Reisekosten besser managen

27. Juni 2019
Reisekosten besser managen © stokkete – stock.adobe.com

Mit diesen Tipps wird das Reisekostenmanagement eine runde Sache – Geschäftsreisen bedingen Reisekosten, die entsprechend verwaltet werden müssen. Bestimmte Zuschüsse und Vorteile helfen, effizient Reisekosten zu managen, Ausgaben zu reduzieren und Mitarbeiter sowie Unternehmen zu unterstützen. Mit diesen Tipps können Einsparungen maximiert sowie der Prozess der Reisekostenabrechnung erleichtert werden.

 

1. Transparente Reiserichtlinien sicherstellen

Klare und transparente Vorgaben für Reisekosten bilden die Grundlage dafür, dass Berichte und Erstattungen reibungslos erfolgen. Das klingt einfach, ist es aber meist nicht. Die Vorschriften für Geschäftsreisen haben einen entscheidenden Einfluss auf die einzelnen Reiseentscheidungen der Mitarbeiter. Oftmals besteht die Problematik, dass keine klare Kommunikation der Reisevorschriften erfolgt und diese den Mitarbeitern darum unklar sind. Im ersten Schritt sollten darum die bestehenden Richtlinien dahingehend optimiert werden, dass sie klar, prägnant und einfach verständlich sind. Überflüssige Informationen also lieber rausnehmen und anschauliche Formulierungen wählen.

Wenn alle Richtlinien optimiert sind, können diese an die Mitarbeiter kommuniziert werden. Eine Rundmail mit den neuen Richtlinien eignet sich gut, um alle Mitarbeiter zu erreichen und zusätzlich eine Einführung in die neuen Vorschriften anzubieten. Falls Fragen offen bleiben, haben Mitarbeiter die Möglichkeit, diese direkt zu klären.

 

2. Anreize bieten

Ein Bonusprogramm kann bewirken, dass Mitarbeiter den Richtlinien besser folgen und umso mehr Geld einsparen. Die Mitarbeiter verstehen natürlich, dass sie ein gewisses Budget nicht überschreiten sollten. Weniger Reisekosten gleichen jedoch in vielen Fällen nicht den Reiseaufwand aus. Mitarbeiter dulden keinen zusätzlichen Reiseaufwand, nur um Geld für das Unternehmen einzusparen, solange sie keinen eigenen Vorteil daraus ziehen. Es gibt verschiedene Ansätze, um Mitarbeiter dazu anzuregen, weniger Reisekosten zu verursachen:

– Die Durchschnittsausgaben für eine spezifische Geschäftsreise einschätzen und die Hälfte des eingesparten Betrags dem Mitarbeiter als Prämie bieten.

– Mitarbeitern, die unterm Reisebudget bleiben, eine Gutschrift für zukünftige Geschäftsreisen anbieten.

– Reisekosten zu einem Wettbewerb machen: Der Mitarbeiter oder das Team mit den geringsten Ausgaben für Reisekosten bekommt eine Belohnung.

 

3. Spezifische Beispiele und Tagespauschalen anbieten

Die Weitergabe von Erfahrungswerten hilft den Mitarbeitern einzuschätzen, wie hoch die Ausgaben für eine Unterkunft oder für Mahlzeiten in einer bestimmten Region im Durchschnitt sind. Allerdings erschwert die Vielzahl an Variablen, die in die Zusammensetzung von Reisekosten einspielen, eine präzise Kalkulation. In vielen Fällen ist es schwierig, dem Mitarbeiter ein genaues Bild davon zu geben, was für Ausgaben ihn erwarten.

Vor allem sollten trotz aller Sparsamkeit gewisse Standards erfüllt sein. Ein Vergleich verschiedener Unterkünfte, Verkehrsmittel und Restaurants in den Reiserichtlinien kann eine gute Hilfe sein, die richtigen Anbieter für bestimmte Anlässe im Rahmen der Geschäftsreise auszuwählen. Dadurch bekommen die Mitarbeiter ein Gefühl dafür, was sich für sie lohnt und wo sie sparen können.

 

4. Auf dem aktuellen Stand bleiben

Die Zeit bleibt nicht stehen, so dass auch Reiserichtlinien stetig angepasst werden müssen. Durch regelmäßige Anpassungen der Richtlinien können die Vorteile neuester Technologien und Innovationen in das Reisemanagement einfließen. Eine Möglichkeit wäre beispielsweise die Einbindung von Sharing-Optionen.

 

5. Alles aufbewahren lassen

Viele Informationen im Reisemanagement sind hinsichtlich Steuerabzüge von Relevanz. Mitarbeiter habe diese aber nicht unbedingt auf dem Schirm. Es kann darum sinnvoll sein, die Mitarbeiter darüber aufzuklären, wozu die Informationen ihrer Ausgaben aus Unternehmenssicht gebraucht werden. Dabei sollte keine unnötige Verwirrung aufkommen. Eine pauschale Anweisung, einfach alles aufzubewahren, kann helfen. Dadurch sind die reisenden Mitarbeiter dazu angeleitet, sämtliche Belege und Dokumente zu sammeln. Diese sollten dann alle mit dem Ausgabenbericht eingereicht werden.

 

6. Verwaltungsprozesse und Belege regelmäßig prüfen

Fehler können immer passieren. Darum sollte regelmäßig überprüft werden, ob Reiseberichte vollständig und fehlerfrei sind. Es sollte auch immer die Möglichkeit eines Betrugs in Betracht gezogen werden. Bedarf und Gelegenheit zum Betrug bieten sich jederzeit. Das Überprüfen von Reiseberichten sowie auch von administrativen Verfahren ist also unumgänglich. Letztlich ist sicherzustellen, dass das gesamte System einwandfrei funktioniert. Das heißt, dass notwendige Formulare vorliegen oder auch Mitarbeiter zeitnah ausgezahlt werden.

 

7. Schnelle Auszahlungen

Die Reisekosten der Mitarbeiter sollten so schnell wie möglich beglichen werden. Die Anforderung einer schneller Einreichung der Reiseberichte sollte mit einer ebenso schnellen Erstattung einhergehen. Es ist darum sicherzustellen, dass die Reiseinformationen schnellstmöglich überprüft sowie auch erstattet werden. Somit bleiben Mitarbeiter motiviert, weiterhin ihre Berichte zeitnah einzureichen.

 

8. Offen für Feedback sein

Konstruktive Kritik ist wichtig, um Prozesse beurteilen und gegebenenfalls zielgerichtet optimieren zu können. Eine automatische Umfrage erlaubt Mitarbeitern anonyme Kritik mitzuteilen. Insbesondere ihre Meinung zu den aktuellen Reisevorschriften, dem Erstattungsprozess und der Transparenz im Reisemanagement sind ausschlaggebend.

 

Fazit

Ein rundum funktionierendes Reisekostenmanagement braucht Transparenz und Anpassungsfähigkeit. Die Vorschriften müssen klar kommuniziert sein und den Mitarbeiter darin unterstützen, sowohl die Ausgaben im Zaum zu halten, als auch die für ihn besten Reiseoptionen wahrnehmen zu können. Das Reisekostenmanagement von HRlab hilft, eine transparente und sichere Reisekostenabrechnung umzusetzen. Verschaffen Sie selbst einen Eindruck: HRlab testen