Change Management: Definition, Prozesse & Methoden

Ohne Change Management (kurz: CM) geht nichts. Während sich vor der digitalen Revolution Veränderungsprozesse und Konsolidierungsphasen abwechselten, ist der Wandel heute Teil der täglichen Agenda. Trotzdem halten nur vier Prozent der Arbeitnehmenden ihr Unternehmen als Transformations-tauglich. Das ist das Ergebnis der Change-Fitness Studie 2020/2021 von Mutaree. Grund genug, Change-Prozesse noch einmal zu beleuchten.

Das Wichtigste in Kürze

Change Management bedeutet kontinuierliche Anpassung
Veränderungen verlaufen in typischen Phasen
Menschen und Methoden sind entscheidend für den Erfolg

Change Management Definition

Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt Change Management sinngemäß als fortwährende Anpassung der Unternehmensstrategie sowie der Organisationsstrukturen an die aktuellen äußeren Bedingungen. Grundsätzlich kann CM auf zwei Wegen erfolgen: als Reaktion auf Veränderungen oder durch geplante Steuerung.

Reaktives Change Management: Einleitung von Veränderungsprozessen aufgrund gesetzlicher Vorgaben, globaler Trends, veränderter Wettbewerbsbedingungen und technologischem Fortschritt.
Aktives Change Management: Einflussfaktoren auf das Unternehmen werden beobachtet und sich abzeichnende Veränderungen führen zu einem zeitnahen Anpassungsprozess.

Erfolgreiches Change Management erfordert eine ganzheitliche Steuerung, wie sie beispielsweise im McKinsey 7-S Modell beschrieben wird, das Strategie, Struktur, Systeme und Mitarbeitende integriert betrachtet. Zudem gewinnt der Begriff Change Governance an Bedeutung, also die systematische Führung und Verantwortungsverteilung in Veränderungsprozessen.

Welche Change Management Phasen gibt es?

Phase 1: Notwendigkeit einer Veränderung

In der ersten Phase wird die Notwendigkeit einer Veränderung erkannt. Mögliche Indikatoren sind beispielsweise, wenn Wettbewerber auf neue Technologien setzen oder ihr Geschäftsmodell neu organisieren.

Phase 2: Ziele definieren

Ist die Entscheidung für den Change gefallen, gilt es, in der zweiten Phase Ziele zu definieren. Hier spielen Themen wie der mögliche Einstieg in neue Märkte oder das Absichern der aktuellen Marktposition eine Rolle. Anschließend wird analysiert, welche strukturellen Anpassungen erforderlich sind, um die Ziele zu erreichen.

Phase 3: Die Planungsphase

Sind die Ziele fixiert, tritt die Organisation in die dritte Phase, die Planungsphase ein. An dieser Stelle stehen konkrete Planungsschritte:

Wie viel finanziellen Ressourcen muss das Unternehmen in den Wandel investieren?
Welche Arbeitsprozesse sind vom Wandel betroffen und benötigen eine Anpassung?
Welche Art von Weiterbildung benötigt das betroffene Personal, um den Change Prozess umzusetzen?
Wie werden die Mitarbeiter eingebunden?

Phase 4: Konkrete Umsetzung

Die konkrete Umsetzung erfolgt in Phase vier. Damit geht der Praxistest einher und neue Erkenntnisse aus dem Arbeitsalltag münden in laufende Optimierungsprozesse.

Phase 5: Festigung und Optimierung der Veränderung

Der Abschluss des Change Projektes, Phase fünf besteht darin, die Veränderung zu festigen und zu optimieren. Regelmäßige Feedback-Schleifen, die Rückmeldungen und Erfahrungen von allen Beteiligten einholen und berücksichtigen, erhöhen den Erfolg von Change Prozessen.

In den meisten Fällen deckt diese Phase weiteren Veränderungsbedarf, etwa an Schnittstellen auf.

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Change Management Methoden

Veränderungsprozesse unterscheiden sich bezüglich Langfristigkeit und darauf, wie intensiv das Personal beteiligt wird. Die Einbindung der Mitarbeitenden in den Change Prozess hängt stark von den zugrundeliegenden Change Management Modellen ab. Neben dem klassischen 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin sind insbesondere das 8-Stufen-Modell nach John P. Kotter sowie das ADKAR-Modell von Prosci im HR-Bereich etabliert. Beide stellen die menschliche Seite des Wandels in den Vordergrund. Sie adressieren zentrale Erfolgsfaktoren wie Change Readiness, also die Veränderungsbereitschaft der Mitarbeitenden und deren Resilienz, also die Fähigkeit, mit Veränderungsdruck konstruktiv umzugehen.

Folgende Methoden um das Change Management umzusetzen stehen beispielsweise zur Auswahl:

Anordnung: Der Change Prozess wird von oben vorgegeben, das Personal setzt ihn um. Grundsätzlich gilt dieser Ansatz als veraltet. In krisenhaften Phasen ist er vorübergehend äußerst hilfreich, längerfristige Veränderungen werden damit selten erzielt.
Projektmanagement: Dieser oft genutzte Ansatz konzentriert sich auf Strukturen und Prozesse. Aufgrund der mechanistischen Perspektive führt er selten langfristig zum Erfolg.
Trainings und Ad-hoc-Maßnahmen (Best Practice, Workshops): Beide Methoden können kurzfristig mehr Drive in den Change Prozess bringen. Gleichzeitig ist der Erfolg schwer planbar.
Klassisches Change Management und Change Agents: Diese Kombination zeigt in der Praxis die größten Erfolge. Einerseits erfolgt eine Aufteilung des gesamten Prozesses in Teilprozesse, die umfassend moderiert und begleitet werden. Gleichzeitig arbeiten Change Agents längerfristig mit den betroffenen Mitarbeitern am Change Prozess.

Change Management im Personalwesen

HR-Manager spielen im Change Management eine wichtige Rolle. Sie sind es, die dafür sorgen, die Menschen mitzunehmen. Sie implementieren neue Führungstechniken, begleiten die Feedback-Schleifen und bauen ein adäquates Bewertungssystem auf.

Damit sich die Personalabteilung besser auf Veränderungsprozesse konzentrieren kann, helfen digitale HR-Tools und Change Management Software. Sie übernehmen wiederkehrende Aufgaben automatisch und sparen so Zeit. Tools wie HRlab nutzen außerdem People Analytics, also Daten, die zeigen, wie Mitarbeiter arbeiten und sich entwickeln. So kann die HR-Abteilung gezielt handeln und wird zu einem wichtigen Teil der digitalen Transformation im Unternehmen. Durch moderne Arbeitsmodelle wie New Work gewinnt sie zusätzlich an Bedeutung – als Unterstützerin für technischen und kulturellen Wandel.

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