Bewerbermanagement: Systeme & Prozess mit Beispielen
Im digitalen Zeitalter sollte ein effizientes Bewerbermanagement für mittelständische Unternehmen mit einer Software umgesetzt werden, um qualifizierte Talente schnell und passgenau zu gewinnen. Denn entsprechende HR-Softwarelösungen automatisieren und vereinfachen den gesamten Bewerbungsprozess, von der Stellenausschreibung über die Bewerberkommunikation bis hin zur Auswahl und dem Onboarding. Wir verraten, wie das gelingt.
Das Wichtigste in Kürze
- Bewerbermanagement gehört zum Bereich des Personalwesens und ist ein wesentlicher Bestandteil des Recruitings.
- Es umfasst alle Bestandteile des Bewerbungsprozesses.
- Bewerbermanagement Software bieten viele Vorteile bei der Automatisierung und Vereinfachung der Bewerbungsprozesse.
Bewerbermanagement: Definition
Bewerbermanagement umfasst alle Prozesse und Maßnahmen, die ein Unternehmen zur Verwaltung und Organisation von Bewerbungen durchführt. Es beginnt mit dem Erstellen einer Stellenausschreibung und reicht bis zur finalen Entscheidung über eine Einstellung.
Ziel eines guten Bewerbermanagements ist es, den gesamten Prozess effizient, strukturiert und nachvollziehbar zu gestalten, um sowohl für das Unternehmen als auch für die Bewerber eine positive Erfahrung zu kreieren. Gleichzeitig soll der Aufwand für die Personalabteilung minimiert und die Qualität der Einstellungen maximiert werden.
Bewerbermanagement Prozess & wie eine Software dabei unterstützt
Das Bewerbermanagement beinhaltet eine Vielzahl von strategischen als auch operativen Aufgaben. Dabei steht immer im Mittelpunkt, die richtigen Talente zu finden. Das ist dann der Fall, wenn nicht nur die Qualifikationen stimmen, sondern auch der “Personal Fit”.
1. Stellenanalyse und -beschreibung
Prozess: Am Anfang des Bewerbermanagements stehen die Analyse des Personalbedarfs und das Erstellen einer präzisen Stellenbeschreibung. Diese dient als Grundlage für die Stellenausschreibung und umfasst alle erforderlichen Qualifikationen, Erfahrungen und Aufgaben des zukünftigen Mitarbeiters
Softwareunterstützung: Eine Bewerbermanagement Software im Mittelstand bietet Vorlagen und intelligente Assistenten zur Erstellung von Stellenbeschreibungen. Diese Funktion erleichtert die Standardisierung und sorgt für eine passgenaue Anforderungsdefinition. So kann das Team schnell und fehlerfrei eine professionelle Stellenanzeige generieren..
2. Stellenausschreibung veröffentlichen
Prozess: Die fertige Stellenbeschreibung wird auf verschiedenen Kanälen veröffentlicht – etwa auf der eigenen Karriereseite, in Jobportalen oder sozialen Medien.
Softwareunterstützung: Eine Bewerbermanagement Software verfügt über Multichannel-Publishing-Funktionen. Mit nur einem Klick wird die Stellenausschreibung gleichzeitig auf mehreren Plattformen veröffentlicht. Das spart Zeit und erhöht die Reichweite bei potenziellen Kandidaten.
3. Bewerbungen sammeln und zentral verwalten
Prozess: Sobald Bewerbungen eingehen, müssen diese gesammelt und bewertet werden. Dies erfolgt häufig nach vorab festgelegten Kriterien. So wird sichergestellt, dass alle Bewerbungen objektiv und fair beurteilt werden. Zu den Kriterien zählen unter anderem die fachliche Qualifikation, die Berufserfahrung und die persönlichen Eigenschaften der Bewerber.
Softwareunterstützung: Bewerbermanagement Software ermöglicht eine zentrale Datenbank für alle Bewerbungen. Durch ein Applicant Tracking System (ATS) werden Bewerbungen automatisch importiert und strukturiert abgelegt. Personalverantwortliche behalten so den Überblick und vermeiden Medienbrüche.
Bewerbermanagement mit HRlab
"Für unser Bewerbermanagement haben wir jetzt eine zentrale Verwaltung und können jederzeit den aktuellen Stand einsehen." Katja Paulini, Senior Product Manager bei SEH
4. Vorauswahl und Bewertung der Bewerber
Prozess: Auf Basis definierter Kriterien wie Qualifikation, Erfahrung und Soft Skills wird eine Vorauswahl getroffen.
Softwareunterstützung: Bewerbermanagement Systeme bieten Filterfunktionen und automatische Scoring-Modelle. So können Talente nach vorab definierten Kriterien automatisch bewertet und sortiert werden. Dies beschleunigt den Auswahlprozess und erhöht die Objektivität.
5. Bewerberkommunikation
Prozess: Ein essentieller Bestandteil des Bewerbermanagements ist die Kommunikation mit den Bewerbern. Dies sollte zeitnah, freundlich und professionell erfolgen, um einen positiven Eindruck vom Unternehmen zu hinterlassen. Dazu gehört sowohl die Bestätigung des Bewerbungseingangs als auch die Benachrichtigung über den weiteren Verlauf des Prozesses. Eine gute Kommunikation sorgt für eine positive Candidate Experience.
Softwareunterstützung: Funktionen für automatisierte und personalisierte Bewerberkommunikation sind Teil vieler Bewerbermanagement Software Lösungen. E-Mail-Vorlagen, automatische Eingangsbestätigungen oder Benachrichtigungen über Statusänderungen können direkt aus dem System versendet werden – schnell und professionell.
6. Planung und Durchführung von Interviews
Prozess: Die Koordination und Durchführung von Vorstellungsgesprächen ist eine weitere zentrale Aufgabe. Hierbei werden Interviews geplant, durchgeführt und ausgewertet, um ein umfassendes Bild von den Bewerbern zu erhalten. Oftmals sind neben der Personalabteilung auch Fachabteilungen in diesen Prozess eingebunden.
Softwareunterstützung: Eine Bewerbermanagement Software enthält Funktionen wie Kalenderintegration und Interview-Planungstools, mit denen Termine leicht abgestimmt werden können. Interview-Notizen und Bewertungsbögen lassen sich digital erfassen und mit dem Bewerberprofil verknüpfen.
7. Auswahlentscheidung und Vertragsangebot
Prozess: Auf Basis aller gesammelten Informationen wird die finale Auswahl getroffen, und der passende Kandidat erhält ein Vertragsangebot.
Softwareunterstützung: Ein modernes HR Tool unterstützt mit Entscheidungsfunktionen und Workflow-Automatisierungen. Verträge können vorbereitet und versendet werden, oft mit integrierter eSignatur. Das reduziert den administrativen Aufwand deutlich.
8. Absage und Feedback an abgelehnte Bewerber
Prozess: Ebenso wichtig wie die Zusage an den ausgewählten Kandidaten ist die Absage an die nicht berücksichtigten Bewerber. Diese sollte respektvoll und wertschätzend erfolgen. Falls möglich, kann auch konstruktives Feedback gegeben werden, um den Bewerbern eine Orientierung für zukünftige Bewerbungen zu bieten.
Softwareunterstützung: Automatisierte Absageprozesse mit individuellen Textvorlagen erleichtern die Kommunikation. Einige Bewerbermanagement Software Lösungen ermöglichen auch Feedbacktools, die eine wertschätzende und transparente Absage sicherstellen.
9. Onboarding der neuen Mitarbeitenden
Prozess: Nach Vertragsunterzeichnung folgt das Onboarding, also die die Integration des neuen Teammitlglieds ins Unternehmen.
Softwareunterstützung: Moderne HR-Software wie HRlab ist häufig mit Onboarding-Modulen ausgestattet oder lässt sich integrieren. Diese helfen beim Bereitstellen von Willkommensinformationen, Schulungen und der Organisation der ersten Arbeitstage, was den Start erleichtert und die Mitarbeiterbindung fördert.
Recruiting mit HRlab vereinfachen
Mit HRlab lassen sich offene Stellen mühelos auf der eigenen Karriereseite oder über führende Jobportale veröffentlichen. Eingehende Bewerbungen werden zentral gebündelt, sodass kein Talent verloren geht. Von der ersten Kontaktaufnahme bis zur finalen Entscheidung unterstützt HRlab sowohl die externe Kommunikation mit Bewerber:innen als auch interne Workflows.
Bewerbermanagement: Ziele
Die Ziele des Bewerbermanagements konzentrieren sich darauf, den gesamten Bewerbungsprozess effizient und effektiv zu gestalten.
Ein zentrales Ziel ist es, qualifizierte Kandidaten schnell und passgenau zu identifizieren und einzustellen, um offene Stellen optimal zu besetzen. Gleichzeitig soll das Bewerbermanagement eine positive Candidate Experience sicherstellen, die das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber positioniert und potenzielle Talente für zukünftige Stellen überzeugt.
Weitere wichtige Ziele sind die Reduzierung der Time-to-Hire, also die Zeitspanne vom Eingang der Bewerbung bis zur Einstellung, sowie die Sicherstellung eines fairen Auswahlprozesses.
Darüber hinaus trägt ein gut strukturiertes Bewerbermanagement zur Stärkung der Arbeitgebermarke bei, indem es eine professionelle und konsistente Kommunikation mit den Bewerbern gewährleistet.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Die Veröffentlichung der Stellenausschreibung, Bewertung von Bewerbungen, Bewerberkommunikation, Vorstellungsgespräche, Entscheidung und Vertragsangebot sowie die Absage und Feedback. Somit alles, was zum gesamten Bewerbungsprozess gehört.
Zu den gängigsten Recruiting Methoden gehören Stellenanzeigen, Social Recruiting und Active Sourcing sowie Karrieremessen.
Disclaimer
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