A1 Bescheinigung – Oftmals unbekannt, aber trotzdem sehr wichtig

Ein Geschäftsessen in Paris, ein Messebesuch in Mailand oder ein Fachvortrag in Brüssel – viele Menschen sind regelmäßig oder gelegentlich beruflich im Ausland tätig. Trotzdem ist nur den wenigsten Berufstätigen bewusst, dass Sie bei einer Dienstreise innerhalb Europas verpflichtend eine sogenannte „A1 Bescheinigung“ bei sich führen müssen.

Was ist eine A1 Bescheinigung?

Die Bescheinigung hat einen einfachen Zweck: Sie dient einem Beschäftigten als Nachweis, dass er bei einer Dienstreise ins europäische Ausland in seinem Heimatland sozialversichert ist. So soll sichergestellt werden, dass Arbeitnehmer, Beamte und auch Selbständige keine doppelten Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Zudem soll die A1 Bescheinigung bei kurzzeitigen grenzüberschreitenden Arbeitseinsätzen Lohn- und Sozialdumping verhindern.

Sofern nicht nachgewiesen werden kann, dass im Heimatland eine Sozialversicherungspflicht besteht, unterliegen Arbeitnehmer grundsätzlich den im Ausland geltenden Rechtsvorschriften. Arbeitgeber können vor diesem Hintergrund von den ausländischen Behörden zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen verpflichtet werden.

Rechtsgrundlage

Die A1 Bescheinigung Rechtsgrundlage ist die Verordnung der Europäischen Union Nr. 883/2004 aus dem Jahre 2010. Sie hat zum Ziel, die zahlreichen Sozialversicherungssysteme innerhalb der EU zu koordinieren.

Wann und wo braucht man eine A1 Bescheinigung?

Im Gegensatz zur weit verbreiteten Meinung, dass eine A1 Bescheinigung nur für längere Arbeitsaufenthalte im Ausland erforderlich wäre, wird die Bescheinigung bereits ab dem ersten Tag im Ausland benötigt.

Konkret gesagt ist die A1 Bescheinigung bereits beim berufsbedingten Grenzübertritt ins Ausland verpflichtend. Zwar sind Kontrollen auf Autobahnen, in Zügen oder auf Flughäfen sehr selten, doch im Umfeld größerer Ereignisse, wie beispielsweise bei Messen oder Kongressen, kann es durchaus zu Kontrollen der A1 Bescheinigung kommen.

Dienstreisen in der EU

Die A1 Bescheinigung ist bei Dienstreisen in allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen, der Schweiz und dem Vereinigten Königreich Pflicht. Die Dauer und die Art der grenzüberschreitenden Tätigkeit spielen diesbezüglich keine Rolle. So benötigen sowohl Ärzte auf einem Fachkongress, Vertriebsmitarbeiter auf einer Messe und Bauarbeiter auf einer Baustelle im Ausland gleichermaßen eine A1 Bescheinigung.

Nicht zuletzt benötigt auch die Berufsgruppe mit den häufigsten Auslandseinsätzen eine A1 Bescheinigung: Lkw-Fahrer. Auch sie müssen bei einer Kontrolle im Ausland den Nachweis führen können, dass sie in ihrem Heimatland sozialversichert sind. Vor allem Speditionen sollten deshalb darauf achten, dass die A1 Bescheinigung für Lkw-Fahrer vorhanden ist.

Entsendebescheinigung außerhalb Europas

Für Staaten außerhalb Europas wird übrigens keine A1 Bescheinigung, sondern eine andere Entsendebescheinigung benötigt. Deutschland hat mit vielen Staaten der Welt, wie zum Beispiel China und den USA, bilaterale Sozialversicherungsabkommen geschlossen. Für Entsendungen in diese Staaten sind die gleichen Stellen zuständig wie für die A1 Bescheinigung.

Wie lange ist eine A1 Bescheinigung gültig?

Die A1 Bescheinigung ist grundsätzlich für die Dauer des beruflichen Aufenthalts im Ausland gültig. Eine A1 Bescheinigung wird dauerhaft nicht ausgestellt. Die maximale Gültigkeitsdauer beträgt 24 Monate.

Ein in der unternehmerischen Praxis häufig vorkommender Fall, ist die regelmäßige Entsendung von Mitarbeitern an einen bestimmten Einsatzort im Ausland. Auch in diesem Fall muss grundsätzlich für jede einzelne Entsendung ins Ausland eine separate A1 Bescheinigung für die Geschäftsreise beantragt werden.

Regelmäßige Erwerbstätigkeit im Ausland

Für Mitarbeiter, die häufiger in mehreren europäischen Ländern tätig sind, existieren jedoch Vereinfachungen. Übt ein Arbeitnehmer oder Selbständiger seine gewöhnliche Erwerbstätigkeit in zwei oder mehr Mitgliedsstaaten der Europäischen Union aus, kann dieser eine A1 Bescheinigung mit einem Jahr Gültigkeit beantragen. Eine regelmäßige Erwerbstätigkeit liegt bereits vor, wenn der Arbeitnehmer oder Selbständige einen Tag pro Monat oder fünf Tage im Quartal im Ausland tätig ist.

Grenzgänger

Zudem gibt es Vereinfachungen für sogenannte „Grenzgänger“. Dabei handelt es sich um Personen, die in einem Nachbarland ihres Wohnlandes zur Arbeit gehen. Mit einer A1 Bescheinigung Vorlage können diese Grenzgänger nachweisen, dass sie in ihrem Wohnstaat nicht sozialversicherungspflichtig sind.

Im Einzelfall kann es vorkommen, dass die Auslandstätigkeit von Mitarbeitern über einen Zeitraum von 24 Monaten hinausgeht. In diesem Fall kann unter bestimmten Umständen weiterhin das deutsche Sozialversicherungsrecht angewandt und eine Ausnahmevereinbarung, mit der jeweils im Ausland zuständigen Stelle vereinbart werden. Für derartige Ausnahmefälle ist in Deutschland der GKV-Spitzenverband der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) zuständig.

Wo und wie kann man die A1 Bescheinigung beantragen?

Verpflichtend oder freiwillig in der gesetzlichen Krankenkasse versicherte Personen erhalten die A1 Bescheinigung von ihrer Krankenkasse. Privatversicherte Personen und Beamte beantragen die Bescheinigung bei der Deutschen Rentenversicherung.

Elektronisches Antragsverfahren

Die A1 Bescheinigung muss verpflichtend über ein elektronisches Antragsverfahren beantragt werden. Diese Regelung gilt sogar seit 2019. Eine Ausnahme gilt für Selbständige und Personen, die gewöhnlich in mehreren europäischen Ländern tätig sind. Sie können den Antrag in Papierform stellen. Aus datenschutzrechtlichen Gründen dürfen Anträge auf eine A1 Bescheinigung nicht per E-Mail gestellt werden.

Für Arbeitnehmer und Beamte übernimmt der Arbeitgeber die Antragstellung. A1 Bescheinigungen für Selbständige werden direkt von der für sie zuständigen Stelle, also der Krankenversicherung oder dem Rentenversicherungsträger, ausgestellt.

Dauer der Ausstellung

Die Ausstellung einer A1 Bescheinigung dauert in der Regel mehrere Tage. Eine A1 Bescheinigung einer Krankenkasse hat eine vorgeschriebene Bearbeitungszeit von drei Werktagen. Beschäftigte, die unvorhergesehen zu einer Auslandsreise aufbrechen müssen, sollten deshalb unbedingt den gestellten Antrag mitnehmen, um bei einer etwaigen Kontrolle einen Nachweis bei sich zu haben.

Kosten einer Bescheinigung

Zu guter Letzt noch ein wichtiger Hinweis zu den Kosten: Für die Ausstellung einer A1 Bescheinigung verlangen die Kranken- und Rentenversicherungsträger in Deutschland keine Gebühren.

Was passiert beim Fehlen einer A1 Bescheinigung?

Über viele Jahre hinweg galt für die A1-Bescheinigung in der EU ein recht laxer Umgang der Behörden. Doch die Kontrollen nehmen sukzessive zu. Beschäftigten, die im Ausland ohne gültige A1 Bescheinigung erwischt werden, drohen Bußgelder.

Bußgeld

Alle EU-Staaten sowie Island, Liechtenstein, Norwegen, die Schweiz und das Vereinigte Königreich können von ausländischen Beschäftigten den Nachweis einer A1 Bescheinigung verlangen.

Gelingt dieser nicht, kann im Einzelfall ein Bußgeld pro Arbeitnehmer zwischen 1.000 und 10.000 Euro fällig werden. Werden bei einer Kontrolle mehrere Arbeitnehmer ohne gültige A1 Bescheinigung ertappt, werden die Bußgelder addiert.

Pflichten des Arbeitgebers

Generell muss der Arbeitnehmer selbst für die Zahlung eines Bußgeldes aufkommen. Doch auch in diesem Fall gilt: Keine Regel ohne Ausnahme. Es obliegt nämlich dem Arbeitgeber im Rahmen seiner Fürsorgepflicht für seine Arbeitnehmer, diese über ihre Pflichten im Zusammenhang mit Arbeitsaufenthalten im Ausland aufzuklären.

Vereinfacht gesagt steht der Arbeitgeber in der Pflicht, seine Mitarbeiter über eine erforderliche Bescheinigung aufzuklären.