HR Allgemein
HR und IT: Warum Personaler oft ungewollt IT-Aufgaben übernehmen
Lesley Rudolph
am 9. Januar 2025 • 5 Min. Lesezeit
In dieser Folge von „von HR für HR“ spricht Lina mit ihrem Gast Jendrik Adomeit (Co-Gründer von IThochZWEI) darüber, wie Sie Ihre HR-Manager nachhaltig von IT-Aufgaben entlasten und schlanke, datenschutzkonforme Prozesse etablieren.
Typische IT-Aufgaben, die ungewollt bei HR landen
Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen mutiert die HR-Abteilung oft zur unfreiwilligen IT-Hotline. Ob Rechner aufsetzen, Hardware verschicken oder Zugänge verwalten: Schätzungen zeigen, dass HR-Manager bis zu 50 % ihrer Arbeitszeit für IT-administrative Aufgaben aufwenden. Es gibt Studien die belegen, das bis zur Hälfte der Arbeitszeit von HR-Managern für solche IT-administrativen Aufgaben und Regelungen anfallen. Zum Beispiel:
- Laptops für das Onboarding vorbereiten, konfigurieren und versenden
- Entscheidung darüber, ob Mitarbeitende ihre eigenen Telefone nutzen, oder aber der Arbeitgeber das Telefon stellt
- im Anschluss daran auch das Sicherstellen einer gewissen Trennung zwischen den privaten und den beruflichen Daten
Die ganze Folge "von HR für HR" auf Spotify
Über Jendrik
Jendrik Adomeit ist CEO von IThochZWEI, einem spezialisierten Managed Service Provider für zukunftssichere IT-Infrastrukturen. Als Partner für den Mittelstand sorgt IThochZWEI dafür, dass Unternehmens-IT ausfallsicher und diskret im Hintergrund läuft.
Die Konsequenz: Strategische HR-Arbeit bleibt liegen
Jede Stunde, die HR-Teams mit IT-Support verbringen, fehlt an anderer Stelle. Das bedeutet gerade für mittelständische Unternehmen mit 25-50 Mitarbeitenden im Endeffekt wertvolle Personalkraft, die blockiert wird. Und dafür bleiben dann essenzielle Themen wie Personalmarketing, Recruiting, die Pflege von CRM- und ERP-Systemen liegen. Zudem bergen diese Vorgänge auch Datenschutz- und Sicherheitsrisiken: Werden beim Offboarding Admin-Rechte oder Cloud-Zugänge nicht sauber entzogen, drohen beispielsweise Datenlecks und Lizenzverstöße.
Risiken von IT-Aufgaben, die im Personalbereich liegen
Das größte Problem ist meistens, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen und aber im Endeffekt noch Zugänge zu unternehmensinternen Daten behalten. Und gerade in der heutigen Zeit, in der alle Daten irgendwo auf einer Cloud liegen, birgt das zwar viel Komfort, aber im Umkehrschluss auch die größten Risiken.
Häufig weiß die Personalabteilung gar nicht genau, worauf gewisse Mitarbeitende noch Zugriff haben, weil beispielsweise keine Benutzergruppen definiert worden sind.
Welche Lösungsansätze gibt es?
Das Thema der Weiterbildung von Mitarbeitenden, also das Sensibilisieren für Dinge wie Cyber Security und regelmäßige Awareness Trainings sind immer sinnvoll. Gerade in der immer größer und komplexer werdenden Tool-Landschaft ist dass wichtig, damit einfach ein ganzheitliches Verständnis für die Tools im Unternehmen besteht. Das gilt sowohl für HR-Manager als auch für Mitarbeitende, die ja unter dem Begriff von Employee Self Service auch immer mehr Aufgaben selbst ausführen, die vielleicht vorher durch Vorgesetzte stattfanden.
Darüber hinaus können Unternehmen in Erwägung ziehen, dafür eine Rolle im Unternehmen schaffen, was natürlich aber immer mit Kosten verbunden ist. Gleichzeitig sorgt solch ein Bindeglied im Unternehmen für den Fokus auf strategische IT-Arbeit im Zusammenspiel mit der Unternehmensentwicklung und einer digitalen Transformation.
Die dritte Option ist es, das Ganze an einen externen Dienstleister auszulagern. Das macht vor allem dann Sinn, wenn bei einer überschaubaren Firmengröße nicht das Budget dafür da ist, ein zusätzliches Gehalt zu rechtfertigen. Und eine solche Stelle muss immer auch im Urlaub oder bei Krankheit vertreten werden können.
| Bereich / Prozess | Leistung des Dienstleisters | Konkreter Nutzen für HR & Unternehmen |
|---|---|---|
| Arbeitsplatz-Definition | Anforderungsprofile pro Stelle (z. B. Entwicklung vs. Verwaltung) inklusive Hardware und Lizenzen. | Volle Kostenübersicht: Die Buchhaltung kennt die exakten Ausstattungskosten pro Stelle. |
| Support & Wartung | Fester Ansprechpartner für Hardware-Wartung, Software-Updates und IT-Fragen. | Entlastung: HR muss keine technischen IT-Probleme mehr selbst lösen. |
| Standardisiertes Onboarding | One-Click-IT-Bestellung & Dropshipping: Vorinstallierte Geräte werden direkt im Willkommenspaket nach Hause geliefert (z. B. Homeoffice in München, Zentrale in Hamburg). | Zeitgewinn & Flexibilität: Neue Mitarbeitende müssen am ersten Tag nicht ins Büro reisen; der Laptop ist sofort startklar. |
| Standardisiertes Offboarding | Rückabwicklung per Versandkarton: Bereitstellung von passendem Verpackungsmaterial und Abhollogistik bei Ausstieg. | Kein Admin-Aufwand: HR spart sich das Suchen nach Kartons und das manuelle Nachverfolgen von Retouren. |
Checkliste: Das sollten Unternehmen festlegen
Damit HR-Manager, die im Alltag mit IT-Aufgaben konfrontiert sind, ein paar konkrete Anhaltspunkte für die Umsetzung haben, lohnt es sich firmenintern festzulegen:
- Anhand von welchem Protokoll neuen Mitarbeitenden Geräte ausgehändigt werden.
- Welche Tools und Softwaremöglichkeiten eingesetzt werden, um private und berufliche Daten zu trennen. Tipp: Container - oder Containerlösungen - ist dazu ein Stichwort.
- Wie neuen User angelegt werden und welche Benutzergruppgen es gibt.
- Wie intern Rollenprofile festgelegt sind, also worauf welcher Mitarbeitende zugreifen darf.
- Und zum Ende des Lebenszyklus: Wie läuft das Offboarding von Mitarbeitenden auch wirklich so, dass Datenkonformität gewährleistet ist?
Vier Maßnahmen, um die HR-Abteilungen mit Blick auf IT-Aufgaben abzusichern
- Punkt 1: Sich ehrlich die Frage stellen, wie stark man aufgestellt ist. Mit Blick auf interne Personalkraft, aber auch technisch.
- Punkt 2: Gibt es im Unternehmen bestimmte Benutzergruppen, nach denen Zugriffe kategorisiert werden. So lässt sich im Anschluss auch sicherstellen, dass Zugriffe gezielt aktiviert und deaktiviert werden können.
- Punkt 3: Seriennummern der ausgehändigten Geräte zum Beispiel in einer Excel Tabelle zu sammeln und wann die an wen ausgehändigt wurden. Mit Unterschrift.
- Punkt 4: Unternehmen sollten sich immer mal wieder die Frage stellen, ab wann vielleicht der Punkt erreicht ist, bei dem man sich extern Unterstützung holt bzw. intern eine zusätzliche Stelle schafft. Das ist spätestens dann der Fall, wenn Protokolle nicht mehr überblickt werden und Zugriffe nicht mehr klar getrennt werden können.
