HR Prozesse neu denken – So gelingt die Umstrukturierung

31. Oktober 2018
HR Prozesse neu denken und umstrukturieren

Manuelle HR Prozesse hemmen Produktivität und Unternehmenserfolg – HR ist ein vielseitiges Feld. Personalverantwortliche benötigen nicht nur Kompetenzen in der Verwaltung von Personalangelegenheiten. Sie müssen sich außerdem mit rechtlichen Fragen auskennen und mit Daten umgehen können. Sie sind Strategen, Berater und Verwalter zugleich. Ein Personaler muss aber auch Visionär und Macher sein, um den Fortschritt eines Unternehmens voranzutreiben.

Das Ziel sollte nicht sein, alle Felder bestmöglich abzudecken. Vielmehr ist wichtig in diejenige Rolle zu schlüpfen, die gerade gefragt ist. Auch das mag nicht einfach sein. Insbesondere weil der Großteil der Personaltätigkeiten administrative Aufgaben umfasst. Die Schwierigkeit liegt darin, dass Fortschritt und Produktivität durch Papierarbeit eingeschränkt werden, welche noch immer einen Großteil der Prozesse bestimmt.
Wie kann HR manuelle, administrative Aufgaben reduzieren, um weitere Rollen ausreichend erfüllen zu können? Wie kann HR mehr Zeit gewinnen, um sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt – den Mitarbeiter? Mit diesen Schritten können HR Prozesse neu gedacht und umstrukturiert werden.

 

HR Prozesse automatisieren

Es ist immer einfacher das Altbewährte beizubehalten. Insbesondere dann, wenn eigentlich keine Zeit für neue Projekte ist. So bietet sich allerdings keine Gelegenheit, HR Prozesse mal neu zu denken und umzustrukturieren. Dadurch kann HR nicht strategisch und fortschrittlich operieren. Die Automatisierung von routinierten Prozessen bietet da Abhilfe. Durch den Einsatz von innovativer Technologie können repetitive Aufgaben abgelöst werden, so dass mehr Zeit für das Projekt “Prozessumstellung” bleibt.

 

Papierarbeit abschaffen

Scannen, kopieren, ablegen. Es bliebe viel mehr Zeit für andere Aufgaben, wenn diese Tätigkeiten abgeschafft würden. Eine digitale Bearbeitung mit einer einzigen zentralen Ablage reduziert nicht nur Aufwand, sondern bietet obendrein einen bequemen Zugang zu sämtlichen Dokumenten von überall und zu jeder Zeit. Nicht zu vergessen, dass eine digitale Ablage sicherer ist vor Beschädigungen.

 

Ein einheitliches System einführen

Die Prüfung von Daten erweist sich als eine besondere Herausforderung, sobald diese in unterschiedlichen Systemen gepflegt werden. Dadurch geht der HR kostbare Zeit verloren und die Überprüfung erweist sich als immenser Stressfaktor. Durch den Einsatz eines Systems, welches die Übereinstimmung von Daten sicherstellt, können Daten bequem überprüft werden. Auch an dieser Stelle erleichtert Technologie die HR Prozesse. Ein besonderer Vorteil ist, dass das System sogar erkenntlich macht, wenn ein erwartetes Dokument nicht vorhanden sein sollte. Eine zentrale Ablage von Mitarbeiterdokumenten reduziert Unstimmigkeiten, sorgt für Einheitlichkeit und umgeht eine zeitaufwändige Überprüfung.

 

Mitarbeiter Self Service ausbauen

Die Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Insbesondere dann, wenn immer wieder dieselben Fragen aufkommen, die beantwortet werden wollen. Die Lösung ist, Mitarbeitern zu ermöglichen sich selbst zu helfen. Indem Mitarbeiter die Antworten auf ihre Fragen selbst finden, werden HR Prozesse schlanker. Eine Plattform, die alles Wissenswerte für den Mitarbeiter bündelt, ist dabei goldwert.

Darüber hinaus zeichnet sich heute die Tendenz ab, dass Informationen am liebsten mit nur wenigen Klicks nur Verfügung stehen. Trotzdem muss die Möglichkeit bestehen, bei umfangreichen Anliegen die HR zur Rate zu ziehen. Hier können somit traditionelle HR Prozesse nach wie vor greifen, allerdings in kleineren Umfang. Eine Kombination aus Informationsportal und HR Anfragen hilft also, mehr Freiräume für andere Aufgaben zu schaffen und die HR zu entlasten.

 

Mit Daten arbeiten

Damit Technologie die HR erleichtern kann, muss eine solide Datenbasis gegeben sein. HR Prozesse müssen auf Daten basieren, um Analysen und somit ein strategisches Personalmanagement zu ermöglichen. Skills in Analytics sind darum mehr gefragt denn je. Glücklicherweise unterstützen die meisten HR Systeme Analytics, so dass Daten bequem interpretiert und KPIs erfasst werden können. Je vertrauter der Umgang mit Daten wird, desto mehr können HR Prozesse optimiert werden und Ressourcen auf andere Projekte verteilt werden können.

 

Fazit

Eine Umstrukturierung von HR Prozessen kann helfen, aufwändige Aufgaben zu reduzieren. Dabei spielt der Einsatz innovativer Technologien keine unwichtige Rolle. Auch wenn noch immer die Angst vorherrscht, dass Technologie der HR das Menschliche nimmt, so hilft doch gerade der Einsatz solcher Systeme, den Mitarbeiter mehr in den Mittelpunkt der Personalarbeit zu rücken.