A1 Bescheinigung - Definition & gesetzliche Grundlage
Ein Geschäftsessen in Paris, ein Messebesuch in Mailand oder ein Fachvortrag in Brüssel – viele Menschen sind regelmäßig oder gelegentlich beruflich im Ausland tätig. Wichtig dabei zu beachten: Jede Dienstreise innerhalb von Europa verpflichtet dazu, eine sogenannte A1 Bescheinigung bei sich zu führen.
Das Wichtigste in Kürze
- Die A1 Bescheinigung dient bei einer Dienstreise ins Ausland als Nachweis, dass der Arbeitnehmer im Heimatland sozialversichert ist.
- Sie hat zum Ziel, die zahlreichen Sozialversicherungssysteme innerhalb der EU zu koordinieren und so Schwarzarbeit oder Sozialversicherungsbetrug zu vermeiden.
- Die A1 Bescheinigung ist bei Dienstreisen in allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen, der Schweiz und dem Vereinigten Königreich Pflicht.
- Eine A1 Bescheinigung wird nicht dauerhaft ausgestellt.
Was ist eine A1 Bescheinigung?
Die A1 Bescheinigung ist ein europaweit gültiges Dokument, welches einen einfachen Zweck hat: Sie dient dem Beschäftigten als Nachweis, dass er bei einer Dienstreise ins europäische Ausland weiterhin in seinem Heimatland sozialversichert ist.
So soll sichergestellt werden, dass Arbeitnehmer, Beamte und auch Selbständige keine doppelten Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Zudem soll die A1 Bescheinigung bei kurzzeitigen grenzüberschreitenden Arbeitseinsätzen Lohn- und Sozialdumping verhindern.
Die Rechtsgrundlage für die A1 Bescheinigung ist die Verordnung der Europäischen Union Nr. 883/2004. Sie hat zum Ziel, die zahlreichen Sozialversicherungssysteme innerhalb der EU zu koordinieren und so Schwarzarbeit oder Sozialversicherungsbetrug zu vermeiden.
Sofern nicht nachgewiesen werden kann, dass im Heimatland eine Sozialversicherungspflicht besteht, unterliegen Arbeitnehmer grundsätzlich den im Ausland geltenden Rechtsvorschriften. Arbeitgeber können vor diesem Hintergrund von den ausländischen Behörden zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen verpflichtet werden.
Alle EU-Staaten sowie Island, Liechtenstein, Norwegen, die Schweiz und das Vereinigte Königreich können von ausländischen Beschäftigten den Nachweis einer A1 Bescheinigung verlangen.
Beantragung der A1 Bescheinigung
Wir halten fest: Die A1 Bescheinigung ist bei Dienstreisen in allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen, der Schweiz und dem Vereinigten Königreich Pflicht. Die Dauer und die Art der grenzüberschreitenden Tätigkeit spielen diesbezüglich keine Rolle.
Die Beantragung der A1 Bescheinigung läuft in einem üblichen Beschäftigungsverhältnis über den jeweiligen Arbeitgeber. Dafür gilt seit 2019 verpflichtend das elektronische Antragsverfahren, was dann standardmäßig über das Portal sv.net abgewickelt wird. Alternativ kann eine Beantragung aber auch über HR-Softwarelösungen mit zertifizierter Schnittstelle erfolgen.
Bei selbstständigen Tätigkeiten ist die Person selbst für die Antragstellung zuständig. In dem Fall werden A1 Bescheinigungen direkt von dem für sie zuständigen Sozialversicherungsträger ausgestellt.
Außerdem wichtig zu wissen: Die Ausstellung einer A1 Bescheinigung dauert in der Regel mehrere Tage. Eine A1 Bescheinigung einer Krankenkasse hat eine vorgeschriebene Bearbeitungszeit von drei Werktagen.
Beschäftigte, die unvorhergesehen zu einer Auslandsreise aufbrechen müssen, sollten deshalb unbedingt den gestellten Antrag mitnehmen, um bei einer etwaigen Kontrolle einen Nachweis bei sich zu haben.
Häufige Fehler bei der Beantragung
Viele Unternehmen tendieren dazu, die Anforderungen zu unterschätzen und melden Reisen zu spät oder unvollständig. Zu den häufigsten Fehlern zählen bei der Beantragung:
- Falsche Angaben zum Entsendeland oder -zeitraum
- Verspätete Beantragung (z. B. erst nach Antritt der Reise)
- Fehlende Angaben zu Tätigkeit oder Einsatzort
- Kein Nachtrag bei Änderungen der Einsatzdauer
Entsendebescheinigung außerhalb Europas
Für Staaten außerhalb Europas wird keine A1 Bescheinigung, sondern eine andere Entsendebescheinigung benötigt. Deutschland hat mit vielen Staaten der Welt, wie zum Beispiel China und den USA, bilaterale Sozialversicherungsabkommen geschlossen. Für die entsprechenden Bescheinigungen bei Entsendungen in diese Staaten sind aber die gleichen Stellen zuständig wie für die A1 Bescheinigung.
Wann und wo braucht man eine A1 Bescheinigung?
Im Gegensatz zur weit verbreiteten Meinung, dass eine A1 Bescheinigung nur für längere Arbeitsaufenthalte im Ausland erforderlich wäre, wird die Bescheinigung bereits ab dem ersten Tag im Ausland benötigt.
Konkret gesagt ist die A1 Bescheinigung bereits beim berufsbedingten Grenzübertritt ins Ausland verpflichtend. Zwar sind Kontrollen auf Autobahnen, in Zügen oder auf Flughäfen sehr selten, doch im Umfeld größerer Ereignisse, wie beispielsweise bei Messen oder Kongressen, durchaus möglich.
Die Berufsgruppe mit den wohl häufigsten Auslandseinsätzen: Lkw-Fahrer. Auch sie müssen bei einer Kontrolle im Ausland den Nachweis führen können, dass sie in ihrem Heimatland sozialversichert sind. Vor allem Speditionen sollten deshalb darauf achten, dass die A1 Bescheinigung für Lkw-Fahrer vorhanden ist.
Wie lange ist eine A1 Bescheinigung gültig?
Die A1 Bescheinigung ist grundsätzlich für die Dauer des beruflichen Aufenthalts im Ausland gültig, wird aber nicht dauerhaft ausgestellt. Für Mitarbeiter, die häufiger in mehreren europäischen Ländern tätig sind, existieren jedoch Vereinfachungen.
Übt jemand seine gewöhnliche Erwerbstätigkeit zum Beispiel regelmäßig in zwei oder mehr Mitgliedsstaaten der Europäischen Union aus, kann dieser eine A1 Bescheinigung mit einem Jahr Gültigkeit beantragen. Eine regelmäßige Erwerbstätigkeit liegt bereits vor, wenn der Arbeitnehmer oder Selbständige einen Tag pro Monat oder fünf Tage im Quartal im Ausland tätig ist.
Die maximale Gültigkeitsdauer einer A1 Bescheinigung beträgt aber 24 Monate.
Es gibt aber auch Fälle wie beispielsweise für sogenannte „Grenzgänger“, für die es Vereinfachungen gibt. Dabei handelt es sich um Personen, die in einem Nachbarland ihres Wohnlandes zur Arbeit gehen. Mit einer A1 Bescheinigung Vorlage können diese Grenzgänger nachweisen, dass sie in ihrem Wohnstaat nicht sozialversicherungspflichtig sind.
Ausnahmevereinbarung
Die Ausnahmevereinbarung ist eine individuelle Vereinbarung zwischen zwei Sozialversicherungsträgern (z. B. Deutschland und Frankreich), die es ermöglicht, dass bei einer Entsendung weiterhin deutsches Sozialversicherungsrecht gilt – auch außerhalb der regulären Bedingungen.
Für derartige Ausnahmefälle ist in Deutschland der GKV-Spitzenverband der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung-Ausland (DVKA) zuständig. Sie basiert auf Art. 16 der EU-Verordnung Nr. 883/2004.
Mögliche Szenarien:
- Entsendung länger als 24 Monate, was eigentlich nicht mehr unter die normale A1-Regelung fällt
- Einsatz in mehreren Staaten gleichzeitig, ohne klaren „gewöhnlichen Beschäftigungsstaat“
- Nicht erfüllte Voraussetzungen für eine „reguläre“ Entsendung, z. B. bei grenzüberschreitender Projektarbeit
- Wiederholte oder unterbrochene Entsendungen, bei denen die übliche 2-Jahresgrenze überschritten würde
Damit eine solche Ausnahmevereinbarung zustande kommt, braucht es natürlich eine Antragsstellung, für die die Bearbeitungsdauer häufig mehrere Wochen in Anspruch nimmt. Der Antrag läuft üblicherweise folgendermaßen ab:
- Antragstellung durch den Arbeitgeber bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA)
- Begründung notwendig, warum eine Ausnahme sinnvoll bzw. notwendig ist
- Die DVKA stimmt sich mit dem ausländischen Träger ab
- Beide Träger müssen zustimmen
- Schriftliche Ausnahmevereinbarung wird erstellt und gilt als Nachweis gegenüber den Behörden
Meldepflichten am Beispiel England & Schweiz
Bei Entsendungen in die Schweiz ist eine A1-Bescheinigung Pflicht für alle Erwerbstätigen. Solange aber keine dauerhafte Niederlassung erfolgt, wird keine zusätzliche Anmeldung bei Schweizer Behörden erforderlich. Bei wiederholten Einsätzen ist eine dauerhafte A1 möglich.
Bei Entsendungen nach England sind A1-Bescheinigung weiterhin erforderlich, da ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen zwischen UK und der EU gilt. Hier gelten außerdem zusätzliche Meldepflichten je nach Einsatz:
- Bei Entsendungen über 12 Monate: Meldepflicht bei der HMRC (UK-Steuerbehörde)
- Sonderregelungen gelten für bestimmte Branchen (z. B. Baugewerbe).
Wichtig: Verfahren sind nicht mehr EU-standardisiert. Deswegen empfehlen wir bei internationalen Mitarbeitereinsätzen dringend eine gründliche Vorabklärung.
Kosten und mögliche Sanktionen bei fehlender A1 Bescheinigung
Für die Ausstellung einer A1 Bescheinigung verlangen die Kranken- und Rentenversicherungsträger in Deutschland keine Gebühren, sowohl die Beantragung als auch die Ausstellung der A1-Bescheinigung ist also kostenfrei.
Aber: Wird die Bescheinigung nicht beantragt oder bei Kontrollen nicht vorgelegt, drohen:
- Bußgelder durch die ausländischen Behörden
- Rücksendung des Mitarbeiters
- Versicherungsrechtliche Probleme im Schadenfall
- Nachzahlungen an die Sozialversicherung
Bußgelder können pro Arbeitnehmer zwischen 1.000 und 10.000 Euro betragen. Werden bei einer Kontrolle mehrere Arbeitnehmer ohne gültige A1 Bescheinigung ertappt, werden die Bußgelder addiert.
In der Regel ist der Arbeitgeber (bzw. die HR-Abteilung) verantwortlich für die Beantragung und Organisation der A1-Bescheinigung. Deshalb haften auch Unternehmen für etwaige Bußgelder.
Mitarbeitende sind normalerweise nicht haftbar, aber es gibt Ausnahmefälle:
- Mitarbeitende treten ohne Wissen der Firma eine Reise an: Mitarbeitende haften (Einzelfallprüfung)
- HR stellt A1 korrekt aus, Mitarbeitende führen es aber nicht mit: Mitarbeitende haften (bei ausdrücklicher Pflicht & Aufklärung zur Mitführung)
- A1 wird wissentlich falsch verwendet: Strafrechtliche Einzelfallprüfung – eventuell haften beide Seiten
Unfallversicherung bei Dienstreisen ins Ausland
Der Versicherungsschutz bei Unfällen während einer Dienstreise ins Ausland ist gesetzlich nicht ausdrücklich geregelt, sondern hängt immer von den mit dem Unfall verbundenen Aktivitäten zusammen. Denn: Nur bei einem direkten Zusammenhang zwischen der Aktivität, die zu einem Unfall führt, und der beruflichen Tätigkeit während einer Dienstreise greift der Versicherungsschutz.
Das ist deswegen der Fall, weil während einer Dienstreise natürlich auch private Tätigkeiten stattfinden und entsprechend nicht der gesamte Aufenthalt pauschal versichert werden kann. Die Wahl des Beförderungsmittels, Übernachtungsmöglichkeit, sowie die Nahrungsaufnahmen stehen grundsätzlich unter Versicherungsschutz.
Auch für spezielle Gefahrensituationen wie Erdbeben oder politische Ausschreitungen übernimmt die Unfallversicherung durch den Arbeitgeber. Nicht versichert während einer Dienstreise im Ausland sind allerdings zum Beispiel die Stadtbesichtigung, Baraufenthalte oder auch der Besuch von Freunden oder Verwandten.
HR-Checkliste: A1-Bescheinigung
- Zielland prüfen: Gehört das Land zur EU, EWR oder Schweiz? Gegebenenfalls auch bilaterales Abkommen prüfen, zum Beispiel für UK
- A1 erforderlich: In fast allen Fällen bei beruflich motivierten Aufenthalten
- Antrag stellen: Über sv.net oder zertifizierte HR-Software, mind. 1 Woche vor Abreise
- Länderregelungen prüfen: Zusätzliche Meldepflichten oder Dokumente notwendig (z. B. UK, Frankreich)?
- Nachweise mitgeben: Ausdruck der A1-Bescheinigung für den Mitarbeitenden
- Nachhaltung & Archivierung: Dokumentation der Entsendung in der Personalakte
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Idealerweise mindestens 1 Woche vor Reiseantritt, um Bearbeitungszeit einzuplanen.
Bei sehr kurzfristigen Dienstreisen, unvorhergesehenen Einsätzen oder solchen, die nur bis zu sieben Tage lang sind, kann die A1-Bescheinigung auch im Nachhinein beantragt werden. Aber das sollte die Ausnahme sein.
Ja. Jeder beruflich motivierte Auslandsaufenthalt erfordert die A1, unabhängig von Dauer oder Tätigkeit.
Sie gilt für den angegebenen Zeitraum. Bei Verlängerungen muss ein neuer Antrag gestellt werden. A1 Bescheinigungen werden nicht dauerhaft ausgestellt, sondern mit einer maximalen Gültigkeitsdauer von 24 Monaten.
Es kann zu Geldstrafen, Arbeitsverboten oder Problemen beim Projektauftrag im Ausland kommen.
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