HRlab als HR Software, mit der man gemeinsam wächst.
Voigt Logistik ist ein mittelständisches Logistikunternehmen mit rund 480 Mitarbeitenden am Standort Neumünster. Wir bieten Transport- und lagerlogistische Dienstleistungen an. Unser Wahlspruch ist: Wir verbinden Schleswig-Holstein mit der Welt. Entsprechend sind wir überwiegend auf den Geschäftsbereich Schleswig-Holstein und Deutschland fokussiert, führen aber auch als Partner im DHL Netzwerk weltweite Transporte aus.
480 Mitarbeiter
5 Standorte
Logistik
Die Ausgangslage
Wir sind in den letzten zehn Jahren wahnsinnig gewachsen – insbesondere im Bereich Lagerlogistik. Gleichzeitig basierte unsere gesamte Personalverwaltung auf einem isolierten Zeiterfassungssystem, Excel-Tabellen und physischen Ordnern.
Dazu kamen jede Menge handschriftliche Notizen, kleine Zettel, lose Absprachen. Unsere internen Strukturen und Prozesse waren entsprechend nicht mehr händelbar. Die größte Herausforderung: Den Überblick zu behalten.
HRlab war der Partner, mit dem wir gemeinsam wachsen konnten – flexibel, nahbar und ohne vier Wochen Wartezeit auf einen Rückruf.“
Die Herausforderung
Beweggründe für die Suche nach einer HR Software?
Wir hatten zum Beispiel 68 verschiedene Arbeitszeitmodelle im Einsatz. Da war alles dabei: Sonderregelungen, Ausnahmen, Handschlagvereinbarungen – und das alles musste natürlich korrekt und rechtzeitig in die Lohnabrechnung einfließen.
Infolge unseres Wachstums haben wir mittlerweile auch fünf Lagerstandorte. Die sind zwar alle in Neumünster, aber trotzdem sind nicht mehr alle Mitarbeitenden in einem Gebäude. Das heißt auch, dass wir die Mitarbeiter nicht mehr so einfach erreichen.
Als Logistikunternehmen vereinen wir auch sehr unterschiedliche Berufsgruppen. Nehmen wir zum Beispiel unsere Mitarbeiter im Schichtbetrieb: Ein Kollege startet vielleicht sonntagabends nach 22 Uhr, arbeitet bis in den Morgen und startet am Montag wieder kurz vor Mitternacht. Die Frage ist dann: Wann genau hat er gearbeitet? Wann hat er Pausen gemacht? Welche Zuschläge stehen ihm zu?
Vor allem mit Blick auf unsere physischen Personalakten mussten wir uns fragen: Brauchen wir jetzt neue Aktenschränke oder sogar einen neuen Raum?
Die Alternative war die Einführung einer elektronischen Personalakte. Und das war auch unser Ausgangspunkt für die Suche nach einer Software. Dafür hatten wir die Freigabe der Geschäftsführung – und damit ging die Reise los.
Wie fiel die Entscheidung final auf HRlab?
Mit dem ursprünglichen Ziel, die digitale Personalakte einzuführen, sind wir auf einer Personalmesse unter anderem mit HRlab ins Gespräch gekommen. Am Ende haben im Vergleich zum Wettbewerb zwei Dinge für HRlab gesprochen: Erstens das Preis-Leistungs-Verhältnis – im Vergleich zu den anderen Lösungen war HRlab deutlich wirtschaftlicher.
Und zweitens: Wir wollten einen Partner, der mit uns mitwächst. Kein starres System, das alles vorgibt. Sondern eine Plattform, die sich unseren Strukturen - zumindest bis zu einem gewissen Grad - anpassen und mit uns wachsen kann.
Wichtig war mir auch der direkte Kontakt, was HRlab schnell zu unserem Favoriten gemacht hat. Ich konnte Fragen stellen und habe Antworten bekommen – ohne vier Wochen auf einen Termin zu warten. Das passte einfach besser zu unserer Art zu arbeiten.
Und dann kam da noch der modulare Ansatz mit auch sehr kleinen Modulen dazu. So konnten wir erstmal mit einem Paket starten, was unseren aktuellen Anforderungen entsprach. Statt direkt alle Funktionen kaufen zu müssen.
Die Lösung
Wie lief die Implementierung ab?
Die Einführung war vor allem deswegen eine Herausforderung, weil zunächst mal unsere operative HR-Arbeit in ein System übersetzt werden musste. Wir mussten beispielsweise entscheiden: Wie viele Mandanten brauchen wir? Wie strukturieren wir Abteilungen? Was bedeutet das für Berechtigungen?
Wenn man als Unternehmen vorher kein vergleichbares System im Einsatz hatte, dann ist die Beantwortung dieser Fragen erst einmal eine Herausforderung. Zusätzlich läuft bei diesen Entscheidungen auch immer eine Art Respekt vor Fehlentscheidungen nebenher.
Aber zusammen mit unserem Ansprechpartner von HRlab konnten wir nach und nach die Software und unsere Strukturen vereinen. Dafür haben wir intern manche Prozesse neu gedacht. 68 Arbeitszeitmodelle auf 14 reduziert. Alte Regelungen über Bord geworfen.
Aber: Auch HRlab hat diverse Punkte aufgrund von unserer Zusammenarbeit im Tool überarbeitet. HRlab war ansprechbar, offen und bereit dazu, Funktionen für und mit uns anzupassen. Mit einem der Wettbewerber wären wir da vielleicht gescheitert.
Übrigens haben wir auf Schulungen für die Mitarbeiter verzichtet. Ich habe einfache Anleitungen geschrieben, Handouts verteilt – das hat gereicht. Und bis auf ein paar weniger Rückfragen kommen sie damit zurecht. Ich hatte zunächst Bedenken bei älteren Kollegen oder weniger technikaffinen Mitarbeitenden. Aber selbst die waren schnell drin.
Wie nutzt ihr HRlab seither im Alltag?
Die Zeiterfassung ist eines unserer Hauptwerkzeuge in HRlab, denn wir zahlen ja nach Zeit. In dem Zusammenhang wird auch die App super angenommen, gerade von Fahrern und anderen Kollegen, die selten bis nie am Schreibtisch sitzen. Und das gilt natürlich auch für Funktionen wie Urlaube, Krankheiten, Abwesenheiten.
Was da besonders gut ist: Die Leute können Dinge selbst machen. Zeiten nachtragen, Urlaub einreichen, eigene Lohnabrechnungen nachvollziehen und prüfen. Das entlastet uns in der HR enorm durch weniger Nachfragen oder E-Mailverkehr und es führt zu mehr Eigenverantwortung und Transparenz.
Auch das Lohnbüro hat zwar zunächst für die Umstellung gebraucht, aber im Endeffekt gibt es auch da einen positiven Effekt – sie erfassen weniger, aber kontrollieren mehr.
Außerdem sind die Themen Recruiting und Neuigkeiten für uns ein echter Mehrwert. Also gerade aktuelle Informationen über die App zu verteilen und so sicherstellen zu können, dass auch die Kollegen, die nicht im Büro sitzen, jederzeit Bescheid wissen. Und dafür nutzen unsere Mitarbeitenden auch ohne Probleme ihr eigenes Telefon.
Was uns aktuell noch an der einen und anderen Stelle fehlt, sind übersichtlichere Auswertungen und Berichte. Aber da müssen wir selbst teilweise noch schauen, in welche Richtung das für uns genau gehen soll.
Was hat sich seit der Einführung verändert?
Wir sind planbarer, transparenter, strukturierter, schneller. Es gibt weniger Fehler und wir bieten dezentrale Informationen. Allgemein herrscht einfach mehr Zufriedenheit bei allen Beteiligten, weil alle auf dieselbe Basis gucken.
Wir haben deutlich weniger Rückfragen, weil alles sichtbar und nachvollziehbar ist. Und wir haben Vertrauen aufgebaut: Die Mitarbeitenden sehen, was mit ihren Daten passiert. Das wirkt sich positiv auf unsere Kultur und die Akzeptanz des neuen Tools aus.
Wir sparen nicht nur viel Zeit, sondern auch faktisch Portokosten, weil wir Lohnabrechnungen nicht mehr per Post verschicken müssen. Oder alternativ die Kosten für die Datenbereitstellung durch DATEV.
Ein weiterer Punkt: Unsere HR-Abteilung kann vorarbeiten. Zum Beispiel mit Blick auf bereits vorbereitete Berichte, die nur noch mit den Daten durch HRlab befüllt werden. Aber auch Warnmeldungen, Erinnerungen und Tasks machen uns das Leben leichter.
Und: Auch für HRlab war die Zusammenarbeit ein Gewinn. Viele unserer Anforderungen sind ins System eingeflossen und heute fester Bestandteil der Plattform. Es war also wirklich ein gegenseitiges Wachsen.
Module, je nach Bedarf
Strukturen, die sich anpassen
Support, der erreichbar ist
Das Ergebnis
Für mittelständische Unternehmen ist HRlab eine echte Empfehlung. Aber: man muss sich auf den Prozess einlassen, die eigenen Strukturen ehrlich anschauen und mitgehen wollen.
HRlab bietet ein sehr gutes Kosten-Leistungs-Verhältnis, eine hohe Anpassbarkeit und Benutzerfreundlichkeit und eine Kommunikation auf Augenhöhe.
Was ich anderen HR-Verantwortlichen mitgeben würde: Die Implementierung ist kein Sprint, sondern eher eine Wanderung mit vielen Zwischenetappen. Aber: Es lohnt sich. Und man kann jederzeit entscheiden, wie schnell man geht.
Noch ein Ratschlag an der Stelle: Nicht zu viel auf einmal wollen. Mit dem starten, was am dringendsten gebraucht wird – und dann Schritt für Schritt weitergehen. Und: Nicht zu sehr auf Perfektion warten. Man lernt beim Machen. Und genau dabei hat HRlab uns hervorragend begleitet.