Urlaubsrückstellung: Was bedeutet das für den Arbeitgeber?

Was ist eine Urlaubsrückstellung?

In vielen Fällen kommt es dazu, dass der Urlaubsanspruch vor Ende des Kalenderjahres noch nicht vollständig genommen werden konnte. In diesem Fall können verbleibende Urlaubstage in der Regel in das Folgejahr übertragen werden. Sie müssen dann allerdings innerhalb der ersten 3 Monate des neuen Jahres wahrgenommen werden.

Damit Urlaubstage in das neue Jahr übertragen werden können, muss der Arbeitgeber eine Rückstellung bilden. Sprich alle nicht beanspruchten Urlaubstage werden bilanziell in das folgende Jahr übertragen, für die dann wiederum in dem laufenden Jahr eine Rückstellung gebildet werden muss.

Urlaubsrückstellung und Urlaubsabgeltung?

Der Begriff der Urlaubsabgeltung sollte unter keinen Umständen mit einer Urlaubsrückstellung verwechselt werden. Die Urlaubsabgeltung bedeutet nämlich, dass im Falle der Beendigung des Arbeitsverhältnisses die nicht in Anspruch genommenen Urlaubstage abgegolten werden. Dies wird in § 7 Abs. 4 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) wie folgt geregelt:

"Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten."

Das heißt: offene Urlaubstage werden ausbezahlt.

Bei der Urlaubsrückstellung hingegen handelt es sich nicht um einen Urlaubsanspruch, der nicht mehr wahrgenommen werden kann. Stattdessen wird die Rückstellung in Form von Urlaubstagen, die ins Folgejahr übertragen werden, festgehalten. Eine Auszahlung findet entsprechend keine Anwendung.

Wie berechnet man die Urlaubsrückstellung?

Wie hoch der Betrag der Urlaubsrückstellung ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

• Die Bezahlung des Arbeitnehmenden

• Die Anzahl der Tage, die dem Arbeitnehmenden als Resturlaub zustehen

Der Betrag der Rückstellung entspricht also der Geldsumme der offenen Urlaubstage und fällt folglich für jeden Mitarbeitenden unterschiedlich hoch aus.

Für die tatsächliche Berechnung der Urlaubsrückstellung gibt es zwei Methoden. Für welche Methode sich der Arbeitgeber entscheidet, ist ihm überlassen. Aber einmal entschieden steht gesetzlich fest, dass die ausgewählte Methode beibehalten werden muss (§ 252 (1) Nr. 6 HGB).

Individualberechnung

Die Individualberechnung basiert auf dem Stundenlohn und dem Arbeitszeitmodell der jeweiligen Arbeitnehmenden. Resturlaubstage werden mit dieser Methode abhängig vom Arbeitszeitmodell in Arbeitsstunden umgerechnet. Als Stundenlohn wird der Betrag vor Steuer herangezogen.

Erst nachdem Anteile des Arbeitgebers wie die Sozialversicherung etc. inkludiert wurden, kann der Urlaubsrückstellung ein finanzieller Wert zugeordnet werden. Für diese Art der Berechnung gibt es auch Rechner, die online genutzt werden können.

Ein Rechenbeispiel für die Individualberechnung könnte wie folgt aussehen:

Ayla ist als Grafikdesignerin tätig und hat ein Jahresgehalt von 45.000,00€. Zusätzlich erhält sie jährlich 2.500,00€ Weihnachtsgeld. Des Weiteren sind noch die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und gegebenenfalls weitere Lohnnebenkosten zu beachten, um das maßgebliche Urlaubsentgelt zu berechnen.

45.000,00€ Jahresgehalt vor Steuern +2.500,00€ Weihnachtsgeld +5.000,00€ Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung = 52.500€ Maßgebliches Urlaubsentgelt

Ayla arbeitet im Vollzeitmodell fünf Tage die Woche. Sie kommt im Jahr auf 260 Arbeitstage (5 Tage x 52 Wochen). Wenn gesetzliche Feiertage abgezogen werden, beläuft sich Ihre Arbeitszeit auf 250 Tage. Der Resturlaub von Ayla beträgt 12 Tage.

Um die Rückstellung nun berechnen zu können muss wie folgt vorgegangen werden: 52.500,00€ maßgebliches Urlaubsentgelt/250 Arbeitstage * 12 Resturlaubstage = 2.496,00€ Der Arbeitgeber von Ayla muss eine Urlaubsrückstellung von 2.496,00€ bilden. Die zuständige Abteilung des Unternehmens muss diese Angabe in die Bilanz mit aufnehmen.

Durchschnittsberechnung

In der Durchschnittsberechnung der Urlaubsrückstellungen wird auf ähnliche Weise vorgegangen. Der größte Unterschied: Hierbei werden nicht die individuellen Werte, sondern die Durchschnittswerte herangezogen.

Der Arbeitgeber teilt die Arbeitnehmenden in einzelne Segmente ein und zieht die durchschnittlichen Werte der Lohn- und Gehaltsabrechnungen je nach Arbeitszeitmodell heran.

Für gewöhnlich wird bei der Durchschnittsberechnung der Durchschnitt für die jeweiligen Abteilungen berechnet. Der Grund hierfür ist, dass für einzelne Segmente oder verschiedene Abteilungen spezifische Besonderheiten existieren, denen eine unternehmensweite Durchschnittsberechnung nicht gerecht wird. Ein Beispiel für diese abweichenden Besonderheiten ist das Weihnachtsgeld, das nicht immer für alle Arbeitnehmenden anfällt.

Ein Rechenbeispiel für die Durchschnittsberechnung kann wie folgt aussehen:

1.Schritt: Der Arbeitnehmer bildet ein Segment beispielsweise aus 3 Mitarbeiterinnen, deren gesamtes Urlaubsentgelt er zunächst berechnet.

Segment 1: 52.000,00€ Katharina 49.000,00€ Elvana 44.000,00€ Valentina

Gesamtentgelt = 145.000,00€

2. Schritt: Im nächsten Schritt wird das durchschnittliche maßgebende Urlaubsentgelt ermittelt.

145.000,00€ (Gesamtentgelt) / 3 (Anzahl der Mitarbeitenden) = 48.333,30€ (Durchschnittliches maßgebendes Urlaubsentgelt)

3. Schritt: Um nun das durchschnittliche Urlaubsentgelt pro Tag zu ermitteln, muss durch die Anzahl der durchschnittlich anzusetzenden Arbeitstage geteilt werden.

48.333,30€ (Durchschnittliches maßgebendes Urlaubsentgelt) / 250 (Tage) = 193,30€ (Durchschnittliches Urlaubsentgelt pro Tag)

4. Schritt: Abschließend muss dieser Betrag mit der Summe der Resturlaubstage der Arbeitnehmer:innen multipliziert werden.

Beispielsweise können die Resturlaubstage wie folgt zusammengetragen werden.

10 Resturlaubstage Katharina 5 Resturlaubstage Elvana 7 Resturlaubstage Valentina

Gesamt Resturlaubstage = 22

193,30€ (Durchschnittliches Urlaubsentgelt pro Tag) x 22 (Gesamt Resturlaubstage) = 4.252,60€ (Rückstellung Steuerbilanz für das Segment 1)

Die Durchschnittsberechnung ist zwar die ungenauere Methode, da sie eben von den durchschnittlichen und nicht den exakten Werten ausgeht, dafür aber die einfachere. Besonders in großen Unternehmen findet diese Methode häufig Verwendung.

Wie löst man eine Urlaubsrückstellung auf?

Die Urlaubsrückstellungen, die mit in die Bilanz aufgenommen worden sind, müssen natürlich auch wieder aufgelöst werden. Die Auflösung kann jedoch abhängig von der Situation unterschiedlich umgesetzt werden.

• Falls die gebildete Urlaubsrückstellung die anfallende Auszahlung übersteigt, muss der Teil des Betrages, der zu viel ist, als sonstiger betrieblicher Ertrag gebucht werden.
• Wenn die Urlaubsrückstellung den auszuzahlenden Betrag unterschreitet, muss ein zusätzlicher betrieblicher Aufwand gebucht werden
• Im Idealfall stimmt die Rückstellung des Urlaubs mit dem ausbezahlten Betrag überein. Somit wäre die Auflösung erfolgsneutral.