Steuererklärung - Steckbrief zu Pflichten, Fristen & Tools
Wer muss eine Steuererklärung abgeben? Bis wann muss dies geschehen? Was muss beachtet werden? Rund um dieses Thema fallen viele Fragen an. Anlässlich der auch in diesem Herbst wieder anstehenden Steuererklärung ist es durchaus hilfreich, sich mit Abgabefristen, Pflichtveranlagung oder die Nutzung von ELSTER als elektronisches Steuerportal zu befassen. Wir klären auf
Das Wichtigste in Kürze
- Es müssen nicht alle eine Steuererklärung abgeben.
- Eine Steuererklärung abzugeben ist jedoch immer ratsam, da man häufig Geld zurück bekommt.
- Für verpflichtende Abgaben gilt generell der 31. Juli des jeweiligen Folgejahres als Abgabefrist.
Wer muss eine Steuererklärung abgeben?
Zunächst einmal wird unterschieden zwischen einer Pflichtveranlagung und einer freiwilligen Antragsveranlagung. Ob Sie verpflichtet sind, eine Steuererklärung einzureichen oder nicht, hängt von folgenden Faktoren ab.
Für Selbstständige, Landwirte und Gewerbetreibende besteht eine Steuererklärungspflicht.
Grundsätzlich besteht für Arbeitnehmende keine Pflicht der Einreichung, wenn keine Pflichtveranlagung vorliegt. Dennoch sollte eine freiwillige Einreichung Ihrer Steuererklärung immer in Erwägung gezogen werden. Sonst verzichten Sie möglicherweise auf Geld.
Pflichtveranlagung für Beschäftigte
Bei der Pflichtveranlagung ist der Arbeitnehmende gesetzlich dazu verpflichtet, dem Finanzamt eine Einkommensteuererklärung vorzulegen. Eine Pflichtveranlagung liegt beispielsweise vor, wenn:
- Im Kalenderjahr nebeneinander von mehreren Arbeitgebenden Lohn bezogen wurde. Somit wird nach Lohnsteuerklasse VI abgerechnet. Wichtig: Auch einkommensteuerpflichtige Nebeneinnahmen, wie z.B. Mieteinnahmen oder Renten, die nach Lohnsteuerabzug mehr als 410 Euro betragen, zählen hier dazu. Gleiches gilt für Kapitalerträge, auf die keine Abgeltungssteuer gezahlt wurde.
- Beim Finanzamt Freibeträge für den Lohnsteuerabzug beantragt wurden (z.B. Außergewöhnliche Belastungen oder Werbung). Im Folgejahr liegt dann eine Verpflichtung zur Abgabe der Steuererklärung vor.
- Bei Ehegatten, wenn einer von beiden nach Steuerklasse V oder VI besteuert wurde.
- Der Wohnsitz im Ausland ist und die unbeschränkte Steuerpflicht in Deutschland beantragt wurde.
Pflichtveranlagung für Unternehmen
Pflichtveranlagung für Unternehmen bedeutet, dass ein Unternehmen gesetzlich verpflichtet ist, jährlich bestimmte Steuererklärungen beim Finanzamt einzureichen und das unabhängig davon, ob Gewinne erzielt wurden oder nicht.
Die Abgabepflicht richtet sich nach der Rechtsform des Unternehmens: Kapitalgesellschaften wie GmbH oder UG müssen grundsätzlich immer Körperschaftsteuer-, Gewerbesteuer- und Umsatzsteuererklärungen sowie einen Jahresabschluss (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) einreichen. Auch Einzelunternehmen und Personengesellschaften (z. B. GbR, OHG) unterliegen der Pflichtveranlagung, sobald eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit ausgeübt wird. Sie müssen unter anderem eine Einkommensteuererklärung (mit Anlage G oder S), eine Umsatzsteuererklärung und ggf. eine Gewerbesteuererklärung abgeben.
Die Pflichtveranlagung gilt auch dann, wenn keine Umsätze oder Gewinne erzielt wurden, wenn das Finanzamt zur Abgabe auffordert oder wenn bestimmte steuerliche Sachverhalte vorliegen, etwa der Wunsch nach Verlustverrechnung. Die reguläre Frist zur Abgabe endet am 31. Juli des Folgejahres, mit steuerlicher Beratung verlängert sich diese bis zum 28. Februar des übernächsten Jahres.
Steuererklärung einfach erklärt von HRlab
Georg Salzmann von HRlab hat Ihnen in einem Video die Tipps & Tricks für die Steuererklärung anhand des Jahres 2022 einfach erklärt.
Welche Abgabefristen sollten beachtet werden?
Je nachdem ob Sie verpflichtet sind eine Steuererklärung abzugeben oder dies freiwillig tun, gelten unterschiedliche Fristen.
Verpflichtende Abgabe der Steuererklärung
Für verpflichtende Abgaben gilt generell der 31. Juli des jeweiligen Folgejahres.
Freiwillige Abgabe der Steuererklärung
In diesem Fall gilt die sogenannte Festsetzungsfrist. Das bedeutet, die Steuererklärung muss spätestens 4 Jahre nach Ende des Steuerjahres beim Finanzamt abgegeben werden.
Beispiel: Für das Steuerjahr 2022 wäre das erst der 31. Dezember 2026.
Können die Fristen der Steuerklärung verlängert werden?
Grundsätzlich ist dies möglich, wenn denn ein ausreichender Grund vorliegt. Die Entscheidung trifft hierbei das Finanzamt. Falls Sie merken, dass eine termingerechte Abgabe für Sie nicht möglich ist, sollten Sie umgehend mit ausreichender Begründung beim Finanzamt eine Verlängerung beantragen. In der Regel werden diese oftmals bewilligt.
Was passiert bei Verzug?
Wenn die Steuererklärung nicht termingerecht eingereicht wird, darf das Finanzamt zu Sanktionen greifen. Hierbei handelt es sich um den Verspätungszuschlag, welcher eine Geldstrafe darstellt. Darüber hinaus kann sogar noch Zwangsgeld oben drauf gesetzt werden. Deswegen: Steuererklärung pünktlich abgeben oder notfalls eine Verlängerung beantragen.
Steuererklärung in Unternehmen, was bedeutet das für HR?
Auch wenn die Einkommensteuererklärung in erster Linie eine individuelle Verpflichtung von Arbeitnehmenden ist, spielt das Personalwesen bei steuerlichen Themen im Unternehmen eine zentrale Rolle. Personalverantwortliche sind nicht nur dafür zuständig, die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt und fristgerecht umzusetzen – sie liefern zudem oft die steuerlich relevanten Grundlagen für die spätere Steuererklärung der Mitarbeitenden.
Ein typisches Beispiel ist die Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung, die automatisch zum Jahreswechsel generiert und an das Finanzamt übermittelt wird. Hier greifen moderne HR-Softwarelösungen mit integrierter Lohnabrechnung oft auf DATEV Schnittstellen zurück, um die relevanten Daten direkt elektronisch weiterzuleiten. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen.
Darüber hinaus liegen die Aufgaben der Pflichtveranlagung zwar häufig beim Steuerberater, doch eine digitale Zusammenarbeit mit der HR-Abteilung ist entscheidend: etwa beim Bereitstellen von Personalzahlen, steuerrelevanten Zahlungen oder Informationen zu betrieblichen Zusatzleistungen.
Lohnabrechnung und Steuererklärung, wie alles zusammenhängt
Die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört zu den zentralen Aufgaben von HR und sie bildet, wie oben beschrieben die Grundlage für zahlreiche steuerlich relevante Nachweise. Für Mitarbeitende ist die Lohnsteuerbescheinigung essenzieller Bestandteil ihrer privaten Steuererklärung. Gleichzeitig ist sie auch für das Finanzamt ein zentrales Dokument zur Berechnung der Steuerschuld.
Auch andere Informationen, wie z. B. steuerpflichtige Sachbezüge, geldwerte Vorteile, Firmenwagenregelungen oder Abzüge für vermögenswirksame Leistungen, werden über die Lohnabrechnung dokumentiert und später in die Steuererklärung eingebunden.
Gerade im Zusammenspiel mit dem Finanzamt kommt es auf formale Korrektheit, zeitliche Präzision und eine lückenlose digitale Dokumentation an. Fehlerhafte oder verspätete Übermittlungen können nicht nur die Steuererklärung verzögern, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Lohnabrechnung digitalisieren
Die Lohnabrechnung ist fundamentaler Bestandteil der Personalarbeit und mindestens einmal im Monat mit Aufwand für HR-Manager verbunden. Wie groß dieser Aufwand ist, hängt im Großteil damit zusammen, welche Programme genutzt werden und ob klare Prozesse etabliert wurden.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Im Rahmen der Steuererklärung fällt häufig der Begriff "ELSTER" - Wofür steht das eigentlich? ELSTER steht für „Elektronische Steuererklärung“ und ist die offizielle Online-Plattform der deutschen Finanzverwaltung, über die Steuerpflichtige ihre Steuerdaten digital an das Finanzamt übermitteln können.
Es handelt sich dabei um ein kostenloses Online-Portal, das sowohl von Privatpersonen, Unternehmen als auch Steuerberatern genutzt wird, um Steuererklärungen, Lohnsteueranmeldungen, Umsatzsteuer-Voranmeldungen und viele weitere Formulare elektronisch einzureichen.
Pflichtveranlagung bedeutet, dass man gesetzlich verpflichtet bist, eine Steuererklärung abzugeben – im Gegensatz zur Antragsveranlagung, bei der man das freiwillig tun kannt (z. B. um eine Erstattung zu holen).
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