Workation: Der Trend, der nicht mehr wegzudenken ist

Herausforderungen für die HR beim Thema Workation

Workations – die begriffliche Kombination aus Remote Work und Vacation – sind mittlerweile für viele Mitarbeitende eine attraktive Möglichkeit, berufliche Aufgaben mit einem Tapetenwechsel zu verbinden.

Für Personalabteilungen bringt der Workation-Trend einige administrative Herausforderungen mit sich. Denn sie spielen eine entscheidende Rolle bei der Einführung und Regelung von Workations und sollten klare Richtlinien erstellen, die individuell und schriftlich festgehalten werden.

Zu den wichtigsten Punkten zählen die Erreichbarkeit während der Workation, insbesondere bei Zeitverschiebungen, die zeitliche Befristung, also wie lange eine Workation dauern darf, eine eventuelle Kostenerstattung, sowie natürlich steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte und die Rückkehrpflicht.

Rechtliche und steuerliche Aspekte bei Workations

Im Allgemeinen wird häufig die Regelung eingeführt, dass Workations auf den europäischen Raum (inklusive der Schweiz) und auf vier Wochen pro Jahr begrenzt sind. Diese geografische Begrenzung erleichtert die rechtliche Umsetzung, da die Mitarbeitenden weiterhin unter das deutsche Steuer- und Sozialversicherungsrecht fallen.

Für diesen Fall beantragt das HR-Management in der Regel eine A1-Bescheinigung bei der Krankenkasse für eine vorübergehende Entsendungsbescheinigung. So sind Mitarbeitende im europäischen Ausland rechtlich abgesichert.

Komplizierter wird es, wenn die Workation außerhalb der EU stattfinden soll. In diesen Fällen muss das Unternehmen das Sozialversicherungsabkommen mit dem jeweiligen Land prüfen und rechtliche Beratung hinzuziehen.

Wie überzeugt man HR und Führungskräfte von Workations?

Grundsätzlich gilt: Workations bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Arbeitgebermarke zu stärken und Talente zu binden. Und wenn Mitarbeitende im Homeoffice produktiv arbeiten, spricht aus HR- und Führungsperspektive nichts dagegen, dass diese Personen auch während einer Workation effektiv arbeiten.

Studien belegen außerdem, dass Workations positive Effekte auf Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit haben, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen. Tatsächlich kann das Angebot von Workations sogar die Leistung der Mitarbeitenden steigern, was dem Unternehmen langfristig zugutekommt.

Auch im Hinblick auf Recruiting sind Workations ein Pluspunkt: Bewerber interessieren sich zunehmend für die Flexibilität, die ein Unternehmen bietet. Mit Workations können Unternehmen qualifizierte Talente anziehen, die nicht nur nach Homeoffice-Möglichkeiten, sondern auch nach der Möglichkeit für einen flexiblen Arbeitsplatz suchen.

Vorbereitung auf eine Workation

Workations bieten die Gelegenheit, nach Feierabend eine neue Umgebung zu entdecken und interessante Leute kennenzulernen. Bei der Auswahl des Workation-Ziels sollte man sich vorher überlegen:

• Welche Art von Unterkunft ist gewünscht? Soll es ein Co-Living-Space oder ein privates Airbnb sein?
• Wer ist die Zielgruppe in den Co-Living-Spaces? Eine ähnliche Lebenssituation und Arbeitsweise kann die Erfahrung vor Ort bereichern.
• Gibt es eine stabile Internetverbindung und geeignete Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten?
• Wie ist die Infrastruktur vor Ort? Gibt es Ärzte oder Krankenhäuser in der Nähe?
• Welches Klima und welche Umgebung wünscht man sich?

Die Workation-Packliste

• Laptop und Ladegerät
• Mobiler Hotspot für zuverlässiges Internet
• Auslandskrankenversicherung (auch für die EU)
• VPN für sicheres Arbeiten, besonders bei sensiblen Daten
• Timetracking-App für strukturierte Arbeitszeiten

Konkrete Tipps für die Umsetzung

Für HR: In Unternehmen mit Betriebsrat empfiehlt es sich, eine Betriebsvereinbarung zu Workations zu treffen. Um sich die Umsetzung leichter zu machen, sollten die Workations zunächst auf Europa beschränkt werden. Und dann gilt in der praktischen Umsetzung mit den einzelnen Mitarbeitenden: Einmal alle wichtigen Punkte wie Dauer, Erreichbarkeit etc. übersichtlich festhalten und das immer auch konkret verschriftlichen.

Für Mitarbeitende: Bevor die Reise beginnt, sollten die Details der Workation geklärt werden: Wo möchte ich arbeiten, und welche Bedingungen finde ich dort vor? Bei Workations außerhalb der EU, wie etwa in den USA, unbedingt auch das passende Visum beantragen.

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