Warum Personaler oft ungewollt IT-Aufgaben übernehmen

Typische IT-Aufgaben, die oft bei der HR liegen

Gerade in Klein- und mittelständischen Unternehmen kümmert sich die Personalabteilung häufig neben den eigentlichen Personalaufgaben auch um das Aufsetzen neuer Rechner, das Beheben von IT-Problemen und um das technische Offboarding von Mitarbeitenden.

Dafür müssen sich HR-Manager allerdings technisches Wissen aneignen, das mit ihrem eigentlichen Aufgabenbereich gar nichts zu tun hat. Und im schlimmsten Fall bleiben auch noch wichtige Personal- und HR-Aufgaben liegen, weil im IT-Bereich so viel zu tun ist.

Nehmen wir das Beispiel des On- und Offboardings: Dadurch, dass der Themenbereich grob im Personalbereich liegt, wird den HR-Managern schnell auch die Aufgabe zuteil Laptops einzurichten und alle technischen Belange für den Start eines neuen Mitarbeitenden vorzubereiten. Oder im Zweifel auch wieder dafür zu sorgen, Daten zu löschen und Mitarbeitende richtig auf dem Weg aus dem Unternehmen zu begleiten.

Es gibt Studien die belegen, das bis zur Hälfte der Arbeitszeit von HR-Managern für solche IT-administrativen Aufgaben und Regelungen anfallen. Also Sachen wie:

• Onboarding der Geräte der Hardware
• Entscheidung darüber, ob Mitarbeitende ihre eigenen Telefone nutzen, oder aber der Arbeitgeber das Telefon stellt
• im Anschluss daran auch das Sicherstellen einer gewissen Trennung zwischen den privaten und den beruflichen Daten

Herausforderungen für HR Manager und Unternehmen

Das bedeutet grade für mittelständische Unternehmen mit 25-50 Mitarbeitenden im Endeffekt wertvolle Personalkraft, die blockiert wird. Und dafür bleiben dann essenzielle Themen wie Personalmarketing, Recruiting, die Pflege von CRM- und ERP-Systemen liegen.

Geschweige denn Themen wie die Digitalisierung und Transformation vom Unternehmen, der Unternehmenskultur und der Organisationsentwicklung. Alles Bereiche die eigentlich im Personalwesen liegen. Nicht zu vergessen: Wieviel Zeit bleibt wirklich noch für die Mitarbeitenden, wo hat man da noch ein offenes Ohr für die Belegschaft?

Die klaren Herausforderungen sind dabei also vor allem: Zum Einen verlieren Unternehmen die Expertise der HR-Manager für wichtige andere Themen, die durch die zusätzlichen IT-Aufgaben liegen bleiben. Und gleichzeitig sind HR-Manager im Zweifel nicht dafür geschult, solche IT-Themen datenschutzkonform zu erledigen.

Denn zu einem erfolgreichen und datenschutzkonformen Offboarding zählt beispielsweise:

• sicherstellen, dass ehemalige Mitarbeitende im Nachgang nicht noch Kunden- oder auch Buchhaltungsdaten zugreifen oder diese sogar noch verändern oder weitergeben können.
• sicherstellen, dass Admin-Informationen nicht mit dem Mitarbeitenden das Unternehmen verlassen und so im Zweifel gewisse Lizenzen nicht mehr für aktuelle Mitarbeitende nutzbar sind.

Risiken von IT-Aufgaben, die im Personalbereich liegen

Das größte Problem ist meistens, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen und aber im Endeffekt noch Zugänge zu unternehmensinternen Daten behalten. Und gerade in der heutigen Zeit, in der alle Daten irgendwo auf einer Cloud liegen, birgt das zwar viel Komfort, aber im Umkehrschluss auch die größten Risiken.

Der springende Punkt, wodurch solche Fälle immer wieder auftreten: Häufig weiß die Personalabteilung gar nicht genau, worauf gewisse Mitarbeitende noch Zugriff haben, weil beispielsweise keine Benutzergruppen definiert worden sind.

Welche Lösungsansätze gibt es?

Das Thema der Weiterbildung von Mitarbeitenden, also das Sensibilisieren für Dinge wie Cyber Security und regelmäßige Awareness Trainings sind immer sinnvoll. Gerade in der immer größer und komplexer werdenden Tool-Landschaft ist dass wichtig, damit einfach ein ganzheitliches Verständnis für die Tools im Unternehmen besteht.

Das gilt sowohl für HR-Manager als auch für Mitarbeitende, die ja unter dem Begriff von Employee Self Service auch immer mehr Aufgaben selbst ausführen, die vielleicht vorher durch Vorgesetzte stattfanden.

Darüber hinaus können Unternehmen in Erwägung ziehen, dafür eine Rolle im Unternehmen schaffen, was natürlich aber immer mit Kosten verbunden ist. Gleichzeitig sorgt solch ein Bindeglied im Unternehmen für den Fokus auf strategische IT-Arbeit im Zusammenspiel mit der Unternehmensentwicklung und einer digitalen Transformation.

Die dritte Option ist es, das Ganze an einen externen Dienstleister auszulagern. Das macht vor allem dann Sinn, wenn bei einer überschaubaren Firmengröße nicht das Budget dafür da ist, ein zusätzliches Gehalt zu rechtfertigen. Und eine solche Stelle muss immer auch im Urlaub oder bei Krankheit vertreten werden können.

Vorteile von externem Dienstleister für IT-Aufgaben in der HR

Nimmt man einen externen Dienstleister in Anspruch, gewinnt man einen klaren Überblick der verschiedenen Arbeitsplätze im Unternehmen. Heißt: Es findet üblicherweise eine Definitionen der jeweiligen Anforderungen pro Arbeitsplatz statt.

Zum Beispiel braucht man in der Entwicklung einen anderen Laptop, also in der Verwaltung. Dazu kommen etwaige Lizenzen je Arbeitsplatz und daraus resultiert im Anschluss eine klare Kostenübersicht pro Stelle.

Außerdem kann man sich darauf verlassen, dass der externe Dienstleister bei Themen wie Wartung von Hardware oder Software oder auch sonstigen IT-lastigen Unklarheiten der sichere Ansprechpartner ist.

Es sind durch solche Dienstleister auch meist moderne Lösungen wie "One Click IT- Bestellung" oder "Dropshipping" im Einsatz. Wir erklären das Ganze anhand eines Beispiels: Zum 01.02.2025 fängt eine neue Mitarbeiterin. Sie arbeitet im Homeoffice und sitzt in München, während die Firma ihren Standort in Hamburg hat.

Anhand des definierten Kostensatzes für den jeweiligen Arbetisplatz weiß die Buchaltung genau, welche Ausstattung nötig ist und welche Lizenzen etc. bereitgestellt werden müssen.

Anhand von Lösungen wie der One Click IT-Bestellung muss die Mitarbeiterin nun nicht an dem ersten Tag ins Büro fahren, um ihre Sachen abzuholen, sondern bekommt alles - übrigens weltweit - mit dem Willkommenspaket zugeschickt. Heißt der Laptop ist fertig geladen und eingerichtet und es kann direkt losgehen

Gleichzeitig funktioniert der Prozess auch bei dem Thema der Rückabwicklung genauso. Zum Beispiel packt der Mitarbeitende seine ganzen vom Unternehmen ausgehändigten Gegenstände in den dafür gelieferten Karton und schickt den dann einfach raus.

Damit vermeidet man für die HR-Abteilung lästige administrativen Aufgaben, wie zum Beispiel überhaupt nach einem passenden Paket zu schauen, was an den Mitarbeitenden geschickt wird, um dann mit Inhalt wieder zurückgeschickt werden kann. Stichwort: Standardisierte Prozesse.

Checkliste für HR-Manager mit IT-Aufgaben

Damit HR-Manager, die im Alltag mit IT-Aufgaben konfrontiert sind, ein paar konkrete Anhaltspunkte für die Umsetzung haben, lohnt es sich firmenintern festzulegen:

• Anhand von welchem Protokoll neuen Mitarbeitenden Geräte ausgehändigt werden.
• Welche Tools und Softwaremöglichkeiten eingesetzt werden, um private und berufliche Daten zu trennen. Tipp: Container - oder Containerlösungen - ist dazu ein Stichwort.
• Wie neuen User angelegt werden und welche Benutzergruppgen es gibt.
• Wie intern Rollenprofile festgelegt sind, also worauf welcher Mitarbeitende zugreifen darf.
• Und zum Ende des Lebenszyklus: Wie läuft das Offboarding von Mitarbeitenden auch wirklich so, dass Datenkonformität gewährleistet ist?

Konkrete Maßnahmen, um die HR-Abteilungen mit Blick auf IT-Aufgaben abzusichern?

• Punkt 1: Sich ehrlich die Frage stellen, wie stark man aufgestellt ist. Mit Blick auf interne Personalkraft, aber auch technisch.
• Punkt 2: Gibt es im Unternehmen bestimmte Benutzergruppen, nach denen Zugriffe kategorisiert werden. So lässt sich im Anschluss auch sicherstellen, dass Zugriffe gezielt aktiviert und deaktiviert werden können.
• Punkt 3: Seriennummern der ausgehändigten Geräte zum Beispiel in einer Excel Tabelle zu sammeln und wann die an wen ausgehändigt wurden. Mit Unterschrift.

Und abschließend der Punkt: Unternehmen sollten sich immer mal wieder die Frage stellen, ab wann vielleicht der Punkt erreicht ist, bei dem man sich extern Unterstützung holt bzw. intern eine zusätzliche Stelle schafft. Das ist spätestens dann der Fall, wenn Protokolle nicht mehr überblickt werden und Zugriffe nicht mehr klar getrennt werden können.

Ganze Folge "von HR für HR": IT-Aufgaben im Personalwesen