Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für Arbeitgeber - 2024
Die klassische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) wurde seit dem 1. Januar 2023 vollständig durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) abgelöst. Was unterscheidet die eAU von der AU, wie funktioniert die eAU und was bedeutet dieser Schritt für Arbeitgeber- und nehmer?
Das Wichtigste in Kürze
- Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt die bisherige Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU)
- Seit dem 1. Januar 2023 ist die Abfrage der eAU für alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtend.
- Anbieter wie HRlab machen Arbeitgebern das Leben mit der eAU so einfach wie möglich. Denn die eAU-Abfrage wird zu 100% automatisiert abgebildet.
Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) steht für den digitalisierten Prozess einer Krankmeldung, welcher seit dem 1. Januar 2023 verpflichtend für alle Arbeitgeber in Deutschland ist.
Das heißt also vor allem: Die eAU ersetzt das bisherige papierbasierte Verfahren, bei dem Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber eine vom Arzt ausgestellte Krankschreibung in physischer Form vorlegen mussten.
Insgesamt musste der behandelnde Arzt tatsächlich drei Durchschläge vom Krankenschein ausstellen: Eine für sich selbst, eine für den Patienten und eine für den Arbeitgeber.
Die eAU löst diese doppelte Arbeit ab und läuft über die Telematikinfrastruktur (TI). Somit senden Ärzte die AU in digitaler Form an die zugehörigen Krankenkassen. Und von hier aus kann die AU dann vom Arbeitgeber abgerufen werden.
Welche Daten sind in der eAU enthalten?
Die eAU enthält folgende Informationen:
- Name des Arbeitnehmers
- Beginn und voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit
- Hinweis, ob es sich um einen Erst- oder Folgebesuch handelt
Diagnosedaten sind aus Datenschutzgründen nicht Teil der eAU, der Arbeitgeber erhält lediglich die Information über die Arbeitsunfähigkeit an sich.
Krankheit
In HRlab bilden wir sowohl Krankmeldungen als auch die resultierende eAU-Abfrage zu 100% automatisiert ab - ohne jeglichen Zusatzkosten. Dafür ist weder eine Anbindung an ein Lohnsystem noch an sonstige Drittanbieter notwendig. Das beste: Unsere Lösung ist durch Krankenkassen zertifiziert, wodurch wir auch auf potenzielle zukünftige Änderungen im eAU-Prozess in Echtzeit reagieren können.
Wie funktioniert die eAU für Arbeitgeber?
Vor Einführung der eAU musste der Arbeitnehmer im Krankheitsfall einen Arzt aufsuchen, der eine dreiteilige Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) in Papierform ausstellte.
Der Arbeitnehmer war verpflichtet, die Bescheinigung selbst an den Arbeitgeber zu übermitteln, in der Regel per Post oder persönlich, und die Krankenkassen-Version direkt an seine Versicherung zu senden.
Der Prozess war entsprechend umständlich im Vergleich zu dem aktuellen elektronischen Verfahren, welches wie folgt abläuft.
Schritt 1: Arzt stellt Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus
Bei einer Erkrankung stellt der Arzt nach wie vor die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus. Im Rahmen des Arztbesuches werden die Daten in ein digitales System eingepflegt und an die Krankenkasse des Arbeitnehmers weitergeleitet. Diese Übermittlung erfolgt verschlüsselt und datenschutzkonform.
Schritt 2: Meldung durch den Arbeitnehmer
Der Arbeitnehmer ist weiterhin dazu verpflichtet, dem Arbeitgeber unverzüglich mitzuteilen, dass er/sie arbeitsunfähig ist. Der Unterschied zum bisherigen Verfahren liegt darin, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber keine Papierbescheinigung mehr übergeben muss.
Schritt 3: Arbeitgeber ruft eAU bei der Krankenkasse ab
Der Arbeitgeber kann die eAU-Daten dann bei der Krankenkasse elektronisch abrufen. Dies erfolgt bestenfalls über die hauseigene HR-Software.
Wie funktioniert die eAU Abfrage mit einer Software wie HRlab?
Die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist eine erhebliche Vereinfachung der Prozesse. HRlab setzt durch eine integrierte Lösung ohne jegliche Zusatzkosten noch einen drauf: Denn HRlab bildet sowohl Krankmeldungen als auch die resultierende eAU-Abfrage zu 100% automatisiert ab. Was bedeutet das für HRlab Nutzer?
- 100% digital und automatisiert
- Unabhängig von Drittanbietern
- Verifiziert von Krankenkassen
Und so einfach funktioniert die eAU-Abfrage mit HRlab.
Schritt 1: Arbeitnehmer meldet Arbeitsunfähigkeit
Mitarbeiter:innen geben orts- und zeitunabhängig ihre Krankmeldungen ein. Je nach Unternehmens- und Vertrags-Abhängiger Attestpflicht erkennt das System, ob eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung notwendig ist.
Schritt 2: HRlab startet Datenabfrage
Ist eine AU durch die Gesamtzahl der Abwesenheitstage notwendig, startet HRlab automatisch die Datenabfrage bei der Krankenkasse und speichert die Informationen der Rückmeldung direkt im System.
Schritt 3: Einfacher Zugriff auf die Daten
Der behandelnde Arzt schickt die elektronische AU an die Krankenkasse, die dort dann bearbeitet wird und im Anschluss wieder an HRlab übermittelt wird. HR-Manager bekommen dann eine Meldung über den Eingang der eAU und haben somit keinen administrativen Aufwand mehr.
Pflichten für Arbeitgeber
Für Arbeitgeber, insbesondere die Personalabteilungen, ergeben sich durch die Einführung der eAU einige wesentliche Veränderungen.
Zum einen müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass sie über die technischen Voraussetzungen verfügen, um die eAU-Daten von den Krankenkassen abrufen zu können. Zudem sollten sich vor allem Personalabteilungen mit dem neuen Verfahren vertraut machen und die bisherigen Abläufe entsprechend anpassen.
Da es während der Einführungsphase in einigen Fällen noch zu Überschneidungen zwischen dem alten und neuen System kommen kann, ist es wichtig, flexibel zu agieren und sowohl das elektronische als auch das herkömmliche Verfahren zu berücksichtigen.
Arbeitgeber sind verpflichtet, die eAU Daten abzurufen
Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsdaten aktiv bei der Krankenkasse abzurufen, sobald der Arbeitnehmer die Krankmeldung gemeldet hat. Dies erfordert organisatorische und zeitliche Anpassungen, um sicherzustellen, dass keine Krankmeldungen übersehen werden.
Pflichten für Arbeitnehmer
Für Arbeitnehmer bestehen auch im elektronischen Verfahren noch folgende Pflichten.
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Meldepflicht: Arbeitnehmer müssen weiterhin unverzüglich ihre Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgeber melden. Die Einführung der eAU befreit sie nicht von dieser Pflicht. Das ist deswegen wichtig, damit der Arbeitgeber die eAU-Daten rechtzeitig abrufen kann.
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Arztbesuch: Greift die Attestpflicht, muss der Arbeitnehmer weiterhin einen Arzt aufsuchen, um die Krankschreibung zu erhalten.
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Krankenkassendaten kontrollieren: Da die eAU direkt an die Krankenkasse gesendet wird, sollten auch Arbeitnehmer immer kontrollieren, die Daten korrekt übermittelt wurden.
Datenschutz und Sicherheit bei der eAU: Worauf müssen Arbeitgeber achten?
Ein wichtiger Aspekt bei der Einführung der eAU ist der Datenschutz. Arbeitsunfähigkeitsdaten gelten als besonders sensible Gesundheitsdaten, weshalb die elektronische Übermittlung und Verarbeitung strengen Anforderungen unterliegt.
Verschlüsselte Übertragung: Die Übermittlung der eAU-Daten zwischen Arztpraxis, Krankenkasse und Arbeitgeber erfolgt verschlüsselt, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
Zugriffsrechte: Innerhalb des Unternehmens sollten nur befugte Personen, wie HR-Mitarbeiter, Zugriff auf die eAU-Daten erhalten. Es ist wichtig, die Zugriffsrechte entsprechend zu konfigurieren. (Tipp: In HRlab können Zugriffsrechte flexibel und individuell angepasst werden.)
Speichern der Daten: Die eAU-Daten müssen datenschutzkonform gespeichert und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht werden.
Was passiert bei technischen Problemen?
Wie überall können im Einzelfall technische Probleme auftreten, sei es auf Seiten des Arbeitgebers, der Krankenkassen oder der Arztpraxen. Für solche Fälle gelten folgende Regelungen:
Alternativverfahren: Sollten technische Probleme den Abruf der eAU-Daten verhindern, bleibt das bisherige Papierverfahren als Notfalllösung bestehen. Der Arbeitnehmer ist dann verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform an den Arbeitgeber zu übermitteln.
Informationspflicht: Arbeitgeber sollten in solchen Fällen den Arbeitnehmer zeitnah informieren und ihn bitten, die Papierbescheinigung einzureichen. So wird sichergestellt, dass die Krankmeldung rechtskonform dokumentiert wird.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Ja, seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Deutschland für alle Arbeitgeber verpflichtend.
Nachdem der Arzt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgestellt hat, wird diese digital an die zugehörige Krankenkasse übermittelt. Von dieser aus kann der Arbeitgeber die AU abfragen.
Nein, eine Papierbescheinigung ist nicht mehr erforderlich. Der Arbeitnehmer muss jedoch weiterhin seine Arbeitsunfähigkeit unverzüglich melden, damit der Arbeitgeber die eAU-Daten abrufen kann.
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