Innerhalb von vier Wochen war HRlab für uns einsatzbereit.
Biker’s Point wurde vor über 30 Jahren vom Vater unseres aktuellen Chefs gegründet, der als leidenschaftlicher Fan der Honda GoldWing vor der Problematik stand, dass die Maschine zu dem Zeitpunkt noch nicht auf dem deutschen Markt erhältlich war. Um diese Marktlücke zu schließen und sowohl sich selbst als auch anderen Motorradfans den Erwerb einer GoldWing innerhalb Deutschlands zu ermöglichen, wurde also Bikers Point gegründet.
80 Mitarbeiter
3 Standorte
Einzelhandel
Die Ausgangslage
Seither zählt die stetig wachsende Unternehmensgruppe zu den größten Motorradhäusern Deutschlands und ist, nicht zuletzt wegen der Spezialisierung auf die Honda GoldWing sowie den Bau eigener GoldWing -Trikes und -Gespanne, europaweit bekannt. Neben drei großen Ausstellungshallen und drei entsprechenden Werkstätten für Motorräder sämtlicher Fabrikate, verfügt der Firmenkomplex mit insgesamt ca 80 Mitarbeitenden über einen Schnellimbiss (Eddy´s BikerGrill) und ein kleines Motel mit Fremdenzimmern.
Seit einigen Jahren handelt das Unternehmen zudem mit Fahrrädern und E-Bikes, wobei es sich um einen rasant wachsenden Markt handelt. Daher zählen seit 2021 die Gebrauchtrad24 GmbH in Uslar, die ausschließlich gebrauchte Fahrräder und E-Bikes vertreibt sowie seit 2022 die Velo Voss GmbH, ein charmanter, alteingesessener Fahrradladen nebst Werkstatt in der Göttinger Innenstadt zur Unternehmensgruppe.
Was mit dem Verkauf der Honda GoldWing begann, umfasst mittlerweile alles rund um das Zweirad - Motorrad und Fahrrad. So wurde aus einem Hobby Beruf und aus einem Beruf Berufung.
Die Herausforderung
Beweggründe für die Suche nach einer HR-Software?
Im Zusammenhang mit unserer letzten Betriebsfeier haben wir festgestellt, dass wir mittlerweile schon auf gute 80 Mitarbeitende gewachsen sind. Was mit steigender Mitarbeiterzahl natürlich immer problematischer wurde: Die gespeicherten Informationen finden sich mittlerweile an verschiedenen Orten wieder.
Ein Beispiel: Wenn ein Mitarbeitender ein Gespräch gesucht hat, hieß es im ersten Schritt, alle personalrelevanten Daten aus verschiedenen Programmen und Speicherplätzen zusammen zu suchen. Von Excel über Google Drive hin zu physischen Ordnern. Das kostet nicht nur viel Zeit, sondern auch Nerven.
Ein weiterer Punkt: Das Thema Zeiterfassung, nicht zuletzt wegen des anstehenden Gesetzes. Bisher haben wir mit klassischen Stundenzetteln gearbeitet. Das ist nicht nur aufwändig, sondern auch sehr fehleranfällig.
In diesem Zusammenhang war es uns auch wichtig, Kranken- und Urlaubstage mit einem Tool abzudecken. Sowohl für die Vereinfachung von Anträgen und Genehmigungen, aber auch für ein verlässliche Übersicht über genommene und verfügbare Urlaubstage.
Gab es andere Lösungsansätze vor HRlab?
Über die Zeit haben sich bei uns einfach eine Reihe verschiedener Lösungsansätze, auch oft je nach persönlicher Präferenz, gesammelt. Manchmal lagen Informationen in Excel Tabellen ab, die anderen haben ganz auf physische Unterlagen gesetzt und das ganze dann in der Mischung mit Stundenzetteln auf Vertrauensbasis. Das hat einfach bei der Mitarbeiterzahl so nicht mehr funktioniert.
Wie fiel die Entscheidung final auf HRlab?
Vom ersten Gedanken einer reinen Zeiterfassung hat sich das Ganze schnell in eine Suche nach der eierlegenden Wollmilchsau entwickelt. Je mehr man gesucht hat, desto mehr Funktionalitäten hat man auch gefunden, die man abgedeckt sehen möchte.
Bezogen auf Benutzerfreundlichkeit und Funktionen waren tatsächlich alle Anbieter relativ vergleichbar, aber vor allem mit Blick auf Kosten und Umsetzung hat HRlab das Rennen für sich entschieden. Eine Implementierungsphase von mehreren Monaten war für uns keine Option, denn gerade in der laufenden Motorrad-Saison bleibt dafür keine Zeit.
Konkret hieß das: Mit einem Start von Mitte November musste die HR-Software bis Mitte Dezember betriebsfähig sein. Denn Anfang Januar, also nach den jährlichen Betriebsferien, musste alles für die Zeiterfassung stehen. Das konnte nur HRlab zusichern und auch halten.
Somit war für uns die Entscheidung klar, denn HRlab hat einfach das Gesamtpaket angeboten. Vom Funktionsumfang, Preis, zeitlichen Anforderungen in der Umsetzung hin zum persönlichen Kontakt. Auch wichtig: Bei HRlab kommen alle Funktionen aus einer Hand und damit hat man auch nur einen Ansprechpartner.
Die Lösung
Wie lief die Implementierung ab?
Das A und O war, wie schon erwähnt, dass die Zeiterfassung innerhalb von vier Wochen startklar war. Schon knapp berechnet, haben wir dieses Ziel tatsächlich bereits nach zwei Wochen erreicht. Der ganze Prozess lief einfach wirklich gut. Wir haben einen regelmäßigen Austausch gehabt mit klaren Todo’s und Templates und haben uns im positiven Sinne an die Hand genommen gefühlt.
Gab es Herausforderungen? Wie wurden sie gelöst?
Wie schon erwähnt, war uns vor allem wichtig, dass die Zeiterfassung so schnell wie möglich implementiert wird. Das lief problemlos und sogar früher als abgemacht. Eine Kleinigkeit: Einmal konnte ein Mitarbeiter nicht stempeln. Aber auch da haben wir eine E-Mail geschickt und eine Stunde später war das Problem auch schon bereinigt. Es lief wirklich alles sehr positiv ab und hat uns in unserer Entscheidung bestätigt.
Von welchen Funktionen profitiert ihr täglich?
Die Zeiterfassung nutzen wir problemlos seit dem ersten Tag. Und seitdem wächst das System auf täglicher Basis. Im nächsten Schritt haben wir angefangen die Funktion der Abwesenheiten zu nutzen, heißt Jahresurlaube und Krankmeldungen wurden auch sehr zeitnah über HRlab eingereicht.
Dann ist natürlich auch die digitale Gehaltsabrechnung schnell eingeführt worden, sprich alle Dokumente finden sich übersichtlich an einer Stelle und alle Mitarbeitenden haben eigenständig Zugriff. Nach und nach werden auch die digitalen Personalakten vervollständigt und Arbeitsverträge hinterlegt.
Kleine, aber wertvolle Sachen sind auch die verlässlichen Daten und Auswertungen, zum Beispiel sind Gehaltshistorien per Klick abrufbar. Auch Workflows haben wir vor allem mit Blick auf personalrelevante Prozesse schnell eingerichtet, sprich wir sehen automatisiert, wann Mitarbeitende mehr als sechs Wochen krank sind oder wann wieder eine Führerscheinprüfung ansteht.
Was sticht seit der Einführung besonders heraus?
Vor allem: Weniger Excel-Tabellen, die gepflegt und bearbeitet werden müssen. Und Automatisierungen, die einem das tägliche Arbeiten leichter machen, sowie die gesammelte Datenbank aller Dokumente. Dadurch haben auch Mitarbeitende eigenständig Zugriff auf ihre Dokumente und Daten, was die Nachfragen deutlich reduziert.
Benutzerfreundlichkeit & Funktionen
Preis
Implementierungsdauer
Das Ergebnis
Unsere Mitarbeitenden haben die Einführung der Software durchweg positiv angenommen, sehen die Erleichterung im Arbeitsalltag und schätzen die Transparenz über eigene Urlaubstage und Dokumente. Transparenz ist auch für die Geschäftsführung ein wichtiger Punkt, denn alle Daten sind schwarz auf weiß abrufbar und lassen sich individuell auswerten. Auch Employee Self Service punktet, denn gewisse Verantwortlichkeiten lassen sich nun übertragen, was die Arbeitsbelastung in der Personalabteilung deutlich reduziert.