So kann New Work in der Praxis aussehen

Was aber schnell klar wird: Beim Konzept von New Work scheiden sich die Geister. Die einen wollen dem gar nichts abgewinnen und alles dabei belassen, wie es schon immer war. Im anderen Extrem wird auch mal in blinden Aktionismus ausgebrochen, Seminare zu Design Thinking gebucht und von einem großen Wertewandel gesprochen.

Die Wahrheit liegt wie so oft irgendwo in der Mitte. Denn was für das eine Team funktioniert, klappt nicht zwingend für alle Abteilungen im Unternehmen. Und natürlich haben Mitarbeiter:innen je nach individueller Ausgangslage unterschiedliche Präferenzen dazu, wie ihr Alltag aussehen soll.

Ein Überblick

Wenn wir von New Work sprechen, meinen wir damit vor allem die veränderte Arbeitswelt, in der wir uns spätestens seit der Corona-Pandemie befinden. Homeoffice, remote work, hybride Teams - alles Arbeitsformen, die (gezwungenermaßen) seit März 2021 starken Aufschwung erlebt haben.

In einem früheren Artikel haben wir bereits einen ziemlich ausführlichen Exkurs dazu gemacht, wo der Begriff überhaupt herkommt. Spoiler Alert: Der Ursprung liegt deutlich vor 2021. Auch die Ziele, Maßnahmen sowie Vor- und Nachteile haben wir in dem Zusammenhang aufgearbeitet. Was wollen wir dieses Mal also an Mehrwert liefern?

New Work in der Best Practice

Wir würden gerne die eine, klare Anleitung geben, mit der Sie in Ihrem Unternehmen New Work einführen. Die sichere Bank, mit der man nichts falsch machen kann. Aber die einzige Sicherheit, die wir hier geben können: Die One-fits-All-solution gibt es tatsächlich nicht. Bummer.

Stattdessen gilt es, sich konkret mit der aktuellen Ausgangslage und dem individuellen Kontext auseinanderzusetzen. Ist die derzeitige Organisationsstruktur flexibel ausgerichtet und offen für vielversprechende, neue Ansätze? Sind Prozesse leichtfüßig, oder tendenziell doch eher noch hierarchisch aufgebaut? Gibt es eine sinnvolle Anzahl digitaler Tools, um die tägliche Arbeit zu erleichtern? Darf aus allen Unternehmensebenen kritisch hinterfragt werden?

Das sind nur eine handvoll an Fragen, die Sie sich in diesem Zusammenhang unbedingt stellen sollten. Was aber die Essenz des Konzeptes New Work beschreibt? Wir finden: Bestehende Konzepte hinterfragen und Veränderungen zulassen, eine gemeinsame Vision leben, neue Anforderungen verstehen und transparent umsetzen. Und zwar so, dass es für Sie - also genau Ihre Ausgangslage und Branche, Demografie und Marktentwicklung - Sinn macht.

Und dann gilt natürlich: Dieser Veränderungsprozess ist nie abgeschlossen, sondern gleicht einer kontinuierlichen Optimierung. Hin zu einer Employer Brand, mit der sich sowohl bestehende als auch neue Talente gerne in Verbindung bringen. Hin zu einer Unternehmenskultur, die danach strebt, so aufgestellt zu sein, dass sich Mitarbeitende verschiedenster Hintergründe aufgehoben fühlen. Hin zu einem Unternehmenserfolg, der nur mit motivierten und integrierten Angestellten erreichbar ist.

Fallbeispiel : Maßnahmen hin zu New Work

Sagen wir das mittelständische Unternehmen “Blumenschön” beschäftigt sich aktiv mit neuen Arbeitsformen und möchte die Strukturen und Prozesse entsprechend neuer Anforderungen und Bedürfnisse weiterentwickeln.

Konkret darf dafür gerne die Stempeluhr abgeschafft, Homeoffice wo es geht realisiert und die Kommunikation zwischen Abteilungen entsprechend vereinfacht werden. Exemplarisch haben wir dafür einen beispielhaften 5-Punkte-Plan vorbereitet.

1. Status-Quo Analyse

Sagen wir das mittelständische Unternehmen “Blumenschön” beschäftigt sich aktiv mit neuen Arbeitsformen und möchte die Strukturen und Prozesse entsprechend neuer Anforderungen und Bedürfnisse weiterentwickeln.

2. Herausfinden, was Mitarbeiter:innen wichtig ist

So viel zur Theorie und den harten Fakten. Jetzt geht es darum, die Mitarbeiter:innen abzuholen und, noch viel wichtiger, individuelle Präferenzen und offene Bedürfnisse zu verstehen. Unser Tipp: Ein digitales Tool für Mitarbeiterbefragungen wird Ihnen das Leben hier um einiges leichter machen.

Einmal die Fragen losgeschickt, können Sie unglaublich interessante Einblicke in die verschiedenen Teams und Abteilungen gewinnen. Die Auswertung der Befragung legt eine wichtige Grundlage für den nächsten Schritt.

3.Verschiedene Ansätze für verschiedene Prioritäten erarbeiten

An dieser Stelle wissen wir nun, welche Strukturen aktuell bestehen und was Mitarbeiter:innen sich wünschen. Der logische nächste Schritt: Den größten gemeinsamen Nenner identifizieren. Zum Beispiel mag die HR-Abteilung angemerkt haben, dass repetitive Arbeitsprozesse den Großteil ihrer Arbeitszeit einnehmen. Gleichzeitig kommt es immer wieder zu Problemen mit der Stechuhr, wodurch Mitarbeitende sich nicht rechtzeitig einstempeln können.

Die naheliegende Lösung? Eine HR-Software einführen, die zum einen eine Zeiterfassungsfunktion anbietet, die von überall aus per Knopfdruck auf dem jeweiligen Gerät gestartet und gestoppt wird. Zusätzlich sorgen Workflows dafür, dass HR-Manager sich endlich von manuellen Aufgaben verabschieden können und Verantwortlichkeiten ganz einfach aus dem System festlegen. Inklusive Erinnerungsfunktion natürlich.

4.Testläufe machen, Herausforderungen identifizieren & Lösungen finden

Nachdem ein Anbieter gefunden wurde, sollten sich im erst einmal kleinere Teams mit der Einführung des Tools beschäftigen. So fällt schnell auf, wo es noch offene Flanken gibt, welche Herausforderungen es zu bewältigen gibt und wie sich bestehende Prozesse am besten abbilden lassen.

5.Rollout im ganzen Unternehmen

Ist dieser erste Implementierungsschritt erfolgreich abgelaufen, kann es unternehmensweit losgehen. Wichtig: Alle Mitarbeiter:innen in den Prozess mitnehmen! Heißt konkret in der Umsetzung, dass es zu Beginn der Nutzung Schulungen gibt und am besten auch eine Wissensdatenbank zu häufigen Fragen aufbereitet wird.

Wie wir bei HRlab New Work leben

In der Theorie können wir uns natürlich wahnsinnig viel ausdenken und die Szenarien so gestalten, dass unsere Schlussfolgerung auch wirklich schlüssig ist. Wir wollen aber auch einen Praxisbezug geben. Und wo haben wir schon mehr Einblick, als in unsere internen Prozesse?

Eine HR-Software wie im Beispiel von oben müssen wir natürlich nicht mehr einführen. Heißt, mit Blick auf personalbezogene Aufgaben und Prozesse sind wir dank unserer Software HRlab bestens ausgestattet. Eine Sache, die uns ausmacht und von allen gewertschätzt wird: Wir leben eine sehr hybride Arbeitsform. Unsere Kolleg:innen sind in ganz Deutschland verteilt, von Chemnitz über Hamburg bis nach Passau.

Damit auch bei räumlicher Trennung eine transparente und effiziente Zusammenarbeit möglich ist, setzen wir auf eine Mischung an Maßnahmen:

• Kanban Boards je Abteilung und Team erlauben es allen Beteiligten, stets auf dem neuesten Stand einzelner Aufgaben zu sein. Verantwortlichkeiten sind transparent zugeteilt und Fragen werden themenbezogen in Echtzeit hinterlegt und gelöst.

• Je nach Präferenz können Sprints geplant und eingestellt werden, was ein fokussiertes Arbeiten auf Basis von Prioritäten erlaubt.

• Dank Chat Tool tauscht man sich zusätzlich auch mal schnell zwischen Tür und Angel aus. So muss nicht immer eine Mail geschrieben oder das Telefon in die Hand genommen werden.

• Regelmäßige, virtuelle Team und Unternehmens-Meetings ergänzen dieses Setup optimal.

• Eine interne Wissensdatenbank wird kontinuierlich weiter aufgebaut, damit sowohl neue Team Mitglieder einen einfacheren Start haben als auch ein gemeinsames Verständnis für Aufgaben und Arbeitsabläufe besteht.

• Und: Einmal im Quartal treffen wir uns. Entweder im Headquarter in Berlin, oder auch gern mal für einen kleinen Städtetrip. Dadurch haben wir trotz remote work gemeinsame Erlebnisse - auch außerhalb der Arbeit.