Einführung einer HR Software: 6 Schritte
Die Suche nach einer HR Software ist oft mit viel Aufwand verbunden. Zuerst muss Klarheit innerhalb des Unternehmens dazu herrschen, wonach man genau sucht. Dann gilt es den Markt zu analysieren. Um dann die richtige HR Software für das Unternehmen zu finden und erfolgreich einzuführen. Wir erklären, worauf Sie unbedingt achten sollten.
Das Wichtigste in Kürze
- Erstellen Sie einen Anforderungskatalog basierend auf einer Bedarfs- und Anforderungsanalyse.
- Teilen Sie klare Verantwortlichkeiten zu.
- Nutzen Sie das Angebot von persönlichen Wedemos und der kostenlosen Testversion.
- Sprechen Sie rechtzeitig mit dem Betriebsrat.
- Stellen Sie einen klaren Projektplan für die Einführung auf.
- Holen Sie Ihre Mitarbeitenden mit Schulungen und Trainings ab.
Schritt 1: Vorbereitung bei der Suche nach einer HR Software
Um eins vorweg zu nehmen: Es gibt nicht die eine richtige HR Software. Viel hängt davon ab, welche Bedürfnisse ein Unternehmen hat und welchen Fokus es bei seinen HR-Angelegenheiten legen will. Auch die Unternehmensgröße erweist sich als wichtiger Faktor bei der Wahl der Lösung.
Deswegen steht am Anfang eine detaillierte und auf Unternehmensbedürfnisse abgestimmte Bedarfs- und Anforderungsanalyse. Es geht darum, gemeinsam zu überlegen und zu besprechen, welche Erwartungen an eine HR Software bestehen und welche Aspekte besonders wichtig sind.
In anderen Worten: Welchen Problemen und Herausforderungen stehen Sie als Personalabteilung derzeit gegenüber? Und welche zusätzlichen Bereiche wollen Sie mit der HR Software Ihrer Wahl abdecken?
Das sorgt zum einen dafür, dass Sie intern ein gemeinsames Verständnis für die derzeitige Situation bekommen. Und gleichzeitig definieren Sie so langfristige Ziele und klären Anwendungsszenarien, an denen Sie sich orientieren können, um die Vorteile der HR Software kontinuierlich weiter auszubauen.
Ganz wichtig: In diesem ersten Schritt lohnt es sich, sich nicht nur innerhalb der Personalabteilung abzustimmen, sondern auch die IT, Mitarbeiter und Geschäftsführung mit einzubeziehen. Letztere, um das Budget einzugrenzen. Erstere, um technische Anforderungen frühzeitig zu klären. Und Mitarbeiter, um die regelmäßige Nutzung über die Personalabteilung hinaus zu verstehen.
In diesem Zusammenhang können auch bereits etwaige Vorbehalte adressiert und in die nächsten Schritte mit einbezogen werden. Das erleichtert den Austausch mit HR Software Anbietern und beugt häufigen Rückfragen vor. Im Umkehrschluss bedeutet das für Sie: Der ganze Prozess läuft schneller über die Bühne und die tägliche Personalarbeit kann zeitnah effizienter gestaltet werden.
Schritt 2: Verantwortlichkeiten festlegen
An diesem Punkt sollten Sie ein grobes Anforderungsprofil erstellt haben basierend auf:
- Absoluten Must-Haves: Diese Funktionen dürfen in der HR Software auf keinen Fall fehlen und sind essenziell für den täglichen Arbeitsablauf Ihrer Personalarbeit.
- Could-Haves: Diese Funktionen würden Sie gerne in dem Funktionsumfang Ihrer HR Software sehen. Sollten manche dieser Funktionen nicht abgedeckt sein, wäre das nicht zwingend ein Grund, sich gegen die HR Software zu entscheiden.
- Nice-to-Haves: Wenn Sie sich zusätzlich etwas wünschen könnten, wären diese Funktionen auch mit in der HR Software enthalten.
Außerdem sollten Sie einen Überblick über notwendige Schnittstellen haben. Das könnte Ihr Lohnabrechnungsprogramm oder auch eine Speziallösung sein, die Sie an diesem Punkt (noch) nicht aufgeben wollen. Sobald Sie also diese Faktoren intern geklärt haben, gilt es im nächsten Schritt, klare Verantwortlichkeiten festzulegen.
Wer in der Personalabteilung geht aktiv auf die Suche nach der richtigen HR Software und setzt sich mit den jeweiligen Angeboten auseinander? Mit wem führen Sie die Implementierung zusammen durch? Behalten Sie dabei im Hinterkopf, dass gerade die Einführung einer HR Software zunächst mit viel Fleißarbeit verbunden ist.
Und wer von den Mitarbeitenden im Unternehmen gehört zur Gruppe der Testphase, um die HR Software in der Anwendung auf Herz und Nieren zu prüfen? Bevor eine neue Software unternehmensweit ausgerollt wird, lohnt sich die Nutzung der HR Software für eine gewisse Zeit in einer kleineren Gruppe, um potenzielle Fehlerquellen zu finden und Optimierungsmaßnahmen durchzuführen.
Leitfaden: HR Software richtig auswählen
Bei der Suche nach der passenden Software für Ihr Unternehmen stolpert man schnell auf eine Vielzahl von Anbietern. Um hier den Überblick zu behalten und fokussiert eine Entscheidung zu treffen, haben wir die wichtigsten Kriterien vorbereitet.
Schritt 3: Marktanalyse & Angebot einholen
Nun im Fokus: Welche Anbieter gibt es und welche Anforderungen werden jeweils abgedeckt? Unser Tipp: Sie haben sich Ihren Anforderungskatalog in einer Excel Tabelle angelegt und fügen jetzt Spalten je Anbieter hinzu. So sehen Sie auf einen Blick, was durch jeden Anbieter abgedeckt ist und was nicht.
Und Sie können auch jederzeit zusätzliche Zeilen für Funktionen ergänzen, die durch einen Anbieter abgedeckt sind, an die Sie aber noch nicht gedacht haben. Das gibt Ihnen eine perfekte Vorlage für den persönlichen Austausch, denn offene Punkte haben Sie so stets zur Hand.
Das bringt uns zum nächsten Punkt: Nutzen Sie unbedingt die Option einer persönlichen Webdemo. Üblicherweise geben alle HR Software Anbieter die Möglichkeit dazu, einen Termin zu buchen, um eine auf Ihre Ausgangslage zugeschnittene Präsentation der Software zu geben. Hier stellen Sie Fragen zum Funktionsumfang, erklären Ihren Anwendungsfall und bekommen einen ersten Einblick über die Individuen, die hinter dem Unternehmen stehen.
Außerdem können Sie sich für einen kostenlosen Test registrieren und sich so zeitgleich, vor oder nach dem persönlichen Austausch auch eigenständig einen ersten Eindruck über die HR Software machen. So grenzen Sie die Anbieter ein und holen sich daraufhin jeweilige Angebote zum Vergleich ein.
Schritt 4: Entscheidung für HR Software treffen & Betriebsrat an Bord holen
Die Angebote liegen vor, Sie haben einige Personen hinter dem Unternehmen bereits kennengelernt und konnten sich ein Bild über die jeweilige HR Software machen. Wie treffen Sie nun also die Entscheidung für den richtigen Anbieter? Denn nicht selten stellt man an diesem Punkt fest: Das Angebot auf dem Markt ist tendenziell vergleichbar.
Ein wichtiger Punkt neben den anfallenden Kosten ist häufig, wo die Daten gehostet werden. Nicht selten fällt hier die Wahl von HR Software Anbietern auf Lösungen wie AWS (Amazon Web Services), was bedeutet, dass die Daten nicht im europäischen Raum liegen. Das Thema Datenschutz kann spätestens bei der Genehmigung durch den Betriebsrat zur Herausforderung werden.
Unser Tipp, um Betriebsräte für die Einführung einer HR Software an Bord zu holen
Eine HR Software kann die Einhaltung von Betriebsvereinbarungen deutlich erleichtern. Denn interne Regelungen zu Themen wie Überstunden, Zuschlägen und Co. werden in einer HR Software transparent abgelegt und kommen dadurch automatisch zum Einsatz. Das stellt nicht nur die Einhaltung von Betriebsvereinbarungen sicher, sondern erlaubt auch jederzeit einen transparenten Überblick.
Szenario 1: Einer HR Software fehlen einzelne Funktionen
Zu Beginn dieses Artikels haben wir von einem Anforderungsprofil gesprochen. Von Must-Haves bis Nice-to-Haves. Finden Sie sich nun in diesem Schritt hier wieder, kann es passieren, dass durch die schiere Masse an Funktionsumfang von HR Software Anbietern der Überblick leicht abhandengekommen ist.
Es kann also helfen, sich wieder darauf zu besinnen, mit welchen Anforderungen Sie ursprünglich geplant haben. Davon lässt sich dann ableiten, was die fehlenden Funktionen für den Arbeitsalltag bedeuten. Vielleicht gibt es zu den fehlenden Funktionen ja auch bereits konkrete Pläne in der Roadmap zur Weiterentwicklung der HR Software.
Szenario 2: Höherer Funktionsumfang bedeutet auch höhere Kosten
Ähnlich wie im vorherigen Punkt macht es auch hier Sinn wieder ein Gefühl dafür zu bekommen, welche Funktionen wirklich wichtig für Sie sind und auch regelmäßig zum Einsatz kommen. Braucht es wirklich alle Funktionen der HR Software, die dann aber auch zu einem höheren Preis kommt? Vielleicht gibt es auch einen gewissen Verhandlungsspielraum mit Blick auf die laufenden Kosten.
Szenario 3: Die Anbieter im Fokus haben ein vergleichbares Angebot
Sagen wir, alle drei Anbieter in Ihrer engeren Auswahl haben einen vergleichbaren Funktionsumfang und rufen einen ähnlichen Preis auf. Das Kleingedruckte könnte hier der entscheidende Faktor sein. Gibt es vielleicht Preise, die für Support oder andere Leistungen aufgerufen werden?
Auch wichtig: Ist die Positionierung des HR Software Anbieters mit Ihrer eigenen kompatibel? Beispielsweise könnte der Fokus des Anbieters auf den Herausforderungen von sehr großen Unternehmen liegen. Sind Sie aber ein kleines mittelständisches Unternehmen, haben Sie natürlich auch andere Pain Points und wünschen sich die Weiterentwicklung des Produktes entsprechend. Das wäre also ein klassischer Mismatch.
Letzter, aber nicht unerheblicher Punkt ist der persönliche Faktor. Denken Sie daran, dass Sie mit dem HR Software Anbieter in kontinuierlichem Kontakt bleiben, eine intensive gemeinsame Implementierungsphase durchlaufen und an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert sind. Entsprechend sollten Sie sich auch auf persönlicher Ebene gut aufgehoben fühlen.
Schritt 5: Projektplan anfordern & HR Software Einführung starten
Nach der Entscheidung für eine HR Software gilt es, diese erfolgreich zu implementieren. Dabei kann ein externer Partner helfen, der über das nötige Know-how verfügt und branchenspezifische Besonderheiten (z. B. bei HR Software für KMU) kennt. Alternativ greifen Sie auf interne Kapazitäten zurück - wir erinnern an die festgelegten Verantwortlichkeiten aus Schritt 2.
Im ersten Kick-off Gespräch mit dem HR Software Anbieter sollten Sie einen umfassenden Überblick darüber bekommen, wie der Projektplan aussieht. Darin ist festgelegt, in welchem Zeitraum es um welche Aktivität geht und wie lange, basierend auf Durchschnitts- und Erfahrungswerten, jede Phase im Projektplan dauert.
Ein großer Punkt in der Implementierungsphase: Das Thema der Datenübertragung. Je nachdem, aus welcher Ausgangslage Ihr Unternehmen kommt, müssen Datensätze aus einer anderen Software angeliefert und importiert oder alternativ erstmals digitalisiert werden.
In regelmäßigen Terminen wird auch über die Implementierungsphase hinweg geschult und die Einrichtung gemeinsam an den Unternehmensanforderungen entlang durchgeführt. Dazu zählt auch die Einrichtung von Zugriffsrechten. Im Folgenden sehen Sie beispielhaft, wie HRlab den Rollout vornimmt.
Schritt 6: Testphase starten & Mitarbeiter schulen
Nach der Prüfung der Datenübertragung und sonstigen Konfiguration schließen Testläufe und gegebenenfalls die Ablösung bisheriger Systeme an. Bevor es an einen unternehmensweiten Live Betrieb geht, machen Sie am besten mit der bereits festgelegten Testgruppe für eine gewisse Zeit eine Testphase. Sprich, in diesem Kreis fangen Sie an, die HR Software umfassend zu nutzen.
So werden schnell Fehlerquellen aufgedeckt und können ebenso schnell behoben werden. Außerdem gewinnen Sie so einen ersten tatsächlichen Überblick über neue Arbeitsabläufe und die Art und Weise der Zusammenarbeit.
Damit der Rollout der Software von den Mitarbeitenden positiv angenommen wird, empfehlen wir vorab, eine unternehmensweite Intro zu der HR Software zu geben. Um zunächst den ursprünglichen Bedarf darzulegen, die Möglichkeiten einer HR Software zu erläutern und vielleicht auch noch die drei wichtigsten Punkte zu nennen, warum es die HR Software Ihrer Wahl geworden ist.
So fühlen sich alle Mitarbeitenden abgeholt und als Teil des Prozesses, anstatt ein neues System vorgesetzt zu bekommen, ohne die Hintergründe zu kennen. Für einen erfolgreiche Live Betrieb außerdem wichtig: Schulen Sie alle Mitarbeitenden, damit die Nutzung der neuen HR Software so reibungslos wie möglich abläuft.
Fazit: Vorbereitung ist alles bei der Einführung von HR Software
Die Vorbereitung und Prüfung entscheidender Kriterien vor und während der Implementierung einer HR Software sind ausschlaggebend für dessen erfolgreiche Einführung. Dabei nehmen die Mitarbeiter sowie auch die Datensicherheit eine zentrale Rolle ein.
Durch Kommunikationsmaßnahmen, Schulungsangebote und ausreichend Transparenz können Mitarbeiter vorbereitet und Vertrauen in Innovation und Datenschutz aufgebaut werden. Vor allem sollten von Beginn an die IT in den Prozess der Einführung involviert sein und die Mitarbeiterbereitschaft sowie das Knowhow im Umgang mit den Systemen gefördert werden.
FAQ - Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Im Kern dreht sich alles darum, einen gut durchdachten Projektplan heranzuziehen. Üblicherweise umfasst ein Projektplan die wichtigsten Schritte über die Einführung hinweg und indiziert gleichzeitig eine grobe Einschätzung dazu, mit wie viel Zeit für die einzelnen Schritte wahrscheinlich gerechnet werden muss.
HR Software dienen dem Zweck, alle Bereiche und Arbeitsabläufe der Personalarbeit zu vereinfachen. Das ist vor allem deswegen wichtig, weil Personalarbeit aus einem hohen administrativem Teil besteht. Diese Routineaufgaben lassen sich automatisieren. Das spart Personalabteilungen Nerven und Zeit.
Vor allem eins: Datensicherheit. Und natürlich sollte eine HR Software alle Kernbereiche der Personalarbeit abdecken, um der Personalabteilung Zeit für die wirkliche Personalarbeit zurückzugeben. Von der digitalen Personalakte über vorbereitende Lohnabrechnung bis Recruiting. Das Wichtigste: Sie müssen die HR Software finden, die zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt.
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