Fahrtkostenzuschüsse: Pflichten des Arbeitgebers bei PKW und öffentlichen Verkehrsmittel
Fahrtkostenzuschüsse bieten Ihnen als Arbeitgeber die Möglichkeit, Ihre Mitarbeitenden zu unterstützen und gleichzeitig steuerliche Vorteile zu nutzen. So stärken Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden und positionieren sich als attraktiven Arbeitgeber.
Das Wichtigste in Kürze
- Fahrtkostenzuschüsse sind eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers.
- Zuschüsse können pauschal mit 15 % versteuert werden; Sozialabgaben fallen nicht an.
- Arbeitgeberzuschüsse sind getrennt von der Pendlerpauschale zu betrachten, die Arbeitnehmer in der Steuererklärung geltend machen können.
Was ist ein Fahrtkostenzuschuss?
Fahrtkostenzuschüsse sind ein attraktives Extra für Ihre Mitarbeitenden. Denn: Ein Fahrtkostenzuschuss bezeichnet die freiwillige Leistung von Arbeitgebern an die Belegschaft, um die Fahrtkosten für deren Arbeitswege zu reduzieren.
Gesetzliche Regelungsn
Es gibt keine gesetzlich festgelegte steuerfreie Freigrenze für Fahrtkostenzuschüsse. Stattdessen können Arbeitgeber die Zuschüsse pauschal mit 15 % Lohnsteuer versteuern; Sozialabgaben fallen in diesem Fall nicht an. Die Höhe des Zuschusses kann dabei frei gestaltet werden, sollte aber transparent und nachvollziehbar sein, z. B. anhand der tatsächlich gefahrenen Kilometer oder der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel.
Hinweis: Die pauschale Versteuerung macht den Zuschuss für die Mitarbeitenden effektiv „netto“ steuerlich begünstigt, auch wenn er nicht formell steuerfrei ist.
Fahrtkostenzuschuss: Ein Berrechnungsbeispiel
Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden einen Fahrtkostenzuschuss anbieten, können sie die Höhe frei gestalten. Der Zuschuss wird in der Regel pauschal mit 15 % Lohnsteuer versteuert; Sozialabgaben fallen nicht an.
Wichtig: Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Kilometerstaffelung (z. B. 30 Cent bis 20 km / 38 Cent ab 21 km) für Arbeitgeberzuschüsse. Viele Unternehmen orientieren sich aber an der Pendlerpauschale oder den tatsächlichen Fahrtkosten, um die Höhe fair und nachvollziehbar zu gestalten.
Beispiel für die Berechnung eines Zuschusses: Ein Arbeitgeber möchte die Fahrtkosten eines Mitarbeiters unterstützen, der 5 Tage pro Woche 25 km einfache Strecke zur Arbeit pendelt. Er legt einen pauschalen Zuschuss von 0,30 € pro Kilometer für die ersten 20 km und 0,38 € für die restlichen 5 km fest (freiwillige Orientierung an der Pendlerpauschale).
Monatliche Arbeitstage * (20 km * 0,30 € + 5 km * 0,38 €)
= 20 Tage * (6 € + 1,90 €)
= 20 * 7,90 €
= 158 € Zuschuss pro Monat
Dieser Betrag wird pauschal mit 15 % Lohnsteuer versteuert; Sozialabgaben entfallen.
Hinweis: Arbeitgeber können den Zuschuss alternativ auch als festen Monatsbetrag oder nach tatsächlichen Kosten gestalten. Die Pauschalversteuerung macht den Zuschuss für die Mitarbeitenden effektiv steuerlich begünstigt.
Was macht Fahrtkostenzuschüsse so attraktiv?
Die Vorteile eines steuerfreien Zuschusses für Arbeitgeber und Arbeitnehmer liegen auf der Hand. Denn Arbeitgeber erfahren so eine steuerliche Entlastung, weil der Zuschuss nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn gilt. Und für Arbeitnehmer reduzieren sich die Fahrtkosten ohne Steuerlast, was im Umkehrschluss auch die Nettovergütung erhöht.
Fahrtkosten bei Dienstreisen: Regelungen zur steuerfreien Erstattung
Bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit (Dienstreise) Ihrer Mitarbeitenden können Sie die anfallenden Fahrtkosten komplett steuerfrei erstatten. Die gesetzliche Grundlage hierfür bildet das Einkommensteuergesetz (EStG).
Kilometerpauschale bei privater Pkw-Nutzung Nutzen Angestellte ihren privaten Pkw für dienstliche Fahrten, kann die Erstattung über die gesetzliche Kilometerpauschale abgerechnet werden:
- Pkw-Pauschale: Es gilt ein fester Satz von 0,30 € pro gefahrenem Kilometer.
Erstattung von Tickets und ÖPNV Bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (Zug, Bus, Flugzeug) oder eines Taxis ist die steuerfreie Erstattung in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen zulässig. Als Nachweis müssen die Original-Fahrkarten oder Rechnungen digital oder physisch zur Reisekostenabrechnung eingereicht werden.
Wichtige Abgrenzung: Dienstreisen (Auswärtstätigkeiten) sind strikt von den täglichen Wegen zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte zu trennen. Während für den Arbeitsweg der (pauschalierte) Fahrtkosten-Zuschuss greift, sind Dienstreisen über die Reisekostenabrechnung abzuwickeln. Eine Doppelabrechnung ist unzulässig.
Pendlerpauschale oder Fahrtkostenzuschuss - wo liegt der Unterschied?
| Merkmal | Fahrtkostenzuschuss (Arbeitgeber) | Pendlerpauschale (Arbeitnehmer) |
|---|---|---|
| Wer zahlt | Arbeitgeber | Staat (über Steuererklärung) |
| Freiwilligkeit | Ja | Nein |
| Steuerliche Behandlung | Pauschal versteuert (15 %) | Abzug vom zu versteuernden Einkommen |
| Berechnung | Nach Vereinbarung des Arbeitgebers, z. B. anhand tatsächlicher Kosten oder Orientierung an Pendlerpauschale | 0,38 € pro Kilometer ab dem 1. km (ab 2026) |
Erklärung: Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers für den Arbeitsweg der Mitarbeitenden. Die Pendlerpauschale ist dagegen ein Steuerabzug, den Arbeitnehmer in der Steuererklärung geltend machen. Sie reduziert das zu versteuernde Einkommen.
Ab 1. Januar 2026 gilt die Pendlerpauschale einheitlich mit 0,38 € pro Kilometer ab dem ersten Kilometer, unabhängig von der Entfernung. Praxis-Tipp: Wenn Sie als Arbeitgeber Fahrtkostenzuschüsse zahlen, ist ein klärendes Gespräch mit Mitarbeitenden sinnvoll. So wissen alle, wie Zuschüsse und Pendlerpauschale zusammenwirken und Doppelabrechnungen vermieden werden.
FAQ
Kann ich Fahrtkosten pauschal erstatten?
Ja, Sie können pauschale Zuschüsse zahlen. Wichtig ist, dass sie die tatsächlichen Kosten nicht übersteigen.
Was fällt unter Fahrtkosten?
Fahrtkosten beinhalten nicht nur die Anreise zur Arbeitsstätte mittels privatem oder Firmenfahrzeug, sondern auch die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel für den Weg zur Tätigkeitsstätte.
Muss ich Fahrtkostenzuschüsse im Arbeitsvertrag regeln?
Nein, sie können auch auf freiwilliger Basis gewährt werden, sollten aber schriftlich dokumentiert sein.
Sind Fahrtkosten Betriebsausgaben?
Ja, sowohl Zuschüsse als auch Erstattungen können als Betriebsausgaben abgesetzt werden, sofern sie korrekt dokumentiert sind.
Können Fahrtkosten für Fahrräder erstattet werden?
Ja, auch die Nutzung von Fahrrädern oder E-Bikes kann durch Zuschüsse gefördert werden.
Gibt es eine Nachweispflicht bei Zuschüssen?
Ja, Fahrtkostenzuschüsse müssen den tatsächlichen Kosten entsprechen. Lassen Sie sich Nachweise wie Kilometerabrechnungen oder ÖPNV-Tickets vorlegen.
