Interne Kommunikation – 8 bewährte Praktiken für die HR

11. April 2019
Die interne Kommunikation optimieren © stokkete – stock.adobe.com

Die interne Kommunikation optimieren und Mitarbeiter involvieren – Nicht jede Organisation hat ein festes internes Kommunikationsteam. Darum muss die HR oftmals herhalten. Zu den Schlüsselfunktionen der HR zählt zwar die Benachrichtigung von Mitarbeitern. Die Verbreitung relevanter Mitarbeiterinformationen und eine interne Kommunikationsstrategie sind jedoch zwei Paar Schuhe. Mit den folgenden Tipps kann die HR problemlos in die Rolle des Kommunikators schlüpfen und die interne Kommunikation fördern.

 
1. Die Kommunikationsstrategie festlegen

Alle guten Pläne starten mit einer Strategie. Bevor also irgendetwas eingeführt wird, sollten die Ziele der internen Kommunikationsstrategie festgelegt werden. Sollen sich Mitarbeiter mehr in das Geschehen im Unternehmen einbezogen fühlen oder einen besseren Zugang zu Informationen erhalten?

Zwei Aspekte sind wichtig, wenn eine interne Kommunikationsstrategie entwickelt wird: Die Erwartungen der Mitarbeiter an eine interne Kommunikation berücksichtigen und die Unternehmensführung mit an Bord holen. Die Strategie gelingt nur dann, wenn sie erfüllt, was sich die Mitarbeiter wünschen, und die Führung das Projekt unterstützt.

 
2. Kollaborativ vorgehen

Besteht ein festes internes Kommunikationsteam im Unternehmen, ist es wichtig, dass dieses eng mit der HR zusammenarbeitet. Beide Abteilungen kommunizieren regelmäßig mit Mitarbeitern. Somit ist es hilfreich, wenn sich beide in der Art der Kommunikation angleichen.

Wöchentliche Meetings zwischen Verantwortlichen des Kommunikationsteams und der HR können dazu dienen, sich über relevante Themen auszutauschen. So bleibt das Kommunikationsteam auf dem Laufenden, was in der HR passiert, und andersherum genauso. Vor allem bei Problemen oder Fragen zur internen Kommunikation können beide Abteilungen gemeinsam eine passende Lösung erarbeiten.

 
3. Global denken

Unternehmensstandorte oder auch einzelne Teams befinden sich heute über den ganzen Globus verteilt. Dies hat Konsequenzen für die interne Kommunikation. Mögliche kulturelle Unterschiede und andere Empfindungen müssen in der Kommunikation berücksichtigt werden. Verschiedene Kulturen erfordern andere Kommunikationsformen – und Regeln.

 
4. Botschafter einsetzen

Lokale Botschafter sind gefragt, wenn es um die Einführung eines neuen Systems geht. Bei der Implementierung einer neuen internen Kommunikationsplattform nehmen diese eine entscheidende Rolle ein. Die Umstellung auf die Plattform wird mit Sicherheit nicht von allen mit offenen Armen empfangen. Ein Botschafter vor Ort kann sowohl durch frühzeitige Ankündigung des neuen Systems als auch in der Beseitigung jeglicher Zweifel das Personal darauf vorbereiten und die Einführung erleichtern.

 
5. Das Onboarding erleichtern

Neue Mitarbeiter werden überschwemmt mit neuen Informationen. Nicht zu vergessen, dass sie einen Haufen neuer Kollegen kennen lernen müssen. Hinzu kommt noch das interne Kommunikationssystem. Ein Guide kann helfen: Eine Übersicht oder ein kurzes Video zeigen neuen Mitarbeitern, wie es funktioniert und was es ihnen bietet. Vor allem wissen sie dadurch, an wen sie sich mit bestimmten Anliegen wenden können.

 
6. Weniger ist mehr

Je mehr Kommunikationssysteme im Einsatz sind, desto weniger wissen die Mitarbeiter, wozu sie welches benutzen und wo sie welche Informationen finden. E-Mail-Verkehr, Video-Anrufe, interne Chats und zentrale Ablagesysteme ergänzen die interne Kommunikationsplattform. Damit Mitarbeiter bei all den Kanälen nicht den Überblick verlieren, sollte die Anzahl der Kommunikationskanäle gering gehalten werden. Es sollte ein zentrales System festgelegt werden, über welches so gut wie alles geteilt und letztlich auffindbar wird. Sämtliche Dokumente aber auch Ankündigungen und Benachrichtigungen sollten über dieses geteilt werden. Darüber hinaus kann ein Guide nicht nur neuen Mitarbeitern, sondern auch allen weiteren helfen, falls sie Tipps brauchen, wie sie das System am besten nutzen können.

 
7. Ausprobieren und testen

Wichtig ist, immer neue Dinge auszutesten. So manches könnte zu einer erfolgreichen internen Kommunikation beitragen. Sofern Mitarbeiter mit der internen Kommunikation nicht ausreichend zufrieden sind, kann es helfen, neue Kommunikationswege auszuprobieren. Wie wäre es zum Beispiel mit einer wöchentlichen E-Mail mit Ankündigungen der HR oder einem Überblick zu teambezogenen Ereignissen?

Vor allem in großen Unternehmen kann die Distanz zwischen Managementebene und Mitarbeitern groß sein. Mittels einer monatlichen Q&A-Runde können Mitarbeiter ihre Fragen loswerden und so die Managementebene besser erreichen. Im besten Fall erfolgt diese Runde per Livestream über die interne Kommunikationsplattform. Letztlich gilt es herauszufinden, ob bestimmte Maßnahmen helfen oder möglicherweise andere Versuche notwendig sind, um die interne Kommunikation zu verbessern.

 
8. Nie ohne Feedback

Manchmal ist es schwierig zu messen, ob eine Maßnahme für die Mitarbeiter funktioniert oder nicht. Indem ihr Feedback zu den getroffenen Maßnahmen eingeholt wird, kann der Nutzen dieser ermittelt werden. Das ist der beste Weg, um die Kommunikation im Unternehmen zu fördern, denn schlussendlich involviert und vereint die interne Kommunikation jeden einzelnen im Unternehmen.

 
Fazit

Letztlich bleibt festzuhalten: Durch Ausprobieren dieser verschiedenen Praktiken kann die HR den Ausbau einer internen Kommunikation angehen. Wichtig ist, die Mitarbeiter dabei zu involvieren und zu testen, was für das jeweilige Unternehmen gut funktioniert und was weniger gut. So kann am Ende eine ideale interne Kommunikation stattfinden.