Fahrtkostenzuschüsse: Der ultimative Ratgeber für Arbeitgeber
Fahrtkostenzuschüsse bieten Ihnen als Arbeitgeber die Möglichkeit, Ihre Mitarbeitenden zu unterstützen und gleichzeitig steuerliche Vorteile zu nutzen. So stärken Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden und positionieren sich als attraktiven Arbeitgeber.
Das Wichtigste in Kürze
- Fahrtkostenzuschüsse bezeichnen eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers.
- Seit 2024 hat sich die Freigrenze von 44€ auf 50€ erhöht.
- Fahrtkostenzuschuss ist Sache der Arbeitgeber. Pendlerpauschale ist Sache der Arbeitnehmer.
Was ist ein Fahrtkostenzuschuss?
Fahrtkostenzuschüsse sind ein attraktives Extra für Ihre Mitarbeitenden. Denn: Ein Fahrtkostenzuschuss bezeichnet die freiwillige Leistung von Arbeitgebern an die Belegschaft, um die Fahrtkosten für deren Arbeitswege zu reduzieren.
Ein steuerfreier Fahrtkostenzuschuss unterlag dabei bis 2023 der 44-€-Freigrenze. Das heißt in anderen Worten, dass monatlich bis zu 44€ Fahrtkostenzuschüsse steuerfrei gezahlt werden konnten.
Neue Grenze ab 2024: Ab 2024 hat sich diese Freigrenze allerdings auf 50 € monatlich erhöht. Unter der Voraussetzung, dass der Zuschuss nur für die tatsächlichen Fahrtkosten genutzt werden darf. Außerdem ist eine Zuordnung der Zahlungen (z. B. anhand von Kilometern) ist notwendig.
Fahrtkostenzuschuss - so funktioniert’s
Wenn Arbeitgeber sich dafür entscheiden, ihrer Belegschaft einen Fahrtkostenzuschuss anzubieten, dann erstatten Sie 30 Cent pro Kilometer bei einer einfachen Wegstrecke bis zu 20 Kilometer. Ab dem 21. Kilometer erstatten sie dann 38 Cent.
Beispiel für die Berechnung: Ein Mitarbeiter pendelt fünf Tage die Woche 25 km zur Arbeit und zurück. So setzt sich der entsprechende Fahrtkostenzuschuss zusammen:
Fahrtkostenzuschuss = Monatliche Arbeitstage * (km (einfache Fahrt <20) * 0,30 Euro + Kilometer (einfache Fahrt >21) * 0,38 Euro)
Daraus ergibt sich Also: 20 Arbeitstage * (20 Kilometer * 0,30 Euro + 5 Kilometer * 0,38 Euro) = 158 Euro
Wichtig zu wissen: Von dem resultierenden Betrag werden 15% Lohnsteuer abgeführt und alle Sozialabgaben entfallen.
Was macht Fahrtkostenzuschüsse so attraktiv?
Die Vorteile eines steuerfreien Zuschusses für Arbeitgeber und Arbeitnehmer liegen auf der Hand. Denn Arbeitgeber erfahren so eine steuerliche Entlastung, weil der Zuschuss nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn gilt.
Und für Arbeitnehmer reduzieren sich die Fahrtkosten ohne Steuerlast, was im Umkehrschluss auch die Nettovergütung erhöht.
Wann sind Fahrtkosten bei Dienstreisen erstattungsfähig?
Bei Dienstreisen Ihrer Mitarbeiter können Sie Fahrtkosten steuerfrei erstatten, solange diese beruflich bedingt sind. Dazu zählen sowohl Fahrten mit dem privaten Pkw als auch die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (z. B. Zug, Bus, Taxi).
Die Kilometersätze für die private Pkw-Nutzung gestaltet sich dabei so, dass der gesetzliche Kilometersatz 0,30 € pro gefahrenen Kilometer beträgt. Nachweisen lassen sich die gefahrenen Kilometer beispielsweise durch Tankquittungen, Tickets (z. B. Zug- oder Busfahrkarten) oder auch das Fahrtenbuch bei Nutzung eines privaten Fahrzeugs.
Pendlerpauschale oder Fahrtkostenzuschuss - wo liegt der Unterschied?
Beim Fahrtkostenzuschuss übernimmt der Arbeitgeber auf freiwilliger Basis die Fahrtkosten der Mitarbeitenden zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Bei der Pendlerpauschale müssen stattdessen Arbeitnehmer aktive werden. Denn es handelt sich um das Angebot vom Staat, bei dem Arbeitnehmer in Deutschland ihre Fahrtkosten steuerlich geltend machen können.
Heißt, Arbeitnehmer können ihre entstandenen Fahrtkosten im Jahr in ihrer Steuererklärung berücksichtigen und so ihr zu versteuerndes Bruttoentgelt reduzieren. Dabei gelten dieselben Grundlagen zur Berechnung wie beim Fahrtkostenzuschuss.
- 0,30 € pro Kilometer für die einfache Strecke.
- 0,38 € pro Kilometer ab dem 21. Kilometer (seit 2022).
Wichtig zu beachten: Wenn Sie als Arbeitgeber Fahrtkostenzuschüsse anbieten, reduziert sich die Pendlerpauschale für Mitarbeitende. Es macht also in jedem Fall Sinn, hier ein aufklärendes Gespräch mit den Mitarbeitenden zu führen, die diese Leistung in Anspruch nehmen.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Ja, Sie können pauschale Zuschüsse zahlen. Wichtig ist, dass sie die tatsächlichen Kosten nicht übersteigen.
Fahrtkosten beinhalten nicht nur die Anreise zur Arbeitsstätte mittels privatem oder Firmenfahrzeug, sondern auch die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel für den Weg zur Tätigkeitsstätte.
Nein, sie können auch auf freiwilliger Basis gewährt werden, sollten aber schriftlich dokumentiert sein.
Ja, sowohl Zuschüsse als auch Erstattungen können als Betriebsausgaben abgesetzt werden, sofern sie korrekt dokumentiert sind.
Ja, auch die Nutzung von Fahrrädern oder E-Bikes kann durch Zuschüsse gefördert werden.
Ja, Fahrtkostenzuschüsse müssen den tatsächlichen Kosten entsprechen. Lassen Sie sich Nachweise wie Kilometerabrechnungen oder ÖPNV-Tickets vorlegen.
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