Gepflegte und aktuelle Daten. Jederzeit.
Wir sind im Kundenservice tätig und bieten unseren Service als Contact Center an. Dabei bedienen wir eine breite Masse an Branchen und haben entsprechend vielseitige Kundinnen und Kunden. Von der Automobilbranche über den Ernährungsbereich bis hin zum Dienstleistungssektor. An unseren zwei Standorten Stuttgart und Nürnberg beschäftigen rund 100 Mitarbeitende.
100 Mitarbeiter
2 Standorte
Kundenservice
Die Ausgangslage
Unser Motto lautet: “Ein Service, der Lächeln schenkt.” Entsprechend ist es unser Anspruch, unseren Kunden auf Augenhöhe zu begegnen und jede Interaktion als solche auch individuell zu betrachten. Denn nur so ist ein hochwertiger Kundenservice und eine langfristige Kundenbindung möglich.
Herr Ebbecke gibt nicht nur realistische Einschätzungen, sondern liefert auch konkrete Vorschläge zur Umsetzung.
Die Herausforderung
Beweggründe für die Suche nach einer HR-Software?
Bis vor zweieinhalb Jahren war Stuttgart unser einziger Standort und bis dahin wurde alles mit analogen Personalakten und den verschiedensten Programmen und Listen koordiniert. Und das funktioniert auch so lange, wie es eine Person gibt, die weiß, wo alles liegt und Informationen dann entsprechend teilen kann.
Spätestens mit Aufnahme des zweiten Standortes wurde uns aber schnell klar, dass dieses Setup nicht mehr effizient genug war. Denn schnell etwas nachzuschauen, ging nur im Austausch, was den Datenaustausch komplizierter und zeitaufwendiger machte.
Ein weiteres wichtiges Thema war der Bewerbungsprozess. Meine Anforderungen: Eine Bewerbung geht ein und löst einen automatisierten Prozess aus. Von der Einladung des Bewerbenden, der Umwandlung zu einem Mitarbeitenden bis hin zur automatisierten Dokumentenerstellung für die Einstellung.
Der nächste Punkt auf unserem Anforderungsprofil stellt das manuelle Pflegen mehrerer Anwendungen dar. Wenn Daten in einer Anwendung hinterlegt sind, braucht es Schnittstellen, sprich die verschiedenen Tools müssen miteinander kommunizieren können.
Und abschließend der Hauptfokus neben den bereits genannten Anforderungen: Die Benutzeroberfläche. Eine Software muss Spaß machen und intuitiv in der Anwendung sein. Und hier war ich nicht bereit, Abstriche zu machen. Und so sind wir los und haben nach einer passenden Lösung gesucht.
Wie fiel die Entscheidung final auf HRlab?
Mit dem besagten Anforderungsprofil im Gepäck haben wir allen Anbietern dieselben Fragen gestellt. Dabei mussten wir feststellen, dass die häufigste Antwort ein “Nein” zu unserem Anforderungsprofil im Detail war. Im starken Kontrast dazu ist Christian Ebbecke, der Geschäftsführer von HRlab, aufgetreten. Im Austausch bekamen wir ganz klare Aussagen dazu, ob und wie unsere Anforderungen erfüllt werden können.
Und was wir besonders geschätzt haben: Bei zusätzlichen Anforderungen bekamen wir nicht nur eine realistische Einschätzung, sondern Herr Ebbecke hat sein Fachwissen auch gleich mit konkreten Vorschlägen mit eingebracht. Entsprechend war ein entscheidender Faktor in unserer Entscheidung für HRlab der persönliche Austausch und das dadurch gewonnene Vertrauen.
Daneben haben die intuitive Benutzeroberfläche und die Flexibilität, die das Tool bietet, eine wichtige Rolle gespielt. Und was man ergänzend noch festhalten muss, ist das gute Preis-/Leistungsverhältnis.
Die Lösung
Wie lief die Implementierung ab?
Die Implementierung lief super. Die einzig große Herausforderung für uns war, eine grundsätzliche Ordner- und Dokumentenstruktur zu schaffen. Hier hätte es uns geholfen, direkt am Anfang mehr an die Hand genommen zu werden, wie die Zuordnung der Dokumente und der Vorlagen tatsächlich für die Nutzung am Ende am meisten Sinn macht. Ansonsten ist natürlich die Digitalisierung der Dokumente extrem zeitaufwendig, aber mit und in HRlab selbst hat alles sehr einfach und intuitiv funktioniert.
Was sticht seit der Einführung besonders heraus?
Mehrere Produkterweiterungen wurden auf unseren Wunsch hin zügig umgesetzt und zügig in den Arbeitsalltag integriert. Zum Beispiel eine Erweiterung der Platzhalter oder auch Verbesserungen im Recruiting.
Von welchen Funktionen profitiert ihr täglich?
Definitiv die Funktion rund um Dokumente und Vorlagen, denn das spart uns Unmengen an Zeit ein. Daneben nutzen wir Schnittstellen, wie z.B. zu unserem Tool zur Zeiterfassung, auf täglicher Basis. Auch unser Intranet ist per Schnittstelle angebunden und stellt neue Mitarbeitende direkt mit einem Foto und einem kleinen Kurzprofil vor. Daneben nutzen wir stark die Recruiting Funktion in HRlab, ebenso wie die Datenpflege um die Daten stehts aktuell zu halten.
Habt ihr offene Wünsche?
Was mir in den Workflows noch fehlt: Ein automatisches Versenden von Mails, auch an externe E-Mail Adressen, sobald es im Prozess zu der Notwendigkeit kommt. Das würde unseren Nutzen nochmals deutlich erhöhen. Ein Beispiel: Die Kündigung des Firmentickets. Stand jetzt öffne ich eine Mail und vervollständige die entsprechende Vorlage mit den jeweiligen Daten, um dann die Kündigungsmail zu schicken. Das ließe sich mit Platzhaltern sehr schön automatisieren.
Intuitive Benutzeroberfläche
Flexibilität
Preis-Leistungsverhältnis
Das Ergebnis
Wir, die intensiv mit HRlab arbeiten, profitieren von einer deutlichen Arbeitserleichterung. Daten werden mit einem Klick aufgerufen, offene Tasks sieht man auf einen Blick, und der allgemeine Zeitaufwand für personalrelevante Prozesse hat sich in einigen Punkten deutlich reduziert.
Zum Beispiel dauert der Einstellungsprozess nun nur noch eine halbe Stunde, und das beinhaltet alle damit verbundenen Tasks: Die Vertragsunterschrift, Ausfüllen des kompletten Personenprofils, Sammeln aller Einstellungsdokumente, Informieren andere Abteilungen.
Auch die Themen Datenanalyse und Reports sind dank HRlab bei uns jetzt an der Tagesordnung. Natürlich wird die Datengrundlage immer besser, je länger wir HRlab im Einsatz haben, aber schon jetzt sind Auswertungen zu Kennzahlen wie beispielsweise Fluktuation und FTE im Einsatz. Allein schon die einfache Erstellung von Listen erleichtert die tägliche Arbeit immens.
Als allgemeines Fazit steht zwar im Endeffekt mehr Arbeit an, da man viel mehr Möglichkeiten hat. Aber: Die Zeit, die für die jeweiligen Aufgaben benötigt wird, ist deutlich reduziert worden. Und das Wichtigste, die Daten sind immer gepflegt und auf dem aktuellen Stand.