Erfolgsgeschichte: Krapp und HRlab

Über das Unternehmen

Kathrin, magst du uns zu Beginn etwas über den Hintergrund der Krapp Unternehmensgruppe erzählen?

Gern. Die Krapp Gruppe ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen mit mittlerweile mehr als 700 Mitarbeitenden und über 25 Standorten in ganz Deutschland. Ursprünglich wurde Krapp vor knapp 125 Jahren als Goldschmiede gegründet. Heute fokussieren wir uns auf drei Geschäftsbereiche.

Zum einen sind wir im klassischen Handel, also dem An- und Verkauf von A wie Arbeitsschuhe bis Z wie Zaunelementen, tätig. Außerdem sind wir stark in unserem zweiten Geschäftsbereich, Bauprojekte, involviert. Dabei dreht es sich vor allem um Tore und Türen – von Verkauf und Vertrieb bis zu Einbau und Montage. Da schließt unser dritter Geschäftsbereich nahtlos an: Service. Unsere Monteure sind deutschlandweit unterwegs und decken Themen wie Wartung und Instandhaltung von Toren und Türen, aber auch Heizungen, Lüftungen, Klima & Sanitär ab.

Krapp vereint also drei sehr verschiedene, aber gleichermaßen bedeutende Geschäftsbereiche.

Das Problem

Welche Beweggründe gab es für die Suche nach einer HR-Software?

Zum Einen wurden personalrelevante Datensätze neben DATEV an vielen verschiedenen Orten gesammelt und nur spärlich gepflegt. Heißt, wir hatten viele isolierte Teillösungen im Einsatz, die nicht miteinander integriert werden konnten und teilweise veraltet waren.

Ein Beispiel: In einem Anrufprogramm waren alle Telefonnummern und Mailadressen unserer Mitarbeitenden gespeichert. Zusätzlich wurden alle Infos zu unseren Monteuren und Servicetechnikern in einem separaten Programm hinterlegt. Und dann gab es noch eine Art digitale Personalakte – leider sehr veraltet und auch nur stiefmütterlich gepflegt. Also allein schon hier drei separate Anwendungen, die mit einer digitalen Personalakte ersetzt werden konnten.

Unsere Zeitwirtschaft haben wir ganz klassisch mit einem Stempelsystem und Terminals gelöst. Das Hauptproblem dabei: Unsere Mitarbeitenden hatten keinen eigenen Zugriff auf das System. Alle Einsichten über Überstunden oder Urlaub sowie Korrekturen liefen also über die Personalabteilung.

Bei über 700 Mitarbeitenden kommt das einem enormen Zeitaufwand gleich. Unsere Personalabteilung hat eine halbe Woche nur damit verbracht, Daten zu pflegen, zu korrigieren und Übersichten zu verschicken. Für das neue System war es uns entsprechend besonders wichtig, alle Mitarbeitenden bei der Umstellung mitzunehmen.

Gab es vor HRlab noch andere Lösungsansätze?

Abgesehen von den bereits genannten Teillösungen standen ganz klassisch Excel und Outlook im Zusammenspiel mit physischen Aktenordnern auf dem Programm.

Wie ist die Entscheidung final auf HRlab gefallen?

Mit meinem Start bei der Krapp Gruppe im April 2021 war einer meiner ersten Punkte auf der Agenda die Einführung einer ganzheitlichen Personalmanagement Software. Denn das kannte ich aus meinem vorherigen Unternehmen und war tatsächlich überrascht, dass es bis dato noch kein System in der Anwendung gab.

Auf der Suche nach dem richtigen Anbieter bin ich dann auf HRlab gestoßen. Ein überzeugender Punkt war auf jeden Fall der persönliche Kontakt und kompetente Support. Wir haben uns von Anfang an gut aufgehoben gefühlt.

Darüber hinaus konnte HRlab unsere Anforderungen einfach sehr flexibel abbilden. Zum einen vereint Krapp eine Vielzahl an Mitarbeitenden mit sehr unterschiedlichen Berufsprofilen. Die HR-Software unserer Wahl musste entsprechend viele Bedingungen erfüllen, denn sowohl die Kollegen im Büro als auch die im Außendienst sollten gleichermaßen Zugriff auf das System haben. Das war bei HRlab der Fall.

Auch das Hinterlegen und Anwenden unserer Berechnungslogik, beispielsweise von unterschiedlichen Pausenregelungen, war uns wichtig. Das lässt sich in HRlab dank umfassender Zeitkonten und detailliertem Rechtemanagement aber sehr passgenau abbilden.

Die Lösung

Nachdem die Entscheidung gefallen ist, wie lief die Implementierung ab?

Christian hat mich von der Auswahl über die Einführung bis jetzt – also als kontinuierlicher Ansprechpartner – begleitet. Wir hatten uns zu Beginn das Ziel gesetzt, HRlab innerhalb von vier Monaten zu implementieren. Gerade mit Blick auf die komplexe Ausgangslage haben wir einen kleinen Puffer eingerechnet. Nach einem Monat haben die ersten Personen bereits mit dem System gearbeitet, beispielsweise zum Thema Lohnbuchhaltung. Nach den angesetzten vier Monaten war HRlab dann im gesamten Unternehmen im Einsatz.

Wo lag besonderes Augenmerk bei der Implementierung? Gab es Herausforderungen? Wie wurden sie gelöst?

Unsere größte Herausforderung war es sicherlich, die Daten aus allen isolierten Systemen zusammenzutragen und dann zu vervollständigen. Das ist natürlich wahnsinnig viel Fleißarbeit, die aber eine wichtige Grundlage bildet. Hier ist unsere Empfehlung, mit ausreichend Kapazitäten – also Zeit und Kollegen – heranzugehen und einmal alles glatt zu ziehen.

Von welchen Funktionen profitiert ihr täglich?

Eine wahnsinnige Verbesserung ist sicherlich der drastisch reduzierte administrative Aufwand, den ich bereits erwähnt habe. Dank intuitivem Employee Self Service können unsere Manager eigenständig unter anderem Vertragsänderungen oder -ergänzungen einsehen.

Mitarbeitenden können selbständig ihre Zeiten im System eintragen, die wir nur noch bestätigen müssen. Urlaube werden digital eingereicht und Statistiken sowie offene Urlaubstage sind per Klick aufrufbar – ohne, dass wir aus Personalmanagement-Sicht involviert werden müssen. Genehmigungen sind im Handumdrehen erledigt.

Außerdem haben wir mit HRlab die digitale Lohnabrechnung eingeführt. Sprich, statt klassischem Postversand können Mitarbeitende nun ganz einfach über das System ihre Lohnabrechnungen einsehen und herunterladen.

Und der wahrscheinlich größte Schritt, den wir mit HRlab gemacht haben, ist die Digitalisierung unserer Personalprozesse in Form von Workflows. Statt wie früher Excel Tabellen in die Runde zu schicken, um einzelne Aufgaben von den jeweiligen Verantwortlichen abhaken zu lassen, haben wir unsere Prozesse nun in HRlab hinterlegt und lösen den Vorgang nur noch aus. Sprich, bei offenen Tasks bekommt man automatische Erinnerungen aus dem System, und die Erledigung aktiviert direkt auch die nachfolgende Aufgabe. Um einiges einfacher und transparenter als vorher!

Fazit

Ja, was haben wir erreicht? Einiges würde ich sagen!

Wir aus der Personalabteilung sind mehr als zufrieden und wissen die enorme Arbeitserleichterung wahnsinnig zu schätzen. Wir können uns gar nicht mehr vorstellen, wie es ohne HRlab funktioniert hat. Die Vorgesetzten profitieren täglich von der Transparenz, die HRlab ermöglicht, und können mit wenigen Klicks Verträge, Entgeltentwicklungen, Urlaubsstatistiken und Co. einsehen. Und bis auf die wenigen Mitarbeitenden, die sich allgemein etwas schwer mit digitalen Lösungen tun, sehen auch hier alle den Mehrwert einer passenden HR-Software.

Ich würde mich jederzeit wieder für eine Umstellung hin zu einer ganzheitlichen HR-Software entscheiden. Und auch das positive Feedback aus verschiedenen Ecken im Unternehmen bestätigt mich immer wieder in unserer Entscheidung für HRlab.

PS: In diesem Fall haben wir den Austausch auch in Videoform festgehalten, schauen Sie gern rein.