Prozessoptimierung – nicht ohne gutes Arbeitsklima

7. November 2018
Gutes Arbeitsklima schaffen

Verschiedene Arbeitsprozesse benötigen ein gutes Arbeitsklima. Die richtigen Maßnahmen können helfen – Der Arbeitstag ist trotz gleichbleibendem Arbeitspensum anstrengender denn je. Grund kann ein schlechtes Arbeitsklima sein. Zwei Faktoren sind besonders ausschlaggebend dafür, dass die Erschöpfung am Ende des Tages größer ist. Die Konzentration wird durch Unterbrechungen und Ablenkungen strapaziert. Hinzu kommt, dass unrealistische Erwartungen die Mitarbeiter unter Druck setzen.

Es ist kein Wunder, dass Mitarbeiter länger oder auch in ihrer Freizeit arbeiten müssen. Sie schaffen ihr Arbeitspensum nicht in der gewöhnlichen Arbeitszeit. Die Arbeit wird zum Ballast, den sie mit in den Feierabend nehmen. Ein gutes Arbeitsklima bietet Raum für effizientes Arbeiten. Druck, Deadlines und unrealistische Ansprüche sind fehl am Platz. Vielmehr muss eine ruhige und fokussierte Arbeitsatmosphäre vorherrschen.

 

Ein gutes Arbeitsklima für Präsentationen schaffen

Meetings und Präsentationen müssen in ruhiger Atmosphäre in separaten Räumlichkeiten gehalten werden. Andernfalls sorgen Unruhe und Unterbrechungen dafür, dass wesentliche Informationen von den Teilnehmern nicht aufgenommen werden. Schlimmer noch: Der Präsentierende hat trotz guter Vorbereitung nicht die Chance, seine Präsentation auf den Punkt zu bringen. Eine effiziente Meeting-Kultur braucht ein gutes Arbeitsklima, wo Ruhe und Konzentration im Fokus stehen.

Unterbrechungen lassen sich jedoch nicht immer vermeiden. Es bietet sich darum an, vor dem Meeting den Präsentationsinhalt in einem Skript festzuhalten und den Teilnehmern auszuhändigen. Somit sind diese vorbereitet, worauf die Präsentation beruht und worauf sie hinausläuft. So kann am Ende ein reger Austausch über die Präsentationsidee erfolgen, zu der jeder sinnstiftendes Feedback geben kann.

 

Umfang von Meetings reduzieren

Unternehmen müssen Marke, Investitionen und Umsätze stets in Sicherheit wissen. Doch was ich mit der wichtigsten Ressource – den Mitarbeitern? Viel wichtiger ist, ihre Aufmerksamkeit und somit Arbeitsqualität sicherzustellen. Ein Großteil der Unternehmen nehmen Arbeitszeit und Aufmerksamkeit der Mitarbeiter jedoch als grenzenlos wahr.

Unternehmen können keine gute Arbeit erwarten, wenn kein gutes Arbeitsklima und somit nicht ausreichend Aufmerksamkeit vorhanden ist. Es bringt nichts, Zeit sparen zu wollen, indem sämtliche Mitarbeiter und Themen in ein Meeting gepresst werden. Sinnvoller ist es, verschiedene Meetings zu unterschiedlichen Themen anzusetzen. An diesen nehmen dann lediglich die Mitarbeiter teil, für die das Meeting wirklich von Interesse ist. So wird keine Arbeitszeit einzelner Mitarbeiter verschwendet.

 

Großzügige Zeitlimits setzen

Ist eine Einteilung von Arbeitsstunden in kleinere Zeitabschnitte sinnvoll? Nicht für die Arbeitsqualität. Festgelegte Zeitabschnitte für bestimmte Aufgaben bewirken Stress und letztlich mangelhafte Leistung. Durch einen ständigen Aufgabenwechsel oder auch ein Jonglieren mehrerer Vorgänge gleichzeitig geht Zeit verloren. Zeit sich in die nächste Aufgabe zu finden. Am Ende des Tages ist keine Aufgabe ausreichend bearbeitet worden.

Ein gutes Arbeitsklima ermöglicht ein konzentriertes Arbeiten an einer Aufgabe über einen längeren Zeitraum. Ohne Unterbrechungen, ohne Zeitlimits und ohne Ablenkung. Es kann helfen, Tagesziele auf so wenig Aufgaben wie möglich zu beschränken. Diese werden dafür intensiver bearbeitet. Außerdem sollten Quellen von Unruhe und Ablenkung unterbunden werden, damit ohne Unterbrechung über einen längeren Zeitraum an einer Aufgabe gearbeitet werden kann.

 

Fazit

Ein effizientes Arbeiten braucht zweifelsohne ein Arbeitsklima, welches ein konzentriertes und fokussiertes Arbeiten ermöglicht. Mit Anpassungen in der Meeting- und Unternehmenskultur kann ein gutes Arbeitsklima geschaffen werden. Die Arbeitsergebnisse werden es zeigen. Lesen Sie dazu auch unseren HRlab Tipp Tank, wie eine Umstrukturierung von HR Prozessen helfen kann, effizientere Arbeitsstrukturen zu schaffen.