KI als Feedback Coach: So gelingen bessere Mitarbeitergespräche

Der Einsatz generativer KI verändert das Feedback und Performance Management aktuell auf zwei Ebenen:

• Persönliches Feedback (1:1-Gespräche): KI-Tools wie ChatGPT unterstützen Führungskräfte als Sparringspartner bei der Inspiration und Formulierung von konstruktivem Feedback. Zudem helfen spezialisierte Anwendungen bei der Interpretation sowie bei der Ableitung konkreter Handlungsempfehlungen für Trainings und die Zusammenarbeit.

• Gesamtheitliches Organisationsfeedback: Bei der aggregierten Auswertung von Mitarbeiterbefragungen unterstützen Tools dabei, relevante Fragen vorzugeben und Ergebnisse nach Standorten, Abteilungen oder Teams zu priorisieren. So lassen sich Problemfelder („Wo“) und Handlungsbedarfe („Was“) auf einen Blick herausfiltern.

Die zentrale Hürde: KI-Anwendungen dienen rein als Assistenzsysteme. Feedback betrifft hochsensible, personenbezogene Daten und erfordert Empathie. Unternehmen müssen daher streng auf den Datenschutz achten und sicherstellen, dass die finale Bewertung stets in menschlicher Hand bleibt (Human in the Loop).

Wie lässt sich ChatGPT als Feedback Coach nutzen?

Unser Feedback Coach ist darauf ausgelegt, für die Nutzer eine Hilfe in der Vorbereitung von Gesprächen zu sein, kann aber auch dabei unterstützen, wenn es um die Auswertung von Feedback geht. Ein weiterer Anwendungsfall kann sein, aus einem Feedbackgespräch entsprechende Maßnahmen abzuleiten.

Der Feedback Coach kann außerdem aus konkreten Gesprächen ein Stärken- und Schwächen Profil entwickeln oder auch konkrete Tipps und Hinweise zu geben, was bis zum nächsten Gespräch verbessert werden kann.

Das sind natürlich vor allem Themen, die bei den Personalabteilungen von Unternehmen liegen. Aber auch Führungskräfte profitieren hier von einem Tool, welches darauf trainiert ist, Mitarbeitergespräche vor- und nachzubereiten.

Welche Prompts sind hierbei zielführend?

Am besten verwendet man ein konkretes Framework, wie beispielsweise das COSTAR Framework. Das steht für: Context, Objective, Style, Tone, Audience und Response.

Im ersten Schritt legt man also eine Grundlage und kann damit dann auch den Kontext des Prompts vorgeben. Zum Beispiel: „Du bist ein weltweit renommierter Experte für Feedback und Organisationsentwicklung.“

Das setzt den Rahmen dafür, um was geht es und welche Rolle ich von meinem Gegenüber – in diesem Fall dem GPT in der Rolle eines Feedback-Experten - erwarte. Daraufhin definiert man das Thema und das Ziel. Zum Beispiel: „Du hilfst mir jetzt dabei, ein richtig gutes Feedback Gespräch vorzubereiten.“

Für den Stil und den Ton, die man sich als Antwort von seinem KI-basierten Feedback Coach wünscht, kann man zum Beispiel folgendes formulieren: „Bleibe bitte sprachlich sachlich und präzise.“

Der Teil der „Audience“ ist je nach Anwendungsfall verschieden, aber es geht grundsätzlich darum, zu definieren, an welche Zielgruppe die Antwort gerichtet werden soll oder von welcher Zielgruppe die Antwort ausgeht. In diesem Beispiel geht es darum, dass der Nutzer lernen möchte, Feedback zu geben. Also wäre schon etwas ausreichend im Stil von „Ich möchte lernen, also sei offen und direkt.“

Final legt man nun noch die Struktur der Antwort fest, also wie man den Output von ChatGPT geliefert bekommen möchte. Wiederum ein Beispiel, um eine übersichtliche Liste an Stichpunkten, die nach Priorität geordnet sind, zu erhalten: „Strukturiere deine Antwort als priorisierte Liste mit konkreten Verbesserungsvorschlägen.“

Wo hat KI im Feedback-Bereich das größte Potenzial?

Gerade bei sehr großen Datenmengen kann KI den entscheidenden Unterschied machen. Also da, wo große Mengen an Feedback ausgewertet und daraus Handlungsempfehlungen abgeleitet werden müssen. Da machen Automatisierung und der Einsatz der richtigen Tools Sinn.

Handlungsempfehlungen für wirksames Alltags-Feedback

Konstruktives Feedback entfaltet seine volle Wirkung erst durch die richtige Haltung und Struktur. Unabhängig davon, ob Feedback manuell vorbereitet oder durch KI-Tools unterstützt wird, gelten in der Praxis drei Grundregeln:

• Ich-Botschaften nutzen: Formulieren Sie Beobachtungen stets aus der eigenen Perspektive, um Schuldzuweisungen zu vermeiden.
• Zeitnah zurückmelden: Platzieren Sie Rückmeldungen möglichst nah am Ereignis, solange die Situation bei allen Beteiligten präsent ist.
• Direkten Rahmen wählen: Äußern Sie Feedback – insbesondere bei kritischen Themen – immer im persönlichen 1:1-Gespräch.

Das 3-W-Framework für konstruktives Kritikgespräch Um Feedback wertschätzend und zugleich glasklar zu formulieren, hat sich die 3-W-Methode bewährt:

Die ganze Folge "von HR für HR" auf Youtube