Effizienter verwalten, schneller entscheiden – mit HRlab
Die Schwanen Apotheke Offenbach wurde im Jahr 1718 als erste Apotheke in Offenbach gegründet und blickt somit auf eine lange und traditionsreiche Geschichte zurück. Als die größte und älteste Versorgungsapotheke im Rhein-Main-Gebiet spielt sie eine zentrale Rolle in der medizinischen Versorgung der Region.
Die Apotheke ist in verschiedene Bereiche gegliedert, darunter die Offizin, die Klinikversorgung sowie die Versorgung anderer Einrichtungen des Gesundheitswesens. Dazu zählen Arztpraxen, Alten- und Pflegeheime, Rettungsdienste sowie der Katastrophenschutz. Zudem verfügt die Schwanen Apotheke über eine eigene Abteilung, die sich auf die Herstellung steriler Zubereitungen für spezielle Krankheitsbilder spezialisiert hat.
230 Mitarbeiter
4 Standorte
Fitness & Gesundheit
Die Ausgangslage
Die Schwanen Apotheke hat sich zum Ziel gesetzt, ein zuverlässiger und partnerschaftlicher Dienstleister im Gesundheitswesen zu sein. Mit ihrer Mission, umfassende Versorgungsmodelle aus einer Hand anzubieten, schafft sie es, ihren Kunden und Patienten eine ganzheitliche Betreuung zu bieten. Ob Beratung, Medikamentenversorgung oder individuelle Gesundheitslösungen.
Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist die Philosophie der Apotheke: Sie fördert selbstbestimmtes Arbeiten, was den Mitarbeitenden die Möglichkeit gibt, ihre Aufgaben eigenverantwortlich und mit Engagement zu erfüllen. Flexible Arbeitszeitmodelle sorgen zudem dafür, dass die Mitarbeitenden Beruf und Privatleben optimal miteinander vereinbaren können. Zusätzlich legt die Schwanen Apotheke großen Wert auf gezielte Weiterbildung, um stets auf dem neuesten Stand der Pharmazie und des Gesundheitswesens zu bleiben.
Durch diese Kombination aus Service, Mitarbeiterförderung und Flexibilität hat die Schwanen Apotheke nicht nur ihre Kundenzufriedenheit gesteigert, sondern auch ein motiviertes und engagiertes Team aufgebaut. Das Ergebnis ist eine erfolgreiche Apotheke, die im Gesundheitswesen eine vertrauensvolle und innovative Rolle einnimmt.
Wir erleben es mit HRlab zum ersten Mal bei einem Softwareanbieter, dass so flexibel auf die Strukturen und Wünsche der Kunden eingegangen wird.
Die Herausforderung
Beweggründe für die Suche nach einer HR-Software?
In den letzten Jahren ist unsere Mitarbeiterzahl deutlich gestiegen, was den Verwaltungsaufwand erheblich erhöht hat. Mit mehr Mitarbeitenden wächst auch die Komplexität, Fristen im Blick zu behalten und wichtige Daten zuverlässig zu verwalten.
Durch die zunehmende Verbreitung von Homeoffice ist der Zugriff auf Personalinformationen immer wichtiger geworden. Bisher erfolgte dieser nur über Papier-Personalakten, was den Zugriff erschwerte und die erforderlichen Daten oft nicht verfügbar machte. Das führte zu Verzögerungen und einem erhöhten administrativen Aufwand.
Außerdem nutzten wir zahlreiche Excel-Tabellen, die laufend aktualisiert werden mussten. Das war zeitaufwendig und fehleranfällig. Der Zugriff von Abteilungsleitern auf bestimmte Mitarbeiterdaten war nur möglich, wenn jemand aus der Personalabteilung die Akte gezeigt hat – das schränkte die Flexibilität und Eigenständigkeit der Teams stark ein.
Auch das Recruitment verlief in Papierform, was den Prozess langwieriger und weniger transparent machte. All diese Herausforderungen haben uns motiviert, nach einer passenden HR-Software zu suchen, die uns dabei unterstützt, unsere Prozesse effizienter, transparenter und digitaler zu gestalten.
Konkrete Herausforderungen?
Da wir bereits vor der Pandemie im Homeoffice gearbeitet haben, war es für uns besonders wichtig, jederzeit und von überall auf die personalrelevanten Informationen zugreifen zu können. Um zudem keine zusätzlichen personellen Ressourcen einstellen zu müssen, haben wir begonnen, uns mit verschiedenen HR-Tools zu beschäftigen, um unsere Prozesse effizienter und flexibler zu gestalten.
Wie fiel die Entscheidung auf HRlab?
Unsere Entscheidung für HRlab fiel nach einer gründlichen Recherche und dem Vergleich mehrerer Anbieter. Wir haben verschiedene Lösungen angefragt und genau unter die Lupe genommen. Dabei hat uns HRlab durch die einfache, übersichtliche und selbsterklärende Handhabung besonders überzeugt. Zusätzlich spielte auch das Preis-Leistungs-Verhältnis eine entscheidende Rolle.
Die Lösung
Wie lief die Implementierung ab?
Die Implementierung von HRlab verlief reibungslos. Die meisten Daten, wie Personalnummern, Abteilungszugehörigkeit und Gehälter, wurden bereits in digitaler Form von unserem Lohnbüro bereitgestellt.
Dadurch konnten wir die anfängliche Datenmigration sehr unkompliziert und zügig durchführen. Das wurde auch dadurch erleichtert, dass HRlab im Support und bei der Umsetzung äußerst effizient und zuverlässig arbeitet. Besonders zu Beginn stand uns das Team mit wöchentlichen Terminen unterstützend zur Seite.
Das hat uns nicht nur Sicherheit im Umgang mit der Software gegeben, sondern auch einen kontinuierlichen Austausch ermöglicht, um Rückfragen zu klären oder personalbezogene Themen zu besprechen.
Features, von denen ihr täglich profitiert?
Wir nutzen HRlab täglich für eine Vielzahl von Funktionen, die unsere Personalverwaltung erheblich erleichtern. Dazu gehören alle administrativen Personalprozesse, die Abrechnung sowie die Krankheitsverwaltung inklusive der automatischen eAU-Abfrage. Damit decken wir nahezu den gesamten Bereich der Personalverwaltung ab.
Außerdem verwenden wir HRlab für den gesamten Recruiting-Prozess. Neue Bewerbungen, zum Beispiel über unsere Homepage, werden automatisch in HRlab erfasst, was einen entsprechenden Workflow in Gang setzt. Zudem setzen wir Vorlagen für Themen wie Arbeitszeitreduzierung, -erhöhung oder Gehaltsanpassungen ein, um diese Prozesse effizient und einheitlich zu gestalten.
Was sticht seit der Einführung besonders heraus? Wie steht das Personal zu HRlab?
Seit der Einführung von HRlab fällt vor allem die schnelle und übersichtliche Darstellung von Kennzahlen auf, die unsere Abteilungsleiter nun auf einen Blick sehen können – beispielsweise zu geleisteten Arbeitsstunden, Gehältern oder Betriebszugehörigkeiten. Das ermöglicht ihnen, Entscheidungen eigenständig zu treffen, ohne ständig auf die Unterstützung der Personalabteilung angewiesen zu sein.
Das Personal steht HRlab ebenfalls sehr positiv gegenüber. Seit der Einführung profitieren wir in der Personalabteilung vor allem von einem geringeren Administrationsaufwand und einer zentralen, stets aktuellen Datengrundlage, die jederzeit ausgewertet werden kann. Mitarbeitende haben zudem die Möglichkeit, eigenständig auf die Software zuzugreifen.
Die reibungslos funktionierende Schnittstelle zu DATEV sorgt für einen nahtlosen Datenaustausch. Außerdem laufen die automatisierten Workflows für Personalprozesse zuverlässig ab, was den Aufwand reduziert und die Datenqualität erhöht – Übertragungsfehler gehören der Vergangenheit an.
Offene Wünsche?
Unsere offenen Wünsche beziehen sich vor allem auf die Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit und die Automatisierung bestimmter Prozesse. Optimal wäre es, wenn wir auf Mitarbeiterebene auf einen Blick sehen könnten, ob die digitale Signatur für unsere Dokumente bereits hinterlegt ist. Vielleicht in Form einer Ampelfunktion.
Ein weiterer Wunsch ist die direkte Verknüpfung von Gehalt und Arbeitszeit. Es wäre ideal, wenn beispielsweise bei Mitarbeiter A, der 32 Stunden bei Gehalt X arbeitet, eine Änderung an einer Kennzahl automatisch die andere aktualisiert, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Außerdem würden wir uns wünschen, bei den Auswertungen noch mehr Filtermöglichkeiten zu haben, um die Daten noch gezielter analysieren zu können. Zudem wäre es praktisch, Dokumente, die bei einem Mitarbeiter hinterlegt sind, direkt aus dem System per E-Mail verschicken zu können. Je nach Unternehmensstruktur wäre auch eine Mehrfachauswahl im Verantwortungsbereich von Workflows sehr nützlich.
Was uns insgesamt sehr positiv stimmt, ist die Offenheit von HRlab für Kundenwünsche. Das Unternehmen nimmt kundenspezifische Vorschläge sehr dynamisch auf und integriert sie in die Roadmap zur Weiterentwicklung der Anwendung.
Zentrale Datengrundlage
Intuitive Bedienung
Eigenständige, zufriedene Mitarbeitende
Das Ergebnis
Seit der Einführung von HRlab profitieren wir deutlich von einer erheblichen Arbeitserleichterung, die sich in mehreren Bereichen zeigt. Daten können nun schneller und einfacher abgerufen werden, was die tägliche Arbeit deutlich effizienter macht.
Auch die Erstellung von Berichten erfolgt nun in kürzerer Zeit, was uns eine bessere Übersicht und schnellere Entscheidungsfindung ermöglicht. Die Verwaltung insgesamt ist durch die intuitive Bedienung und die automatisierten Prozesse einfacher und zügiger geworden.
Besonders positiv ist auch, dass Mitarbeitende nun eigenständig auf ihre Daten zugreifen können, was die Transparenz erhöht und den administrativen Aufwand weiter reduziert. Insgesamt führt die Nutzung von HRlab zu einer gesteigerten Zufriedenheit im Team und zu optimierten, kürzeren Prozessen.