Lohnsteuerbescheinigung - Definition, Inhalt, Aufbewahrungsfristen

Inhalt der Lohnsteuerbescheinigung

Bis 2013 erfolgte die Mitteilung der Lohnsteuerabzüge über spezielle Papierkarten. Dieses Verfahren ist mittlerweile komplett digitalisiert. Die Informationen sind bei den Finanzbehörden in einer zentralen Datenbank gespeichert.

Erfasst sind hauptsächlich die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Diese sind auch unter dem Begriff ELStAM bekannt. Hierzu gehören beispielsweise:

• das Geburtsdatum
• die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)
• Steuerklasse
• Bruttoarbeitslohn
• Angaben zur Kirchensteuer
• Kinderfreibeträge

Bei der steuerlichen Identifikationsnummer (abgekürzt IdNr. oder Steuer-IdNr.) handelt es sich um eine elfstellige bundeseinheitliche Identifikationsnummer, die jede in Deutschland gemeldete Person für Steuerzwecke erhält.

Besitzt ein Angestellter noch keine Steuer-ID, lassen sich die Daten mithilfe der elektronischen Transfer-Identifikationsnummer zuordnen. Mit dieser auch eTIN genannten Nummer weiß das Finanzamt, um welchen Mitarbeitenden es sich handelt.

Bei Beamten tauchen außerdem die Versorgungsbezüge in dem Dokument auf. Diese erhalten Beamte im Ruhestand statt der gesetzlichen Rente. In Höhe des Versorgungsfreibetrages sind die Bezüge steuer- und sozialversicherungsfrei. Die Lohnsteuerbescheinigung ist beispielsweise hilfreich für die Steuererklärung.

Wann bekommen Arbeitnehmer ihre Bescheinigung?

Arbeitgeber müssen die elektronische Lohnsteuerbescheinigung bis Ende Februar des Folgejahres an das Finanzamt übermitteln. Die Arbeitnehmer erhalten ihren Ausdruck der Lohnsteuerbescheinigung daher in der Regel zusammen mit ihrer Lohnabrechnung für den Monat Februar - spätestens aber im April.

Endet ein Arbeitsverhältnis mitten im Jahr, erhalten Arbeitnehmende den Ausdruck kurz nach Vertragsende. Auch Bezieher von Arbeitslosengeld haben gegenüber dem Arbeitsamt einen Anspruch auf eine Lohnsteuerbescheinigung.

Die Steuerklassen in Deutschland einfach erklärt

In Deutschland wird das Einkommen von Arbeitnehmern nach Steuerklassen besteuert. Diese Klassen bestimmen, wie viel Lohnsteuer monatlich vom Gehalt einbehalten wird. Die Einordnung in eine Steuerklasse hängt hauptsächlich von Familienstand, Einkommen und Anzahl der Jobs ab. Insgesamt gibt es sechs Steuerklassen, die jeweils unterschiedliche Lohnsteuerabzüge zur Folge haben.

Steuerklasse I

• Für: Ledige, geschiedene oder dauerhaft getrennt lebende Personen ohne Kinder
• Typisch für: Alleinstehende Arbeitnehmer
• Abzüge: Reguläre Lohnsteuer, Sozialabgaben, keine besonderen Freibeträge

Steuerklasse II

• Für: Alleinerziehende mit mindestens einem Kind, das im Haushalt lebt
• Besonderheit: Entlastungsbetrag für Alleinerziehende wird berücksichtigt
• Vorteil: Weniger Lohnsteuerabzug als in Klasse I

Steuerklasse III

• Für: Verheiratete oder eingetragene Lebenspartnerschaften, wenn der Ehepartner in Klasse V ist oder kein Einkommen hat
• Typisch: Ein Partner verdient deutlich mehr
• Vorteil: Geringere Steuerlast für den Besserverdienenden

Steuerklasse IV

• Für: Verheiratete, wenn beide Partner etwa gleich viel verdienen
• Beide Ehepartner wählen diese Klasse (gemeinsam)
• Neutraler Lohnsteuerabzug, keine großen Vor- oder Nachteile

Steuerklasse IV mit Faktor

• Für: Verheiratete mit ähnlichem Einkommen, aber genauerer Verteilung der Steuerlast
• Mit dem Faktorverfahren wird die Steuerlast gerechter aufgeteilt und Nachzahlungen vermieden
• Muss beim Finanzamt beantragt werden

Steuerklasse V

• Für: Verheiratete, deren Partner in Steuerklasse III ist
• Gilt für den geringer verdienenden Ehepartner
• Höhere Abzüge als Klasse IV, lohnt sich nur bei großem Einkommensunterschied

Steuerklasse VI

• Für: Arbeitnehmer mit mehr als einem Job
• Gilt für den Zweitjob
• Höchste Lohnsteuerabzüge (keine Freibeträge)

Vorteile der digitalen Erstellung und Archivierung mit HR-Software

Die digitale Erstellung und Archivierung der Lohnsteuerbescheinigung über eine moderne HR-Software bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, insbesondere im Hinblick auf Effizienz, Rechtskonformität und Mitarbeiterzufriedenheit. Denn: Durch die Integration der Lohnsteuerbescheinigung in eine digitale Personalakte entfällt die manuelle Bearbeitung papierbasierter Dokumente vollständig. Personalverantwortliche können so wertvolle Zeit sparen und Übertragungsfehler vermeiden.

Ein weiterer zentraler Vorteil liegt in der GoBD konformen Archivierung: HR-Softwarelösungen ermöglichen eine lückenlose, revisionssichere Aufbewahrung aller steuerrelevanten Unterlagen über die gesetzlich vorgeschriebene Frist von zehn Jahren hinweg. Damit erfüllen Unternehmen nicht nur die Anforderungen der Finanzbehörden, sondern sind auch im Falle von Betriebsprüfungen optimal vorbereitet.

Darüber hinaus profitieren Mitarbeitende von einem Self-Service-Zugang: Über ein integriertes Mitarbeiterportal können sie ihre Lohnsteuerbescheinigung jederzeit digital einsehen oder herunterladen – ohne den Umweg über die Personalabteilung. Dies steigert die Transparenz und reduziert den administrativen Aufwand auf beiden Seiten.

Nicht zuletzt trägt die digitale Verwaltung steuerlicher Dokumente zur Umsetzung der Digitalisierungsstrategie im Personalwesen bei und schafft die Grundlage für eine zukunftsfähige HR-Infrastruktur in mittelständischen Unternehmen.

Nahtlose Integration: HR-Software und DATEV-Schnittstelle

Ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Digitalisierung der Lohnsteuerprozesse in mittelständischen Unternehmen ist die reibungslose Anbindung der HR-Software an DATEV. Über eine standardisierte DATEV-Schnittstelle lassen sich alle lohnrelevanten Daten – einschließlich der Lohnsteuerbescheinigung – direkt aus dem HR-System an die Lohnbuchhaltung übertragen. Das reduziert Medienbrüche, vermeidet Doppelerfassungen und beschleunigt die Prozesse erheblich.

Moderne Lösungen unterstützen dabei häufig die digitale Lohnschnittstelle (Lohn-DSS), die eine strukturierte und revisionssichere Übergabe an das DATEV-Rechenzentrum gewährleistet. Gleichzeitig können Lohnabrechnungen, Lohnsteuerdaten und Bescheinigungen digital archiviert und für die Finanzbuchhaltung oder Steuerberater automatisch bereitgestellt werden.

Für Personalverantwortliche bedeutet das: weniger Abstimmungsaufwand, höhere Datenqualität und ein durchgängiger digitaler Prozess von der Lohnabrechnung bis zur Übermittlung an das Finanzamt.

Lohnsteuerbescheinigung verloren? Das können Sie tun.

Wenn Sie Ihre Lohnsteuerbescheinigung verloren haben, müssen Sie zunächst Ihre Personalabteilung kontaktieren und um eine Kopie der Bescheinigung bitten. Die Personalabteilung sollte in der Lage sein, Ihnen eine Kopie auszuhändigen oder diese direkt an das Finanzamt zu senden.

Wenn Sie die Personalabteilung nicht kontaktieren können oder die Bescheinigung nicht mehr verfügbar ist, können Sie eine Ersatzbescheinigung beim Finanzamt beantragen.

Zur Beantragung einer Ersatzbescheinigung der Lohnsteuerbescheinigung benötigen Sie ein Formular mit dem Namen „Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug“. Dies ist als PDF aus dem Internet herunterzuladen.

In Ihrem Schreiben müssen Sie Ihren vollständigen Namen, Ihre Anschrift, Ihre Steueridentifikationsnummer, sowie den Zeitraum, für den Sie die Lohnsteuerbescheinigung benötigen und weitere Informationen angeben. Es ist wichtig, schnell zu handeln, da die Lohnsteuerbescheinigung für die Einreichung Ihrer Steuererklärung benötigt wird.

Fehlerhafte Lohnsteuerbescheinigung

Anders sieht es bei einer fehlerhaften Lohnsteuerbescheinigung aus. Der Arbeitgebende ist nicht berechtigt, Fehler selbst zu beheben. Wendet sich ein Arbeitnehmender wegen eines Fehlers in der Bescheinigung an ihn, nimmt der Arbeitgebende Kontakt mit dem Finanzamt auf. Dieses nimmt die erforderlichen Korrekturen vor. Da die Bescheinigung nicht rechtlich bindend ist, ist eine korrigierte Version jedoch nicht zwingend erforderlich.

Diese Aufbewahrungsfristen gelten für Arbeitgeber

Arbeitgebende sind gesetzlich verpflichtet, die Lohnsteuerbescheinigung für jeden Mitarbeitenden mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren. In Zeiten der digitalen Transformation erfolgt dies zunehmend über Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder direkt in der HR-Software – konform zu den GoBD-Richtlinien der Finanzverwaltung. Für Arbeitnehmende gibt es keine bestimmte Frist.

Die Bescheinigung dient jedoch vielen verschiedenen Zwecken. Im Alter hilft sie etwa bei der korrekten Berechnung der Rente. Bei einem Antrag auf Elterngeld oder BAföG für ein Kind ist sie ebenfalls erforderlich. Daher bietet es sich an, die Lohnsteuerbescheinigungen bis zum Renteneintritt aufzuheben.