HR Systeme richtig einführen – So gelingt der Umstieg

17. Juli 2019
Die richtige Einführung von HR Systemen © Sergey Nivens – stock.adobe.com

HR Systeme richtig einführen – Für ein effizientes digitales HR Management müssen bestimmte Anforderungen erfüllt sein. Insbesondere bei der Wahl und Implementierung geeigneter HR Systeme sind bestimmte Kriterien zu beachten und auch die Mitarbeiter müssen gewisse Voraussetzungen mitbringen, damit der Einsatz des Systems gelingt. Der Beitrag zeigt, was bei der Wahl und Einführung zu beachten ist und welche Voraussetzungen für eine effiziente Anwendung von HR Systemen erfüllt sein müssen.

 

Optimierungsbedarf ermitteln

Für ein erfolgreiches HR Management muss entsprechend den Anforderungen eines Unternehmens die passende Lösung ausgewählt werden. Je nach Strategie und Bedürfnissen des Unternehmens ist eine bestimmte Systemausrichtung notwendig. Eine Analyse bestehender Prozesse hilft, die Schwachstellen im Personalmanagement herauszustellen und somit einen Optimierungsbedarf zu ermitteln.

 

Vorgehen bei der Systemwahl

Schließlich muss aus den verschiedenen HR Systemen ein passender Anbieter ausgewählt werden. Materialien wie Leistungsbeschreibungen, Referenz- und Preislisten sowie ein Zugang zur Testversion können die Wahl unterstützten. Die Herausforderung ist, zwischen all den Anbietern und Lösungen das passende System zu finden, welches die unternehmensspezifischen Anforderungen abdeckt.

Die Evaluationsphase beginnt zunächst mit einer Grobselektion von geeigneten Anbietern und Lösungen. Im ersten Schritt gilt es zu selektieren, welche HR Systeme die notwendigen Funktionen abdecken. Darüber hinaus ist von Bedeutung, wie das System relevante Daten erhebt. Je nach Strategie des Unternehmens könnten spezifische Daten notwendig sein, so dass eine bestimmte Auswahl an Daten gewährleistet sein muss.

Ein weiterer zentraler Aspekt in der Wahl eines geeigneten HR Systems ist Zeitersparnis. Das System sollte diejenigen Prozesse unterstützen, die dem jeweiligen Unternehmen am meisten Zeit kosten. Unter diesem Aspekt könnten automatisierte Prozesse gefragt sein.

 

Die Rolle der IT

Die IT-Abteilung sollte bereits in die Systemwahl involviert sein, so dass von vornherein sichergestellt werden kann, dass die technischen Voraussetzungen mit den Systemstrukturen kompatibel sind. Es ist eine detaillierte Spezifikation von Anforderungen durch die IT erforderlich. Durch die Dokumentation sämtlicher Bedürfnisse können Anforderungen abgeleitet und Problemstellungen ersichtlich werden.

 

Implementierung

Für den Prozess der Implementierung müssen ausreichend personelle Ressourcen verfügbar sein. Der gesamte Prozess sollte außerdem vor Beginn organisiert sein. Andernfalls könnte die Integration des gewählten Systems in die Unternehmensstrukturen scheitern und wertvolles Budget verloren gehen.

Ein umfassendes Projektmanagement sollte Vorbereitung, Ablauforganisation und Qualitätssicherung der Implementierung steuern. Das Projektmanagement kann dabei mögliche Probleme und Herausforderungen, den Projektumfang, die Machbarkeit des Projekts und verfügbare Ressourcen ermitteln.

Die Einrichtung des Systems ist an gewisse Aufgaben geknüpft. Dazu zählen Datensicherheit durch Einrichtung von Zugriffsrechten sowie die Übernahme von Daten. Daran schließen Testläufe, Schulungen des Personals und die Ablösung bisheriger Systeme an. Alle relevanten Daten und Dokumente sollten elektronisch gespeichert sein, damit diese im Zuge der Implementierung in das System eingespeist werden können.

 

Bereitschaft der Mitarbeiter sicherstellen

Mit Einführung des Systems geht eine Veränderung bestehender Arbeitsabläufe einher. Zur erfolgreichen Einführung die Bereitschaft zur Veränderung bisheriger Strukturen sichergestellt werden. Damit das neue System von den Mitarbeitern angenommen wird, ist eine intuitive und benutzerfreundliche Bedienungsführung von zentraler Bedeutung. Ebenso sollte ein professioneller und schneller Support vorhanden sein.

Darüber hinaus bildet die Projekt-Kommunikation einen entscheidenden Erfolgsfaktor bei der Einführung des Systems. Es sollte verdeutlicht werden, dass sich die Veränderung als ausschlaggebend für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens erweist. Für das Erreichen eines möglichst positiven Effekts ist ein kommunikationsstarker Botschafter wie die Führungsebene zu wählen, welcher die Ziele und Vorteile des neuen Systems während des gesamten Veränderungsprozesses vermittelt.

 

Eine Frage der Mitarbeiterqualifikation

Eine entsprechende Ausbildung des Personals kann helfen, dass die Mitarbeiter das gesamte Potenzial des Systems ausschöpfen. Mit dem notwendigen Know-how können die Systeme in ihrer gesamten Komplexität effizient eingesetzt werden. Gezielte Schulungen der Mitarbeiter stellen eine effiziente Nutzung sicher. Ein kontinuierliches Angebot weiterer Standardschulungen kann bewirken, dass das gesamte Potenzial dauerhaft ausgeschöpft wird.

 

Datenschutz

Die Anwendung von HR Systemen schließt eine Sammlung und Speicherung von personenbezogenen Daten ein. In der Einführung muss Mitarbeitern kommuniziert werden, wie mit den Daten umgegangen und der Schutz der Daten sichergestellt wird, so dass Skepsis gegenüber möglichen Sicherheitslücken abgebaut wird. Damit Datensicherheit gewährleistet ist, sollte das System mit entsprechenden Zugriffsrechten ausgestattet sein, die im Zuge der Systemeinführung eingerichtet werden.

 

Fazit

Bei der Einführung von HR Systemen sind bereits in der Systemwahl und Implementierung mehrere Kriterien zu beachten. Dabei nehmen die Mitarbeiter sowie auch die Datensicherheit eine zentrale Rolle ein. Durch Kommunikationsmaßnahmen, Schulungsangebote und Transparenz können Mitarbeiter vorbereitet und Vertrauen in Innovation und Datenschutz aufgebaut werden. Vor allem sollte von Beginn an die IT in den Prozess der Einführung involviert sein und die Mitarbeiterbereitschaft sowie das Knowhow im Umgang mit den Systemen gefördert werden.