Fahrtkostenzuschüsse 2026: Ratgeber für Arbeitgeber
Fahrtkostenzuschüsse bieten Ihnen als Arbeitgeber die Möglichkeit, Ihre Mitarbeitenden zu unterstützen und gleichzeitig steuerliche Vorteile zu nutzen. So stärken Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden und positionieren sich als attraktiven Arbeitgeber.
Das Wichtigste in Kürze
- Fahrtkostenzuschüsse sind eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers.
- Zuschüsse können pauschal mit 15 % versteuert werden; Sozialabgaben fallen nicht an.
- Arbeitgeberzuschüsse sind getrennt von der Pendlerpauschale zu betrachten, die Arbeitnehmer in der Steuererklärung geltend machen können.
Was ist ein Fahrtkostenzuschuss?
Fahrtkostenzuschüsse sind ein attraktives Extra für Ihre Mitarbeitenden. Denn: Ein Fahrtkostenzuschuss bezeichnet die freiwillige Leistung von Arbeitgebern an die Belegschaft, um die Fahrtkosten für deren Arbeitswege zu reduzieren.
Es gibt keine gesetzlich festgelegte steuerfreie Freigrenze für Fahrtkostenzuschüsse. Stattdessen können Arbeitgeber die Zuschüsse pauschal mit 15 % Lohnsteuer versteuern; Sozialabgaben fallen in diesem Fall nicht an. Die Höhe des Zuschusses kann dabei frei gestaltet werden, sollte aber transparent und nachvollziehbar sein, z. B. anhand der tatsächlich gefahrenen Kilometer oder der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel.
Hinweis: Die pauschale Versteuerung macht den Zuschuss für die Mitarbeitenden effektiv „netto“ steuerlich begünstigt, auch wenn er nicht formell steuerfrei ist.
Fahrtkostenzuschuss - so funktioniert’s
Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden einen Fahrtkostenzuschuss anbieten, können sie die Höhe frei gestalten. Der Zuschuss wird in der Regel pauschal mit 15 % Lohnsteuer versteuert; Sozialabgaben fallen nicht an.
Wichtig: Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Kilometerstaffelung (z. B. 30 Cent bis 20 km / 38 Cent ab 21 km) für Arbeitgeberzuschüsse. Viele Unternehmen orientieren sich aber an der Pendlerpauschale oder den tatsächlichen Fahrtkosten, um die Höhe fair und nachvollziehbar zu gestalten.
Beispiel für die Berechnung eines Zuschusses: Ein Arbeitgeber möchte die Fahrtkosten eines Mitarbeiters unterstützen, der 5 Tage pro Woche 25 km einfache Strecke zur Arbeit pendelt. Er legt einen pauschalen Zuschuss von 0,30 € pro Kilometer für die ersten 20 km und 0,38 € für die restlichen 5 km fest (freiwillige Orientierung an der Pendlerpauschale).
Monatliche Arbeitstage * (20 km * 0,30 € + 5 km * 0,38 €)
= 20 Tage * (6 € + 1,90 €)
= 20 * 7,90 €
= 158 € Zuschuss pro Monat
Dieser Betrag wird pauschal mit 15 % Lohnsteuer versteuert; Sozialabgaben entfallen.
Hinweis: Arbeitgeber können den Zuschuss alternativ auch als festen Monatsbetrag oder nach tatsächlichen Kosten gestalten. Die Pauschalversteuerung macht den Zuschuss für die Mitarbeitenden effektiv steuerlich begünstigt.
Was macht Fahrtkostenzuschüsse so attraktiv?
Die Vorteile eines steuerfreien Zuschusses für Arbeitgeber und Arbeitnehmer liegen auf der Hand. Denn Arbeitgeber erfahren so eine steuerliche Entlastung, weil der Zuschuss nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn gilt.
Und für Arbeitnehmer reduzieren sich die Fahrtkosten ohne Steuerlast, was im Umkehrschluss auch die Nettovergütung erhöht.
Wann sind Fahrtkosten bei Dienstreisen erstattungsfähig?
Bei Dienstreisen Ihrer Mitarbeiter können Sie Fahrtkosten steuerfrei erstatten, solange diese beruflich bedingt sind. Dazu zählen sowohl Fahrten mit dem privaten Pkw als auch die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (z. B. Zug, Bus, Taxi).
Für die private Pkw-Nutzung gilt:
- Die Erstattung kann nach dem gesetzlichen Kilometersatz von 0,30 € pro gefahrenen Kilometer erfolgen.
- Die gefahrenen Kilometer müssen nachgewiesen werden, z. B. durch Tankquittungen, Fahrkarten oder ein Fahrtenbuch.
Hinweis: Dienstreisen unterscheiden sich von täglichen Pendelwegen; die Pauschale für Dienstreisen gilt unabhängig von der Pendlerpauschale oder freiwilligen Arbeitgeberzuschüssen.
Pendlerpauschale oder Fahrtkostenzuschuss - wo liegt der Unterschied?
| Merkmal | Fahrtkostenzuschuss (Arbeitgeber) | Pendlerpauschale (Arbeitnehmer) |
|---|---|---|
| Wer zahlt | Arbeitgeber | Staat (über Steuererklärung) |
| Freiwilligkeit | Ja | Nein |
| Steuerliche Behandlung | Pauschal versteuert (15 %) | Abzug vom zu versteuernden Einkommen |
| Berechnung | Nach Vereinbarung des Arbeitgebers, z. B. anhand tatsächlicher Kosten oder Orientierung an Pendlerpauschale | 0,38 € pro Kilometer ab dem 1. km (ab 2026) |
Erklärung: Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers für den Arbeitsweg der Mitarbeitenden. Die Pendlerpauschale ist dagegen ein Steuerabzug, den Arbeitnehmer in der Steuererklärung geltend machen. Sie reduziert das zu versteuernde Einkommen.
Ab 1. Januar 2026 gilt die Pendlerpauschale einheitlich mit 0,38 € pro Kilometer ab dem ersten Kilometer, unabhängig von der Entfernung. Praxis-Tipp: Wenn Sie als Arbeitgeber Fahrtkostenzuschüsse zahlen, ist ein klärendes Gespräch mit Mitarbeitenden sinnvoll. So wissen alle, wie Zuschüsse und Pendlerpauschale zusammenwirken und Doppelabrechnungen vermieden werden.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Ja, Sie können pauschale Zuschüsse zahlen. Wichtig ist, dass sie die tatsächlichen Kosten nicht übersteigen.
Fahrtkosten beinhalten nicht nur die Anreise zur Arbeitsstätte mittels privatem oder Firmenfahrzeug, sondern auch die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel für den Weg zur Tätigkeitsstätte.
Nein, sie können auch auf freiwilliger Basis gewährt werden, sollten aber schriftlich dokumentiert sein.
Ja, sowohl Zuschüsse als auch Erstattungen können als Betriebsausgaben abgesetzt werden, sofern sie korrekt dokumentiert sind.
Ja, auch die Nutzung von Fahrrädern oder E-Bikes kann durch Zuschüsse gefördert werden.
Ja, Fahrtkostenzuschüsse müssen den tatsächlichen Kosten entsprechen. Lassen Sie sich Nachweise wie Kilometerabrechnungen oder ÖPNV-Tickets vorlegen.
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