Nachweisgesetz 2025: So einfach setzen Sie es im Arbeitsvertrag um
Seit 2023 sind Arbeitgeber:innen bei Neueinstellungen verpflichtet, die wesentlichen Arbeitsbedingungen offenzulegen; seit 2024 kann dies in Textform erfolgen. Die gute Nachricht: Mit klaren Prozessen und einem Blick auf Digitalisierung im HR-Management lässt sich das Nachweisgesetz nicht nur einhalten, sondern sogar nutzen, um Vertrags- und Personalprozesse insgesamt zu verbessern.
Was regelt das Nachweisgesetz überhaupt?
Das Nachweisgesetz (NachwG) verpflichtet Unternehmen, die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich oder in Textform festzuhalten und den Beschäftigten rechtzeitig auszuhändigen. Es setzt die EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in deutsches Recht um.
Seit den Änderungen 2024/2025 können die Nachweise auch elektronisch übermittelt werden, sofern sie für die Arbeitnehmer:innen zugänglich, speicherbar und ausdruckbar sind und der Empfang bestätigt wird.
Verstöße sind teuer: Fehler können Bußgelder nach § 4 NachwG von bis zu 2.000 € pro Fall nach sich ziehen. Was für Großkonzerne ein kalkulierbares Risiko ist, kann für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) schnell existenzbedrohend werden.
Übersicht für HR Verantwortliche: Schriftform vs. Textform
| Merkmal | Schriftform | Textform (§ 126b BGB) |
|---|---|---|
| Definition | Dokument muss handschriftlich oder elektronisch mit qualifizierter Signatur unterschrieben sein | Dokument kann elektronisch oder schriftlich übermittelt werden, z. B. per E-Mail, PDF, SMS, Messenger |
| Unterschrift | Pflicht | Nicht zwingend, Empfangsbestätigung erforderlich |
| Zugänglichkeit | Papier oder signiertes Dokument | Muss zugänglich, speicherbar und ausdruckbar sein |
| Anwendungsbereich im NachwG | Pflicht für bestimmte Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz | Für alle anderen Arbeitsverhältnisse möglich; erleichtert digitalisierte HR-Prozesse |
| Vorteile | Hohe Rechtssicherheit | Flexibel, schneller, papierlos, einfacher für digitale Personalakten |
Nachweisgesetz und Arbeitsvertrag
Das Nachweisgesetz ergänzt also den Arbeitsvertrag, indem es sicherstellt, dass alle zentralen Arbeitsbedingungen wie Arbeitszeit, Entgelt, Probezeit, Urlaub und Kündigungsfristen transparent und nachvollziehbar dokumentiert werden. So wird der Arbeitsvertrag nicht nur zur rechtlichen Vereinbarung, sondern auch zum Nachweis über die vereinbarten Arbeitsbedingungen.
Was muss im Arbeitsvertrag stehen?
Die folgenden Punkte müssen laut Nachweisgesetz im Arbeitsvertrag mindestens enthalten sein (§ 2 Absatz 1 Satz 7 NachwG):
- Name und Anschrift der Vertragsparteien
- Beginn des Arbeitsverhältnisses, bei Befristungen auch Enddatum oder Dauer
- Arbeitsort (inkl. Hinweis auf wechselnde Einsatzorte oder freie Wahl)
- Arbeitszeitregelungen, Pausen, Schichtsysteme
- Entgelt: Grundgehalt, Überstundenvergütung, Zuschläge, Prämien, Sonderzahlungen – getrennt ausgewiesen
- Dauer der Probezeit (falls vereinbart)
- Urlaubsanspruch pro Jahr
- Kündigungsfristen und -verfahren inkl. Hinweis auf Klagefristen
- Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen
- Betriebliche Altersversorgung (inkl. Versorgungsträger)
- Fortbildungsansprüche
- Regelungen für Arbeit auf Abruf (§ 12 TzBfG)
- Angaben bei Auslandsaufenthalten über 4 Wochen
Tipp: Auch wenn ein Arbeitsvertrag bereits existiert, müssen diese Punkte ggf. nachträglich in einer Niederschrift oder Textform ergänzt werden, um den Vorgaben des Nachweisgesetzes 2025 zu entsprechen.
Kernpunkte & Fristen (Stand 2025)
| Kernpunkt | Details | |
|---|---|---|
| Wer ist betroffen? | Alle Arbeitnehmer:innen, einschließlich Praktikanten, sofern sie als Arbeitnehmer gelten. | |
| Welche Fristen gelten? | Bis zum ersten Arbeitstag: Kerndaten wie Name, Anschrift, Arbeitsort, Arbeitszeit und Entgelt. Innerhalb von 7 Tagen: Probezeit, Befristung, Überstundenregelung, Arbeit auf Abruf. Innerhalb von 1 Monat: übrige Punkte wie Altersversorgung, Fortbildung oder Kündigungsmodalitäten. | |
| Form der Nachweise | Schriftform ist nicht mehr zwingend – Textform erlaubt, inklusive E-Mail, sofern Empfang nachweisbar. Ausnahme: Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, hier bleibt die Schriftform Pflicht. |
Ausnahmen für bestimmte Branchen
In bestimmten Branchen, die besonders anfällig für Schwarzarbeit sind, wie dem Baugewerbe, der Gastronomie, der Gebäudereinigung oder der Fleischwirtschaft, bleibt es weiterhin bei der Pflicht zur schriftlichen Übermittlung der wesentlichen Arbeitsbedingungen. In diesen Sektoren ist die elektronische Übermittlung nicht zulässig
Warum das Nachweisgesetz besonders KMU fordert
Während große Unternehmen das Nachweisgesetz meist mit etwas mehr Verwaltungsaufwand abarbeiten können, bringt es für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) besondere Herausforderungen mit sich. Der Grund liegt weniger im Gesetz selbst, sondern in den Rahmenbedingungen, unter denen Mittelständler arbeiten.
Viele HR-Abteilungen im Mittelstand bestehen aus nur ein bis zwei Personen, die ohnehin schon das gesamte Spektrum abdecken – von Recruiting über Lohnabrechnung bis Personalentwicklung. Kommt dann das Nachweisgesetz mit seinen umfangreichen Vorgaben, neuen elektronischen Möglichkeiten und engen Fristen hinzu, steigt der Druck erheblich. Wo große Unternehmen eigene Rechtsabteilungen oder Compliance-Teams haben, müssen Mittelständler die rechtssichere Umsetzung selbst sicherstellen.
Die Möglichkeit seit 2024 der Textform bringt zwar Entlastung, jedoch nur unter Einhaltung der Zugangs- und Empfangsnachweisregeln. Wer bereits auf digitale Personalakten oder E-Mail-Übermittlungen setzt, muss sicherstellen, dass die Nachweise den gesetzlichen Anforderungen genügen.
Tipps für die Umsetzung
| Stolperfalle | Praxis-Tipp für Mittelständler |
|---|---|
| Veraltete Musterverträge enthalten nicht alle Pflichtangaben | Arbeitsvertragsmuster aktualisieren und standardisieren; mehrere Versionen für unterschiedliche Mitarbeitergruppen bereitstellen |
| Bestandsverträge werden nicht geprüft, Mitarbeitende erhalten keine aktualisierte Niederschrift | Prüfen, welche Mitarbeitenden Anspruch auf Nachweis haben; bei Bedarf Standardschreiben zur Aushändigung vorbereiten |
| Unklare Formulierungen, z. B. zu Überstunden oder Boni | Klare und detaillierte Regelungen einfügen; auf alle Pflichtangaben achten |
| Digitale Umsetzung ohne Empfangsnachweis | Textform nur nutzen, wenn der Empfang nachweisbar ist; elektronische Personalakten und Empfangsbestätigungen einführen |
| Individuelle Anpassungen ohne Standard | Einheitliche Checklisten und Vorlagen nutzen, um Mehraufwand zu vermeiden und Fehler zu reduzieren |
So unterstützt ein HR-Tool wie HRlab bei der Umsetzung
Die Anforderungen des Nachweisgesetzes 2025 – von der Dokumentation der wesentlichen Arbeitsbedingungen bis zur Einhaltung enger Fristen – stellen insbesondere Mittelständler vor organisatorische Herausforderungen. Hier kann ein modernes HR-Tool wie HRlab erheblich entlasten:
Digitale Personalakte
Alle Arbeitsverträge, Nachweise und Zusatzvereinbarungen werden zentral und revisionssicher in der digitalen Personalakte gespeichert. So behalten HR-Verantwortliche jederzeit den Überblick über Fristen und fehlende Unterlagen.
Nachweisbestätigung in Textform
HRlab ermöglicht die rechtssichere Übermittlung der Nachweise in Textform, etwa per E-Mail oder innerhalb des Tools, inklusive Möglichkeit zur Bestätigung des Empfangs durch den Mitarbeitenden. Damit erfüllt das Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen, ohne Papierberge oder manuelle Ablage.
Digitale Unterschriften
Verträge und Nachweise können direkt im System elektronisch unterschrieben werden, was den administrativen Aufwand reduziert und gleichzeitig die Rechtssicherheit erhöht.
Standardisierte Musterverträge & Vorlagen
HRlab stellt vorgefertigte Vertragsmuster bereit, die bereits alle Pflichtangaben nach dem Nachweisgesetz enthalten. Individuelle Anpassungen lassen sich einfach integrieren, ohne dass die gesetzliche Compliance verloren geht.
Automatische Fristenüberwachung
Das Tool erinnert HR-Verantwortliche rechtzeitig an Fristen für Aushändigung oder Aktualisierung von Nachweisen, sodass Bußgelder vermieden werden und die Umsetzung des Gesetzes zuverlässig erfolgt.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Ja, ein mündlicher Arbeitsvertrag ist grundsätzlich rechtlich gültig. Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber:innen jedoch, die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich oder in Textform nachzuweisen. Wer diese Pflicht nicht erfüllt, macht sich zwar nicht automatisch strafbar, riskiert aber Bußgelder bis zu 2.000 € und mögliche rechtliche Unsicherheiten im Streitfall.
Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber:innen, alle wichtigen Regeln und Vereinbarungen eines Arbeitsverhältnisses schriftlich oder in Textform festzuhalten. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitszeit, Gehalt, Arbeitsort, Probezeit, Urlaub und Kündigungsfristen. Das Gesetz sorgt dafür, dass Beschäftigte transparent wissen, welche Rechte und Pflichten für sie gelten, und es erleichtert im Streitfall die Durchsetzung dieser Rechte.
Kurz gesagt: Das Nachweisgesetz macht die Bedingungen des Arbeitsvertrags klar und nachweisbar, auch wenn sie mündlich vereinbart wurden.
Das Nachweisgesetz 2025 gilt grundsätzlich für alle Arbeitnehmer:innen, einschließlich Praktikanten, sofern sie als Arbeitnehmer:innen im Sinne des Gesetzes gelten. Es betrifft sowohl befristete als auch unbefristete Arbeitsverhältnisse, Vollzeit-, Teilzeit- und Minijobs.
Ausnahmen bestehen nur in bestimmten Branchen, die nach § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes besonders reguliert sind, wie z. B. Baugewerbe, Gastronomie, Gebäudereinigung oder Fleischwirtschaft. Dort bleibt die klassische Schriftform Pflicht, während für alle anderen Arbeitsverhältnisse die Textform (z. B. per E-Mail) zulässig ist.
Kurz gesagt: Das Gesetz deckt praktisch alle gängigen Arbeitsverträge ab, von Azubis bis hin zu Führungskräften, und stellt sicher, dass die wesentlichen Vertragsbedingungen dokumentiert und nachweisbar sind.
Disclaimer
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