Erfolgsgeschichte: Löwenstark und HRlab

Über das Unternehmen 

Janin und Louisa, könnt ihr uns etwas zum Hintergrund der Löwenstark erzählen?

Die Löwenstark Digital Group GmbH hat sich seit der Gründung in 2006 zu einer Unternehmensgruppe mit verschiedenen Gesellschaften entwickelt. Das Besondere dabei ist: Wir bestehen zwar aus mehreren Gesellschaften, sehen uns aber als ein Unternehmen und arbeiten entsprechend gemeinsam an digitalen Lösungen für unsere Kunden. 

Ursprünglich haben wir im Bereich Online Marketing und SEO-Optimierung angefangen. Über die Jahre  haben auch Themen wie Web Entwicklung, Performance Marketing, Reputationsmanagement, Content Marketing und vieles mehr unser Unternehmens-Portfolio erweitert. Dies macht uns zu einer breit aufgestellten Full-Service Marketing-Agentur für unsere Kunden.

Unsere vier Bürostandorte sind in Braunschweig, Leipzig, Berlin und Halle. Während vor der Pandemie zwar Homeoffice als Angebot genutzt wurde, hat sich in den vergangenen zwei Jahren eine neue Remote-Kultur etabliert. Das äußert sich zum Beispiel darin, dass wir auch Kolleg:innen einstellen, die von vornherein aus dem Homeoffice arbeiten. Momentan beschäftigen wir um die 230 Mitarbeiter:innen,von denen rund 80 Kollegen ausschließlich im Homeoffice arbeiten. 

Das Problem

Welche Beweggründe gab es für die Suche nach einer HR-Software? 

Zum Zeitpunkt der Suche nach einer HR-Software war die Löwenstark in insgesamt 10 GmbH’s organisiert. Außerdem haben wir mit zwei Teillösungen gearbeitet, die nicht miteinander kompatibel waren. Das Resultat: Manuelle Pflege aller Mitarbeiter:innen in doppelter Ausführung über die verschiedenen Gesellschaften hinweg. Allein das Anlegen einer neuen Mitarbeiterin hat im administrativen Aufwand um die 45 Minuten Arbeitszeit in Anspruch genommen. Auch Auswertungen waren teilweise nur kompliziert durchzuführen. 

Außerdem sind wir rasant gewachsen. Unsere neue Remote-Kultur hat zum einen natürlich eine große Vielfalt an Fachexperten geboten, da wir in der Talentsuche nicht ortsgebunden waren. Gleichzeitig kamen damit ganz neue Herausforderungen mit Blick auf erfolgreiches Mitarbeitermanagement mit sich. 

Gab es vor HRlab noch andere Lösungsansätze?

Bevor wir konkret auf die Suche nach einer HR-Software gegangen sind, haben wir ganz klassisch noch versucht, mit Excel auszuhelfen. Hier muss man aber ganz klar sagen: In jedem Reporting gab es Fehler aus den vorherigen Reportings zu korrigieren.

Um hier auch nochmal den Kontext zu geben: Unser Auswahlprozess lag mitten in der Hochphase der Pandemie, wodurch Personalkosten ganz klar ein Thema waren. Gleichzeitig liegt natürlich unser Kerngeschäft darin, unsere Dienstleistungen weiter auszubauen. Wir standen also vor der Entscheidung, entweder mehr Personal anzustellen oder unsere Arbeitsprozesse der täglichen Personalarbeit nachhaltig zu optimieren.

Wie ist die Entscheidung final auf HRlab gefallen?

Unsere Unternehmensstruktur als Ausgangslage hat natürlich schon per se eine hohe Flexibilität in der Anwendung und übergreifende Auswertungsmöglichkeiten erfordert, die HRlab bedienen konnte. Abgesehen davon lag unser Fokus in der Entscheidung vor allem auf einer effizienten Kommunikation mit DATEV und Anbindungsmöglichkeit an unser selbst entwickeltes CRM System. Und da sind von vornherein schon eine ganze Reihe von Systemen durch das Raster gefallen. Dazu gab es Anforderungspunkte, die bei einer “Standardlösung” oft nicht umsetzbar waren. Außerdem hoch auf unserer Liste: Transparenz und automatisierte Prozesse. 

Ein weiterer wichtiger Punkt für unsere Entscheidung war im Hinblick auf unser Wachstum, die flexible Preisgestaltung von HRlab. Außerdem haben wir uns mit HRlab mit Blick auf eine langfristige Zusammenarbeit und eine kompetente Betreuung einfach am besten aufgehoben gefühlt. Dafür war unter anderem auch ausschlaggebend, dass eine fehlende Funktionalität in der Weiterentwicklung der Anwendung und Schnittstellen entlang unserer Anforderungen umgesetzt wurde.

Die Lösung

Nachdem die Entscheidung gefallen ist - wie lief die Implementierung ab?

Wie versprochen ging die Einführung von HRlab in drei Monaten über die Bühne. Das lag sicher auch daran, dass unsere internen Stammdaten, sprich die Personalakten, bereits weitestgehend digitalisiert und das interne Know-How vorhanden waren, um sie in das System zu übertragen. Außerdem gab es regelmäßige Termine und die Möglichkeit für schnelle Rückfragen, wodurch das Rollout von HRlab tatsächlich sehr gut strukturiert ablief. 

Gab es Herausforderungen? Wie wurden sie gelöst?

Wie anfangs erwähnt, hat HRlab eine neue Schnittstelle entsprechend unseren Anforderungen gebaut. Hier gab es natürlich aus technischer Sicht die ein oder andere Herausforderung, die aber durch direkte Kommunikation aller Beteiligten schnell aus dem Weg geräumt werden konnte. 

Ansonsten gab es rückblickend nur 1-2 Kleinigkeiten bei der Implementierung, die nicht ganz zufriedenstellend waren, wie z.B. bei  der Anlage von Unternehmen. Hier gab es damals noch keine Kopierfunktion für die verschiedenen Standorte. Die jeweilige Rechtevergabe musste damals also für jeden Standort manuell ausgefüllt werden. Das wurde allerdings mittlerweile behoben, darüber dürfen sich alle kommenden Unternehmen freuen.

Von welchen Funktionen profitiert ihr täglich?

In der täglichen Nutzung finden sich auf jeden Fall die Datenauswertungen und das Flex-Reporting wieder. Das ist sowohl für Reportings vergangener Entwicklungen als auch Prognosen für das kommende Jahr wahnsinnig hilfreich.

Außerdem ist für unseren Anwendungsfall die Transparenz in den Personalakten sehr wichtig. Hierzu eine kleine, aber sehr hilfreiche Funktion: In der Personalakte lässt sich flexibel zwischen Mitarbeitenden wechseln. Das vereinfacht die Arbeit immens, zum Beispiel im Vergleich von verschiedenen Gehaltshistorien. 

Ansonsten kommt das Task-Management stark zum Einsatz, denn wir haben schon von Beginn an individualisierte Workflows hinterlegt. Ein Anwendungsfall hier sind zum Beispiel regelmäßige Feedback-Gespräche. Führungskräfte und Mitarbeitende bekommen mittlerweile direkte Erinnerungen aus dem System und können sich entsprechend vorbereiten. Das erleichtert uns die tägliche Personalarbeit wiederum sehr. 

Habt ihr offene Wünsche mit Blick auf die derzeitigen Funktionen?

Ein kleiner Verbesserungsvorschlag unsererseits: Nachdem auf Abteilungsebene gefiltert wurde, um dann einzelne Mitarbeitende aufzurufen, geht besagter Filter bei Navigation zurück in die Übersicht verloren. Wir haben zwar einen Workaround, aber einfacher wäre natürlich, gesetzte Filter bleiben immer bestehen. Ein weiterer Punkt an der Stelle ist vielleicht noch eine optimierte Übersicht über das Bruttoentgelt eines Monats pro Mitarbeiterin. 

Fazit

Seit der Einführung von HRlab profitieren wir von einer deutlich höheren Transparenz über alle Abteilungen und Verantwortlichkeiten hinweg. Außerdem stellen wir bei jeder Einführung von Neuzugängen wiederholt fest, dass das System wirklich sehr logisch aufgebaut und intuitiv in der Benutzung ist.  

Unser administrativer und damit verbundener Zeitaufwand hat sich drastisch reduziert, denn heute sind alle Daten und Auswertungen verlässlich an einem Ort hinterlegt und per Klick aufrufbar. Im Resultat arbeiten wir effizienter und haben die Gewissheit von korrekten Datensätzen. Ein konkretes Beispiel: Für die Lohnabrechnung brauchen wir mit HRlab bei fast doppelt so vielen Mitarbeitenden wie vorher nur halb so lange.

Letzter Punkt: Auch nach der Implementierung wissen wir den regelmäßigen Austausch und Support von und mit HRlab sehr zu schätzen. Gerade die schnelle Rückmeldung auf etwaige Anfragen wie auch die Umsetzung von unserem Feedback hin zu neuen Features freut uns sehr. Es herrscht einfach eine sehr partnerschaftliche Zusammenarbeit.