein modernes HR Tool wie HRlab unterstützt mit Entscheidungsfunktionen und Workflow-Automatisierungen. Verträge können vorbereitet und mit integrierter eSignatur versendet werden. Das reduziert den administrativen Aufwand deutlich.
8. Absage und Feedback an abgelehnte Bewerber
Prozess: Ebenso wichtig wie die Zusage an den ausgewählten Kandidaten ist die Absage an die nicht berücksichtigten Bewerber. Diese sollte respektvoll und wertschätzend erfolgen. Falls möglich, kann auch konstruktives Feedback gegeben werden, um den Bewerbern eine Orientierung für zukünftige Bewerbungen zu bieten.
Softwareunterstützung: Einige Bewerbermanagement Systeme wie HRlab ermöglichen automatisierte Absageprozesse. Mit individuellen Textvorlagen erleichtern sie die Kommunikation, die eine wertschätzende und transparente Absage sicherstellen.
9. Onboarding der neuen Mitarbeitenden
Prozess: Nach Vertragsunterzeichnung folgt das Onboarding, also die die Integration des neuen Teammitlglieds ins Unternehmen.
Softwareunterstützung: Moderne HR-Software ist häufig mit Onboarding-Modulen ausgestattet oder lässt sich integrieren. Diese helfen beim Bereitstellen von Willkommensinformationen, Schulungen und der Organisation der ersten Arbeitstage, was den Start erleichtert und die Mitarbeiterbindung fördert. Praktisch: Danke der Self Service Funktion von HRlab können neu eingestellte Mitarbeiter bereits vor ihrem ersten Arbeitstag die Hinterlegung ihrer Stammdaten mühelos erledigen.
Datenschutz & DSGVO im Bewerbermanagement
Bewerbungsunterlagen enthalten Informationen wie Kontaktdaten, berufliche Werdegänge, Zeugnisse, Gehaltswünsche und teilweise Gesundheitsdaten – allesamt schützenswerte Daten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese Daten ausschließlich zweckgebunden verarbeitet werden und unberechtigte Zugriffe ausgeschlossen sind.
Nach der DSGVO und dem BDSG ist die Verarbeitung von Bewerberdaten grundsätzlich erlaubt, wenn sie für die Entscheidung über eine Anstellung erforderlich ist. In Deutschland ist hierfür § 26 Abs. 1 BDSG relevant. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens müssen die personenbezogenen Daten gelöscht werden, sobald sie nicht mehr erforderlich sind. HRlab und andere Berwermanagement Systeme haben dafür automatisierte Löschroutinen integriert.
Bewerbermanagement: Ziele
Die Ziele des Bewerbermanagements konzentrieren sich darauf, den gesamten Bewerbungsprozess effizient und effektiv zu gestalten.
Ein zentrales Ziel ist es, qualifizierte Kandidaten schnell und passgenau zu identifizieren und einzustellen, um offene Stellen optimal zu besetzen. Gleichzeitig soll das Bewerbermanagement eine positive Candidate Experience sicherstellen, die das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber positioniert und potenzielle Talente für zukünftige Stellen überzeugt.
Weitere wichtige Ziele sind die Reduzierung der Time-to-Hire, also die Zeitspanne vom Eingang der Bewerbung bis zur Einstellung, sowie die Sicherstellung eines fairen Auswahlprozesses.
Darüber hinaus trägt ein gut strukturiertes Bewerbermanagement zur Stärkung der Arbeitgebermarke bei, indem es eine professionelle und konsistente Kommunikation mit den Bewerbern gewährleistet.
HRlab: Bewerbermanagement Software für den Mittelstand
Ausgangslage: Die SEH Firmengruppe, ein mittelständisches Unternehmen im Sportbereich mit rund 500 Mitarbeitenden und Standorten unter anderem in Hamburg und München, stand vor der Herausforderung, Bewerbungen effizient zu verwalten. Bewerbungen gingen bisher verteilt über verschiedene Verwantwortliche im Personalbereich ein, was häufig zu Unklarheiten über den Status einzelner Kandidaten führte und die Kommunikation im Recruiting-Prozess erschwerte.
Herausforderungen Mit dem rasanten Wachstum und der Vielzahl unterschiedlicher Anstellungsverhältnisse war es für die SEH Firmengruppe schwierig, einheitliche Strukturen für den Bewerbungsprozess zu schaffen. Es fehlte ein zentraler Überblick darüber, welche Kandidat:innen sich in welchem Status befanden, und wichtige Informationen gingen teilweise verloren.
Die Lösung mit HRlab HRlab bot eine zentrale Bewerberverwaltung, die alle eingehenden Bewerbungen bündelt und den aktuellen Status jederzeit transparent macht. Die Software ermöglicht es, Bewerbungen strukturiert zu erfassen, zu verfolgen und mit allen relevanten Kolleg:innen zu teilen. Durch automatisierte Workflows können Benachrichtigungen, Aufgaben und Erinnerungen effizient gesteuert werden, sodass keine Bewerbungen mehr „untergehen“.
Bewerbermanagement Software für den Mittelstand in der Praxis
"Für unser Bewerbermanagement haben wir jetzt eine zentrale Verwaltung und können jederzeit den aktuellen Stand einsehen." Katja Paulini, Senior Product Manager bei SEH
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Die Veröffentlichung der Stellenausschreibung, Bewertung von Bewerbungen, Bewerberkommunikation, Vorstellungsgespräche, Entscheidung und Vertragsangebot sowie die Absage und Feedback. Somit alles, was zum gesamten Bewerbungsprozess gehört.
Zu den gängigsten Recruiting Methoden gehören Stellenanzeigen, Social Recruiting und Active Sourcing sowie Karrieremessen.
Disclaimer
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