Wir fühlen uns zu jedem Zeitpunkt optimal aufgehoben.
Als Kommunikationsagentur sind wir seit 35 Jahren spezialisiert auf den IT und Technologie Markt und sind strategischer Partner für Unternehmen, Verbände und öffentliche Auftraggeber. Wir beschäftigen rund 70 Mitarbeiter an den Standorten Berlin, München und Wiesbaden. Unser Anspruch: Immer einen Schritt voraus zu sein, was Zukunftsthemen anbelangt. Unser Claim: Kommunikation weiter denken.
70 Mitarbeiter
3 Standorte
Kommunikationsagentur
Die Ausgangslage
Wir bringen unsere Kunden mit den relevanten Ansprechpartner:innen unter Medien, Meinungsmittlern sowie Stakeholdern im politischen Raum in Kontakt und finden die richtigen Themen und Kanäle für die relevanten Zielgruppen.
Im Zentrum unserer Arbeit steht die Beratung, das bedeutet die Erarbeitung der Kommunikationsstrategie und die Ausarbeitung der konkreten Kommunikationskonzepte für die unterschiedlichen Fragestellungen. Neben der Medienarbeit bedienen wir auch alle anderen Kanäle, erstellen Filme, kreieren Infografiken, machen Layouts.
Viele Anwendungen haben einen ähnlichen Funktionsumfang. Was den Unterschied macht: Wie man sich auf menschlicher Ebene begegnet und wie Herausforderungen gelöst werden.
Die Herausforderung
Beweggründe für die Suche nach einer HR-Software?
Wir haben 2014 zunächst eine andere HR-Lösung eingeführt. Relativ kurz darauf wurde von diesem Anbieter allerdings ein komplett neues System auf den Markt gebracht. Eine Umstellung wäre nochmals mit hohen Kosten und Aufwand verbunden gewesen, was so kurz nach der ursprünglichen Einführung keine Option war.
Mit dem neuen System auf dem Markt, wurden aber auch zunehmend Funktionen in unserem laufenden System nicht mehr unterstützt. Auch auf Nachfrage beim Support konnte uns kein Angebot gemacht werden, um gemeinsam eine nachhaltige Lösung zu finden. Spätestens als die DATEV-Schnittstelle nicht mehr lief und wir für die Lohnabrechnung zurück auf händische Prozesse umstellen mussten, brauchten wir eine neue Lösung.
Konkrete Herausforderungen?
Unsere konkreten Pain Points bei der Suche nach einer neuen HR Software war zum Beispiel eine gut funktionierende Schnittstelle zu DATEV, da wir zu der Zeit viel manuellen Aufwand mit den Gehaltsabrechnungen hatten. Außerdem wollten wir Auswertungen intuitiv bedienen und eigenständig anpassen können.
Dokumentenvorlagen sollten im Team gemeinsam bearbeitet werden können. Und wir wollten browser- und standortunabhängig von überall auf unsere HR Software zugreifen können. Auch wichtig: Dass sich neben der Personalabteilung auch die Mitarbeitenden intuitiv im System zurechtfinden.
In unserem vorigen System haben wir die Erfahrung gemacht, dass speziell Führungskräfte - die eben nicht täglich im System arbeiten - regelmäßig Nachfragen bei der Bedienung haben. Entsprechend war uns im Entscheidungsprozess für HRlab besonders ein logischer, selbsterklärender und übersichtlicher Aufbau der Anwendung wichtig.
Wie fiel die Entscheidung auf HRlab?
Nachdem wir uns den Markt angeschaut haben, blieben zwei Lösungen übrig. HRlab hat vor allem dadurch überzeugt, dass bereits die Kollegen im Vertriebsgespräch über ein sehr tiefgreifendes Personalwissen verfügen. Das äußerte sich in realistischen Einschätzungen und fundierten Aussagen mit Blick auf die tatsächlich anfallende tägliche Personalarbeit.
Außerdem wollten wir einen gleichbleibenden Ansprechpartner über die einzelnen Prozessschritte hinweg haben, damit wir in neuen Gesprächen direkt anschließen können. In beiden dieser Punkte haben wir bei dem alternativen Anbieter genau das Gegenteil erlebt.
Dann gab es noch die Thematik des modularen Aufbaus von HRlab. So konnten wir unseren Funktionsumfang passgenau aussuchen und auch nur dafür bezahlen, statt wie bei anderen Anbietern noch eine Vielzahl an zusätzlichen Funktionen mit tragen.
Und: Der Support. Auch nach der Einführung von HRlab können wir bestätigen, dass aufkommende Fragen individuell und schnell beantwortet werden. Standardantworten oder ständig wechselnde Ansprechpartner sind hier Fehlanzeige!
Die Lösung
Wie lief die Implementierung ab?
Die Implementierung war durchweg positiv, weil es einen realistischen Zeitplan gab, in dem auch die Aufwände, die auf unserer Seite anfielen, realistisch benannt waren. Das hat sich mit unserer Vorstellung, worauf es bei der Einführung einer HR Software ankommt, gedeckt, wodurch wir uns sehr gut aufgehoben gefühlt haben.
Darauf folgten drei bis vier größere Sitzungen, in denen wir jeweils sehr strukturiert und systematisch durch HRlab geführt wurden. Hierbei stand nicht die Theorie im Fokus, sondern wir haben direkt gemeinsam die ersten Anwendungsfälle umgesetzt und so schnell ein gutes Verständnis für HRlab entwickeln können. In den ersten Monaten nach der Einführung stand uns unser Ansprechpartner weiterhin wöchentlich für einen Jour Fix zur Verfügung, abgesehen von der schnellen Hilfe zwischendurch.
Eine Besonderheit in unserem Fall: Unser vorheriger HR Software Anbieter hat uns leider die zu übernehmenden Stammdaten nicht vollständig übergeben. Das wiederum hatte natürlich einen maßgeblichen Einfluss darauf, wie wir die Daten für HRlab liefern konnten. Das Team von HRlab hat uns glücklicherweise stark dabei unterstützt, die Daten zu komplettieren und in die gewünschte Struktur zu bringen.
Was sticht seit der Einführung besonders heraus?
Die Kollegen bei HRlab bringen nicht nur herausragende Fachkenntnisse für ihr Produkt, sondern auch für das Personalwesen und die tägliche Personalarbeit selbst mit. Das hat uns während der Einführung und in weiteren Gesprächen immer wieder beeindruckt. So begegnen wir uns immer wieder auf Augenhöhe. Und das macht die Zusammenarbeit so positiv.
Das macht sich zum Beispiel dann bemerkbar, wenn es um konkrete Anwendungsfälle in der Umsetzung geht. Bei Fragen werden uns nicht nur Lösungen im Produkt präsentiert, sondern auch potenziell sinnvollere Herangehensweisen vorgeschlagen. Und wenn es dann doch mal keine ad hoc Lösung gibt, können wir uns auf transparente Aussagen verlassen, ab wann das mit in die Produktentwicklung einfließt.
Auch im weiterführenden Support bekommen wir von unserer persönlichen Ansprechpartnerin zuverlässig schnelle Antworten, die konkret auf unsere Frage eingehen. Diese Art der Kommunikation und Zusammenarbeit wissen wir einfach sehr zu schätzen.
Features, von denen ihr täglich profitiert?
Zentral steht natürlich ganz klassisch die Mitarbeiterverwaltung im Mittelpunkt. Daneben arbeiten wir viel mit Workflows, wodurch wir in der Effizienz unserer täglichen Personalarbeit tatsächlich einen großen Sprung nach vorne machen konnten. Allein schon dadurch, dass so jetzt Mitarbeitende aktiv in die Prozesse eingebunden werden können.
Der Recruitment-Bereich, Auswertungen, eAU-Abfragen und natürlich die DATEV-Schnittstelle sind außerdem Funktionen, die stark im Einsatz sind. Was wir jetzt erst relativ neu eingeführt haben: Das Reisekostenmanagement von HRlab, also die Reisekosten mit über die Gehaltsabrechnung laufen zu lassen. Das hat von Anfang an einwandfrei funktioniert und den vorherigen Arbeitsaufwand deutlich reduziert.
Als Anwendungsbeispiel: Vorher haben Mitarbeitende eine Excel-Tabelle ausgefüllt, die dann ans Controlling ging, wo dann die entsprechenden Verpflegungspauschalen etc. ergänzt wurden. Nach der Einholung der Freigabe konnten die Reisekosten dann in den nächsten Zahlungszyklus mit aufgenommen werden. Diesen ganzen Ablauf haben wir mit HRlab nun automatisiert.
Offene Wünsche? Wie steht das Personal zu HRlab?
Die Mitarbeiterzufriedenheit mit HRlab ist extrem hoch. Kollegen kommen aktiv auf uns zu und äußern sich wertschätzend über HRlab. Das ist natürlich sehr erfreulich.
Mit Blick auf offene Wünsche gibt es eigentlich nur Kleinigkeiten, die hier und da mal aufkommen. In der Menüführung springt man beispielsweise manchmal aus dem ursprünglichen Mitarbeiterprofil heraus und muss dann wieder aktiv dorthin navigieren. Da könnten die Querverknüpfungen optimiert werden.
Ein anderes Beispiel aus dem Recruiting: Sobald eine Kollegin eine neu eingegangene Mail anschaut, wird sie als gelesen markiert. Das ist zwar grundsätzlich richtig, aber da wir hier mit mehreren Kollegen arbeiten, gehen so manchmal neue Mails bei der richtigen Ansprechperson zunächst unter. Und: Wenn ich Feedback zu einer Bewerberin anfordere, möchte ich je nach Feedback-Geber auswählen, welche angehängten Dokumente einsehbar sind.
Letzter Punkt: Mobil sind noch nicht alle Funktionen von HRlab zugreifbar. Da freuen wir uns auf die Vervollständigung der Funktionen in der App, an der das HRlab Team laufend arbeitet.
Das Ergebnis
Intuitive Benutzeroberfläche
Gleichbleibender Ansprechpartner
Effiziente Workflows
Wir verbringen deutlich weniger Zeit mit den administrativen Aufgaben der täglichen Personalarbeit. Zum Beispiel hat sich der Zeitumfang für Gehaltsabrechnungen seit der Einführung von HRlab drastisch reduziert. Und wir profitieren von ganz neuen Möglichkeiten.
Zum Beispiel können neue Mitarbeitende ihre Daten dank Onboarding Workflows schon vor Arbeitsbeginn selbstständig im System hinterlegen. Das betrifft auch das Ausfüllen und Unterschreiben von Dokumenten.
Gleichzeitig bewegt sich das gesamte Personal eigenständig in HRlab. Das fängt bei der Aktualisierung von Datensätzen an und hört bei dem eigenständigen Abrufen von Gehaltsabrechnung auf. Das spiegelt sich in der Zufriedenheit der Mitarbeitenden und der Führungskräfte wieder. Und die Personalabteilung freut sich über weniger Nachfragen im Alltag.