Strategische Personalplanung – worum geht’s?

Was strategische Personalplanung ausmacht und was sie bringt – Personalplanung ist in aller Munde, aber selten ist klar, worum es genau geht. Dabei kann die HR durch sie wertvolle Erkenntnisse für den zukünftigen Bedarf an Mitarbeitern gewinnen. Die richtige Person zum richtigen Zeitpunkt für den richtigen Job einsetzen und sowohl einem Überschuss als auch einem Mangel an Mitarbeitern vorbeugen – dazu bedarf es einer effizienten Personalplanung. Sie bildet die Dynamik zwischen dem, was heute vorhanden ist und was in Zukunft gebraucht wird. Wir schauen uns genauer an, wie eine strategische Personalplanung funktioniert und was sie verspricht.

Gründe für eine strategische Personalplanung

Aus verschiedenen Gründen wird eine strategische Personalplanung immer wichtiger. Einer der Gründe ist der demographische Wandel. Eine alternde Belegschaft bewirkt einen Mangel an Fachkenntnissen und erfordert aufwändige Umschulungen. Gleichzeitig ist eine alternde Belegschaft teuer, aber nicht unbedingt produktiver. Darüber hinaus zwingt der steigende globale Wettbewerb Unternehmen effizienter zu arbeiten. Es braucht talentierte Mitarbeiter mit dem richtigen Antrieb, so dass mehr Wettbewerbsvorteile erreicht werden. Vor allem erfordert das heutige Wettbewerbsumfeld schnelle und disruptive Innovationen. Taktiken und Prozesse müssen sich somit stetig anpassen.

Was eine strategische Personalplanung ausmacht

Umfang, Zusammensetzung, Kosten und Agilität von Arbeitskraft müssen in Balance gehalten werden. Eine Unter- oder Überbesetzung ist zu vermeiden. Die Mitarbeiter müssen die notwendigen Kompetenzen mitbringen, die heute und morgen gefragt sind. Außerdem müssen die Mitarbeiterkosten im Rahmen gehalten werden. Dennoch gilt es auch zu investieren, damit die notwendige Produktivität sichergestellt wird. Agilität bedeutet schließlich, dass die Arbeitskraft flexibel ist, sich dem Wandel der Marktnachfrage anzupassen. Eine strategische Personalplanung sollte all diese Kriterien hinsichtlich zukünftiger Ressourcen bedenken.

Die Personalplanung muss zudem im Einklang mit der Unternehmensstrategie sein, welche festlegt, was das Unternehmen auf lange Sicht erreichen soll. Der Fokus sollte auf den Hauptfunktionen des Unternehmens liegen. Zu diesen zählen solche, die den größten Beitrag zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Darüber hinaus nimmt sie eine langfristige Sicht ein, indem sie auf taktische und strategische Entscheidungen setzt.

Der Planungsprozess

Die Unternehmensstrategie orientiert sich an aktuellen Ressourcen und Möglichkeiten sowie dem breiten Markt. Das bedeutet, dass die aktuelle Arbeitskraft neben dem derzeitigen Angebot und dem Wettbewerb die Ausrichtung des Unternehmens steuert. Daraus ergibt sich eine bestimmte Richtung, in die sich das Unternehmen entwickelt.

Andersherum ist die strategische Personalplanung auch von der Unternehmensstrategie bestimmt. Sofern ein Unternehmen danach strebt, den Umsatz in einem bestimmten Zeitraum zu verdoppeln, hat dies Auswirkungen auf die Arbeitskraft. Mittels aktueller Daten kann kalkuliert werden, welche Ressourcen im Vertrieb notwendig sind, um das gewünschte Wachstum zu erreichen. Informationen zu zukünftigen Entwicklungen können genutzt werden, um frühzeitig Mitarbeiter entsprechend einzusetzen und eine Umpositionierung rechtzeitig durch Trainings oder Umschulungen vorzubereiten.

Schritte einer strategischen Personalplanung

Eine strategische Personalplanung basiert auf drei Schlüsselprozessen: Der Analyse aktueller Arbeitskraft, dem Konzipieren der Zukunft und der Analyse des zukünftigen Bedarfs.

1. Analyse aktueller Arbeitskraft

Bei der Analyse der bestehenden Arbeitskraft steht im Mittelpunkt, welche Mitarbeiter und welches Knowhow im Unternehmen vorhanden sind. Qualität und Quantität der Arbeitskraft sind dabei von Interesse. Die Bewertung der Qualität, also die Leistungsfähigkeit von Mitarbeitern, bildet den ersten Schritt. Bei der Frage nach der Qualität der Arbeitskraft werden die aktuelle Performance und zukünftige Potenziale betrachtet.

Bei der Quantität von Arbeitskraft sind Neueinstellungen, Fluktuation und Beförderungen von Interesse. Durch die Unterscheidung in verschiedene Ebenen wie Top-Management, mittleres Management, Produktions- und Unterstützungspersonal kann überblickt werden, wie viele Mitarbeiter in welcher Ebene zu bestimmten Zeitpunkten tätig waren. Daraus ergeben sich Risikofaktoren. So ist beispielsweise zu vermeiden, dass das Top-Management abnimmt. Weitere Informationen können ergänzt, die Kategorien beliebig angepasst und die Daten abgeglichen werden.

2. Konzipieren der Zukunft

Damit Unternehmen für die Zukunft vorbereitet sind, müssen sie im nächsten Schritt ein Gefühl für sie bekommen. Sie ist zwar unvorhersehbar, es lassen sich jedoch verschiedene Szenarien ermitteln. Die Konzeption, wie die Zukunft sein wird, erfordert die Berücksichtigung von Markttrends und sich ergebenden Möglichkeiten. Diese können zur Planung möglicher Maßnahmen herangezogen werden. Solche Szenarien haben die Kraft, die Aufmerksamkeit der Entscheider auf neuartige, schwächere Signale zu lenken, die einen Wandel ankündigen.

3. Analyse des zukünftigen Bedarfs

Im letzten Schritt wird zwischen der erwarteten und der gewünschten Zusammensetzung von Arbeitskraft unterschieden. Die erwartete Zusammenstellung bleibt in den nächsten Jahren erhalten, sofern ein Unternehmen seine Prozesse nicht verändert. Die Frage ist jedoch, ob diese mit den längerfristigen Zielen des Unternehmens übereinstimmt. Dabei spielt auch die Automatisierung von Prozessen eine Rolle. Strategische Personalplanung hilft, die zu erwartenden Schwierigkeiten frühzeitig zu erkennen und notwendige Maßnahmen zum richtigen Zeitpunkt in die Wege zu leiten.

Fazit: Schritt für Schritt mit strategischer Personalplanung den Erfolg sichern

Eine strategische Personalplanung hat zum Ziel, die richtigen Leute zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Job zu haben. Die Fähigkeiten der aktuellen Arbeitskraft kennen, Zukunftsszenarien planen, den Bedarf an Arbeitskraft bestimmen und Maßnahmen treffen, um Bedarf und zukünftige Arbeitskraft zusammenzubringen – das macht strategische Personalplanung aus. Personalplanung kann jedoch nicht nebenbei erfolgen. Sie braucht eine sorgfältige Datenerfassung und Planung. So bringt sie notwendige Wettbewerbsvorteile.