Lohnsteuerbescheinigung - Definition, Inhalt, Aufbewahrungsfristen
Bei der Lohnsteuerbescheinigung handelt es sich um ein Dokument, das Auskunft über die tatsächlich abgeführte Lohnsteuer gibt und einmal im Jahr vom Arbeitgeber an das Finanzamt übermittelt wird. Aber auch Arbeitnehmer haben ein Recht darauf, ihre Lohnsteuerbescheinigung vom Arbeitgeber zu erhalten. Dafür gilt: Arbeitgeber müssen Dokumente wie die Lohnsteuerbescheinigung 10 Jahre lang aufbewahren.
Das Wichtigste in Kürze
- Arbeitgeber sind verpflichtet, einmal im Jahr eine Lohnsteuerbescheinigung für jeden Mitarbeitenden zu erstellen und verfügbar zu machen.
- Eine Lohnseteuerbescheinigung enthält Informationen zu: Geburtsdatum, Steuer-Identifikationsnummer, Steuerklasse, Angaben zur Kirchensteuer und Kinderfreibeträge.
- Arbeitgebende müssen die Lohnsteuerbescheinigung mindestens zehn Jahre lang aufbewahren.
- Wenn Arbeitnehmer Ihre Lohnsteuerbescheinigung verloren haben, können Sie Ihre Personalabteilung um eine Neuausstellung bitten. Wenn dies nicht möglich ist, wenden Sie sich an das Finanzamt.
Definition: Lohnsteuerbescheinigung
Beschäftigt ein Arbeitgebender sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmende, hat er dem Finanzamt einmal jährlich eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln. Gleichzeitig ist er verpflichtet, seinen Mitarbeitenden einen Ausdruck der Bescheinigung zukommen zu lassen.
Die Lohnsteuerbescheinigung dient vor allem als Nachweis dazu, wie und dass der Arbeitgeber seinen steuerlichen Pflichten zum Lohnsteuerabzug korrekt nachkommt.
Was ist der Unterschied zwischen Lohnsteuer und Einkommenssteuer?
Die Lohnsteuer wird vom Arbeitgeber an das Finanzamt abgeführt. Jedoch ist sie vom Arbeitnehmer zu entrichten und die Höhe wird durch die jeweilige Steuerklasse bestimmt. Somit betrifft die Lohnsteuer alle, die in einem Angestelltenverhältnis beschäftigt sind. Die Einkommenssteuer hingegen, betrifft alle, die nicht Angestellt, sondern eigenständig sind. Diese müssen dann auf ihre Einnahmen die Einkommenssteuer zahlen. Die jeweilige Höhe bestimmt der Steuertarif.
Inhalt der Lohnsteuerbescheinigung
Bis 2013 erfolgte die Mitteilung der Lohnsteuerabzüge über spezielle Papierkarten. Dieses Verfahren ist mittlerweile komplett digitalisiert. Die Informationen sind bei den Finanzbehörden in einer zentralen Datenbank gespeichert.
Erfasst sind hauptsächlich die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Diese sind auch unter dem Begriff ELStAM bekannt. Hierzu gehören beispielsweise:
- das Geburtsdatum
- die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)
- Steuerklasse
- Bruttoarbeitslohn
- Angaben zur Kirchensteuer
- Kinderfreibeträge
Bei der steuerlichen Identifikationsnummer (abgekürzt IdNr. oder Steuer-IdNr.) handelt es sich um eine elfstellige bundeseinheitliche Identifikationsnummer, die jede in Deutschland gemeldete Person für Steuerzwecke erhält.
Besitzt ein Angestellter noch keine Steuer-ID, lassen sich die Daten mithilfe der elektronischen Transfer-Identifikationsnummer zuordnen. Mit dieser auch eTIN genannten Nummer weiß das Finanzamt, um welchen Mitarbeitenden es sich handelt.
Bei Beamten tauchen außerdem die Versorgungsbezüge in dem Dokument auf. Diese erhalten Beamte im Ruhestand statt der gesetzlichen Rente. In Höhe des Versorgungsfreibetrages sind die Bezüge steuer- und sozialversicherungsfrei. Die Lohnsteuerbescheinigung ist beispielsweise hilfreich für die Steuererklärung.
Wann bekommen Arbeitnehmer ihre Bescheinigung?
Arbeitgeber müssen die elektronische Lohnsteuerbescheinigung bis Ende Februar des Folgejahres an das Finanzamt übermitteln. Die Arbeitnehmer erhalten ihren Ausdruck der Lohnsteuerbescheinigung daher in der Regel zusammen mit ihrer Lohnabrechnung für den Monat Februar - spätestens aber im April.
Endet ein Arbeitsverhältnis mitten im Jahr, erhalten Arbeitnehmende den Ausdruck kurz nach Vertragsende. Auch Bezieher von Arbeitslosengeld haben gegenüber dem Arbeitsamt einen Anspruch auf eine Lohnsteuerbescheinigung.
Beispiel: Lohnsteuerbescheinigung 2024
Die Lohnsteuerbescheinigung für 2024 müssen Arbeitgeber also bis spätestens zu Ende Februar 2025 an das Finanzamt übermitteln. In der Schlussfolgerung erhalten Arbeitnehmer ihre Lohnsteuerbescheinigung für 2024 mit ihrer Lohnabrechnung vom Februar 2025 oder aber spätestens im April 2025.
Lohnsteuerbescheinigung verloren? Das können Sie tun.
Wenn Sie Ihre Lohnsteuerbescheinigung verloren haben, müssen Sie zunächst Ihre Personalabteilung kontaktieren und um eine Kopie der Bescheinigung bitten. Die Personalabteilung sollte in der Lage sein, Ihnen eine Kopie auszuhändigen oder diese direkt an das Finanzamt zu senden.
Wenn Sie die Personalabteilung nicht kontaktieren können oder die Bescheinigung nicht mehr verfügbar ist, können Sie eine Ersatzbescheinigung beim Finanzamt beantragen.
Zur Beantragung einer Ersatzbescheinigung der Lohnsteuerbescheinigung benötigen Sie ein Formular mit dem Namen „Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug“. Dies ist als PDF aus dem Internet herunterzuladen.
In Ihrem Schreiben müssen Sie Ihren vollständigen Namen, Ihre Anschrift, Ihre Steueridentifikationsnummer, sowie den Zeitraum, für den Sie die Lohnsteuerbescheinigung benötigen und weitere Informationen angeben. Es ist wichtig, schnell zu handeln, da die Lohnsteuerbescheinigung für die Einreichung Ihrer Steuererklärung benötigt wird.
Fehlerhafte Lohnsteuerbescheinigung
Anders sieht es bei einer fehlerhaften Lohnsteuerbescheinigung aus. Der Arbeitgebende ist nicht berechtigt, Fehler selbst zu beheben. Wendet sich ein Arbeitnehmender wegen eines Fehlers in der Bescheinigung an ihn, nimmt der Arbeitgebende Kontakt mit dem Finanzamt auf. Dieses nimmt die erforderlichen Korrekturen vor. Da die Bescheinigung nicht rechtlich bindend ist, ist eine korrigierte Version jedoch nicht zwingend erforderlich.
Diese Aufbewahrungsfristen gelten für Arbeitgeber
Arbeitgebende sind verpflichtet, die Lohnsteuerbescheinigung mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren. Für Arbeitnehmende gibt es keine bestimmte Frist.
Die Bescheinigung dient jedoch vielen verschiedenen Zwecken. Im Alter hilft sie etwa bei der korrekten Berechnung der Rente. Bei einem Antrag auf Elterngeld oder BAföG für ein Kind ist sie ebenfalls erforderlich. Daher bietet es sich an, die Lohnsteuerbescheinigungen bis zum Renteneintritt aufzuheben.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Wer seine Steuererklärung online einreicht, kann die Lohnsteuerbescheinigung direkt über das ELSTER-Portal abrufen. Einfach bei ELSTER registrieren, mit dem Zertifikats-Login anmelden und im Bereich „Datenabruf“ die Option „Bescheinigungen abrufen“ wählen.
Tipp: Über ELSTER lassen sich auch Korrekturen der Lohnsteuerbescheinigung einsehen, wenn der Arbeitgeber eine neue Version übermittelt.
Das Finanzamt stellt die Lohnsteuerbescheinigung nur in Ausnahmefällen aus, z. B.: Wenn der Arbeitgeber nicht mehr existiert (z. B. Insolvenz), bei Verlust der originalen Bescheinigung und keiner Möglichkeit, diese erneut vom Arbeitgeber zu erhalten oder aber wenn die Daten über ELSTER nicht korrekt übermittelt wurden. Dafür kontaktieren Sie Ihr Finanzamt und geben die Steuer-ID mit dem betreffenden Steuerjahr durch.
Ja, wenn: Der Minijob individuell nach Lohnsteuerklasse versteuert wird (z. B. Steuerklasse I, V oder VI), der Arbeitgeber die Lohnsteuer nicht pauschal abführt oder ein Minijob neben einer Hauptbeschäftigung besteht (Steuerklasse VI).
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