Urlaubsrückstellung bilden & berechnen
Wenn der Urlaubsanspruch nicht vor dem Ende des Kalenderjahres in Anspruch genommen wird, können Urlaubstage zwar ins neue Jahr mitgenommen werden. Dazu muss der Arbeitgeber allerdings Urlaubsrückstellungen bilden.
Das Wichtigste in Kürze
- Verbleibende Urlaubstage, die in das Folgejahr übertragen werden, müssen innerhalb der ersten 3 Monate des neuen Jahres wahrgenommen werden.
- Urlaubsrückstellung bedeutet: Die nicht beanspruchten Urlaubstage bilden in dem laufenden Jahr eine Rückstellung und werden bilanziell in das folgende Jahr übertragen.
- Die Berechnung der Urlaubsrückstellung mit der Individualberechnung ist deutlich genauer und bezieht sich auf jeden Einzelfall. Die Durchschnittsberechnung hingegen teilt Mitarbeitende in Segmente ein und berechnet die Rückstellungen darüber.
- Nicht zu verwechseln mit der Urlaubsabgeltung: Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen und noch Urlaubstage haben, wird der Urlaub abgegolten.
Was ist eine Urlaubsrückstellung?
Oft kommt es dazu, dass der Urlaubsanspruch vor Ende des Kalenderjahres noch nicht vollständig genommen wurde. Für diesen Fall können Arbeitgeber anbieten, dass verbleibende Urlaubstage in das Folgejahr übertragen werden können.
Damit Urlaubstage in das neue Jahr übertragen werden können, muss der Arbeitgeber eine Urlaubsrückstellung bilden. Sprich, alle nicht beanspruchten Urlaubstage werden bilanziell in das folgende Jahr übertragen, für die dann wiederum in dem laufenden Jahr eine Rückstellung gebildet werden muss.
Wichtig zu wissen: Urlaubstage, die in das Folgejahr übertragen werden, müssen dann allerdings innerhalb der ersten 3 Monate des neuen Jahres wahrgenommen werden. Sonst verfallen die Tage.
Wie bildet man eine Rückstellung?
Die rechtliche Grundlage für eine Urlaubsrückstellung bildet §7 im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Darin is festgelegt, dass Urlaubstage zwar im laufenden Jahr genommen werden müssen, aber auch in die ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahres übertragen werden können.
Der buchhalterischen Prozess läuft folgendermaßen ab: Noch offene Urlaubstage werden vom Arbeitgeber zum Bilanzstichtag in der Jahresbilanz und in der Finanzabteilung als "Aufwandskosten an Rückstellungen" verbucht. Welche genauen Fristen für Ihr Unternehmen gilt ist abhängig von der Größe des Unternehmens und natürlich der Rechtsform.
Aber in jedem Fall stellt die Urlaubsrückstellung für Arbeitgeber eine ungewisse Verbindlichkeit dar. Denn ob Angestellte sie in Anspruch nehmen oder nicht, kann nicht kalkuliert werden. Außerdem reduziert sich der Gewinn des Abschlussjahres um den Betrag der Urlaubsrückstellung und dieser Betrag fließt über die Position Rückstellung in das neue Geschäftsjahr.
Wie berechnet man die Urlaubsrückstellung?
Wie hoch der Betrag der Urlaubsrückstellung ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab.
- Die Bezahlung des Arbeitnehmenden
- Die Anzahl der Tage, die dem Arbeitnehmenden als Resturlaub zustehen
Der Betrag der Rückstellung entspricht also der Geldsumme der offenen Urlaubstage und fällt folglich für jeden Mitarbeitenden unterschiedlich hoch aus.
Für die tatsächliche Berechnung der Urlaubsrückstellung gibt es zwei Methoden. Für welche Methode sich der Arbeitgeber entscheidet, ist ihm überlassen. Aber einmal entschieden steht gesetzlich fest, dass die ausgewählte Methode beibehalten werden muss (§ 252 (1) Nr. 6 HGB).
Anwendung der Individualberechnung
Die Individualberechnung basiert auf dem Stundenlohn und dem Arbeitszeitmodell der jeweiligen Arbeitnehmer. Resturlaubstage werden mit dieser Methode in Arbeitsstunden umgerechnet. Als Stundenlohn wird der Betrag vor Steuer herangezogen.
Denn erst nachdem Anteile des Arbeitgebers wie die Sozialversicherung etc. inkludiert wurden, kann der Urlaubsrückstellung ein finanzieller Wert zugeordnet werden. Für diese Art der Berechnung gibt es auch Rechner, die online genutzt werden können.
Beispiel für die Individualberechnung
Ayla hat als Grafikdesignerin tätig ein Jahresgehalt von 45.000€ und erhält zusätzlich jährlich 2.500€ Weihnachtsgeld. Dazu kommen Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und gegebenenfalls weitere Lohnnebenkosten in Höhe von 5.000€. Das zusammen ergibt 52.000€.
Ayla arbeitet außerdem fünf Tage die Woche und kommt im Jahr auf 250 Arbeitstage nach Abzug der gesetzlichen Feiertage. In diesem Beispiel beträgt der Resturlaub von Ayla 12 Tage.
Um die Rückstellung nun zu berechnen, muss wie folgt vorgegangen werden:
- 52.500€ / 250 Arbeitstage x 12 Resturlaubstage = 2.496€ Urlaubsrückstellung
Der Arbeitgeber von Ayla muss also eine Urlaubsrückstellung von 2.496€ bilden und diesen Betrag in die Bilanz mit aufnehmen.
Anwendung der Durchschnittsberechnung
Mit der Durchschnittsberechnung wird die Urlaubsrückstellungen zwar ähnlich berechnet, aber hierbei werden nicht die individuellen Werte, sondern die Durchschnittswerte herangezogen.
Das heißt, der Arbeitgeber teilt die Arbeitnehmer in einzelne Segmente ein und zieht die durchschnittlichen Werte der Lohn- und Gehaltsabrechnungen je nach Arbeitszeitmodell heran.
Für gewöhnlich bezieht sich die Durchschnittsberechnung auf den Durchschnitt für die jeweiligen Abteilungen. Denn ein unternehmensweiter Durchschnitt wäre zu allgemein gefasst und würde den jeweiligen Rahmenbedingungen nicht gerecht werden.
Beispiel für die Durchschnittsberechnung
Zunächst bildet der Arbeitnehmer die Segmente innerhalb der Firma. In diesem Beispiel beziehen wir uns auf das Segment der Marketingabteilung, die aus 3 Mitarbeiterinnen besteht. Basierend auf deren Jahresgehältern berechnet man also das Gesamtentgelt dieses Segmentes.
- 52.000€ Katharina
- 49.000€ Elvana
- 44.000€ Valentina
- Entspricht einem Gesamtentgelt von 145.000,00€
- Entspricht einem durchschnittlichen Entgelt von 48.333,30€ pro Person
Um nun das durchschnittliche Urlaubsentgelt pro Tag zu ermitteln, muss durch die Anzahl der durchschnittlich anzusetzenden Arbeitstage geteilt werden. Auch hier gehen wir von 250 Arbeitstagen im laufenden Jahr aus.
- 48.333,30€ / 250 (Tage) = 193,30€ Durchschnittliches Urlaubsentgelt pro Tag
Abschließend wird dieser Betrag mit der Summe der Resturlaubstage der Arbeitnehmer:innen multipliziert.
- Katharina hat 10 Resturlaubstage
- Elvana hat 5 Resturlaubstage
- Valentina hat 7 Resturlaubstage
Das ergibt insgesamt 22 Resturlaubstage und daraus ergibt sich:
- 193,30€ x 22 Resturlaubstage = 4.252,60€ Urlaubsrückstellung für dieses Segment
Die Durchschnittsberechnung ist zwar die ungenauere Methode, da sie eben von den durchschnittlichen und nicht den exakten Werten ausgeht, dafür aber die einfachere. Besonders in großen Unternehmen findet diese Methode deswegen häufig Verwendung.
Wie löst man eine Urlaubsrückstellung auf?
Die Urlaubsrückstellungen, die mit in die Bilanz aufgenommen worden sind, müssen natürlich auch wieder aufgelöst werden. Die Auflösung kann jedoch abhängig von der Situation unterschiedlich umgesetzt werden.
- Falls die gebildete Urlaubsrückstellung die anfallende Auszahlung übersteigt, muss der Teil des Betrages, der zu viel ist, als sonstiger betrieblicher Ertrag gebucht werden.
- Wenn die Urlaubsrückstellung den auszuzahlenden Betrag unterschreitet, muss ein zusätzlicher betrieblicher Aufwand gebucht werden
- Im Idealfall stimmt die Rückstellung des Urlaubs mit dem ausbezahlten Betrag überein. Somit wäre die Auflösung erfolgsneutral.
Unterschied zwischen Rückstellung und Abgeltung
Der Begriff der Urlaubsabgeltung sollte unter keinen Umständen mit einer Urlaubsrückstellung verwechselt werden. Die Urlaubsabgeltung bedeutet nämlich, dass im Falle der Beendigung des Arbeitsverhältnisses die nicht in Anspruch genommenen Urlaubstage abgegolten werden.
Dies wird in § 7 Abs. 4 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) wie folgt geregelt: "Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, so ist er abzugelten." Das heißt: Offene Urlaubstage werden ausbezahlt.
Bei der Urlaubsrückstellung hingegen handelt es sich nur um einen Urlaubsanspruch, der das laufende über nicht mehr wahrgenommen werden kann. Die Rückstellung wird dann also in Form von Urlaubstagen, die ins Folgejahr übertragen werden, festgehalten und eine Auszahlung findet entsprechend keine Anwendung.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Laut § 5 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz (BurlG) kann der Arbeitgeber das Urlaubsentgelt für den Urlaub, der bereits zu viel genommen wurde, nicht zurückfordern. Das kommt vor allem im Zusammenhang mit Kündigungen vor. Denn es kann natürlich sein, dass der Großteil des Jahresurlaubs in der ersten Hälfte des Jahres genommen wurde. Verlässt die Mitarbeiterin nun im August das Unternehmen, ist sie nicht dazu verpflichtet die bereits genommenen Urlaubstage auszugleichen oder zurückzuerstatten.
Für die Urlaubsrückstellung nach Handelsrecht wird der Wert der Rückstellung auf die tatsächlich zu leistenden Arbeitstage des Folgejahres verteilt. Sprich, Feiertage und Urlaubstage sowie zu erwartende Krankheitstage werden von der Gesamtzahl der Arbeitstage abgezogen. Mit einer Restlaufzeit von weniger als 12 Monaten muss nach § 253 Abs. 2 Satz 1 HGB keine Abzinsung stattfinden.
Laut Bundesfinanzhof wird Urlaub unter dem Begriff "Erfüllungsrückstand" in Höhe des entsprechenden Urlaubsentgelts zurückgestellt. Anders als im Handelsrecht wird hier zur Vereinfachung der Berechnung üblicherweise bei einer 5-Tage Woche mit 250 Arbeitstagen gerechnet. Mit einer Restlaufzeit der Rückstellung von weniger als 12 Monaten muss nach § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e EStG keine Abzinsung vorgenommen werden.
Die Urlaubsrückstellung erlaubt es Mitarbeitenden, ihren Resturlaub im Folgejahr zu nutzen. Damit Urlaubstage in das neue Jahr übertragen werden können, muss der Arbeitgeber eine Rückstellung bilden. Sprich alle nicht beanspruchten Urlaubstage werden bilanziell in das folgende Jahr übertragen, für die dann wiederum in dem laufenden Jahr eine Rückstellung gebildet werden muss.
Entweder nutzen Arbeitgebende die Individual- oder die Durchschnittsberechnung. In beiden Fällen ist das Prinzip dasselbe: Der Betrag der Urlaubsrückstellung hängt von der Höhe des Jahresgehalts und der Anzahl der Resturlaubstage ab.
Laut §7 des Bundesurlaubsgesetzes ist die Mitnahme von Urlaubstagen in das Folgejahr unter bestimmten Bedingungen möglich aber nicht verpflichtend. Um Urlaubstage in das nächste Jahr übertragen zu können, sind Unternehmen verpflichtet, Urlaubsrückstellungen zu bilden.
Disclaimer
Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass die Inhalte unser Internetseite einem unverbindlichen Informationszweck dient und entsprechend keiner offiziellen Rechtsberatung gleichkommt. Das beinhaltet auch Beiträge zu rechtlichen HR-Themen, deren Inhalt eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung nicht ersetzt. Aus diesem Grund sind alle angebotenen Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Die Inhalte unserer Internetseite werden allerdings mit größter Sorgfalt recherchiert.