Kontinuierliche Datenanalysen versprechen solide HR Daten

28. November 2018
Kontinuierliche Datenanalysen bringen gualitative HR Daten

Ein strategisches Personalmanagement braucht aktuelle und zuverlässige HR Daten – Die Realität sieht jedoch anders aus. Die HR muss sich täglich mit fehlerhaften oder unvollständigen Daten rumschlagen. Insbesondere in der Gehaltsabrechnung und im Dokumentenmanagement führen fehlerhafte und unvollständige Daten zu unnötigen Kosten. Die Frage ist, wo die Ursache liegt und wie Datenqualität sichergestellt werden kann. Ein Ansatz sind kontinuierliche Datenanalysen.

 

Fehlerhafte HR Daten

In einem Unternehmen werden massenhaft Datensätze verwaltet. Eine manuelle Verwaltung führt zwangsläufig zu Fehlern. Je mehr Datensätze manuell eingepflegt werden, umso wahrscheinlicher sind Tippfehler oder ein Verlust von Informationen.

Mangelhafte Daten fallen meist erst auf, wenn auf sie zugegriffen wird. Sind die Daten nicht vollständig, können Berichte und Analysen nicht oder nur fehlerhaft erfolgen. Erst dann erfolgen Maßnahmen zur Korrektur. Leider zu spät!

Das Controlling durchsucht verschiedene Bereiche nach fehlerhaften HR Daten. Das zuständige Team erhält im Anschluss eine Liste mit allen Fehlern. Wird die Kontrolle jedoch nicht kontinuierlich fortgesetzt, besteht die Gefahr, dass zwischenzeitlich neue fehlerhafte Daten auftreten.

 

Kontinuierliche Datenscans

Algorithmen suchen kontinuierlich nach fehlerhaften und unvollständigen HR Daten. Sie suchen nach Übereinstimmungen, leeren Feldern und Auffälligkeiten. Dabei wird herausgestellt, ob die untersuchten Elemente genau gleich oder zumindest ähnlich sind. Eine doppeltes Element wird automatisch vom System als Auffälligkeit markiert. Die Scans erfolgen dabei automatisiert, so dass viele verschiedene Aspekte kontinuierlich überprüft werden.

Das System informiert die zuständige Abteilung und protokolliert, wer aus welchem Grund was bearbeitet. Vorherige und anschließende Schritte werden festgehalten. Für den Erfolg kontinuierlicher Scans und Optimierungen müssen IT, Mitarbeiter, Management und Unternehmen eng zusammenarbeiten.

Kontinuierliche Scans helfen in Zukunft fehlerhafte und unvollständige HR Daten zu umgehen. Die vom System ausgemachten Auffälligkeiten werden vom zuständigen Team auf Fehler geprüft. Falls die Anzahl der Fehler zu hoch ist, sollten strukturelle Verbesserungen in Erwägung gezogen werden.

Die folgenden Tipps helfen bei der Implementierung kontinuierlicher Datenanalysen.

 

1. Ressourcen

Kontinuierliche Datenanalysen benötigen entsprechende Ressourcen. Die Ressourcen sind jedoch meist knapp. Zusätzliche Ressourcen sind notwendig. Ein Sponsor kann helfen. Mittels einem Report über die Anzahl fehlerhafter HR Daten und die damit verbundenen Effekte kann dieser überzeugt werden.

 

2. Strategischer Plan

Kontinuierliche Datenanalysen sind skalierbar. Zu Beginn muss längst nicht alles gescannt werden. Das Risiko ist, dass die Ressourcen nicht ausreichend sind, das Team überfordert oder kein Überblick gegeben ist. Es gilt besser klein anzufangen, zu testen und von Fehler zu lernen.

 

3. Kontrollprozess eingrenzen

Der Kontrollprozess soll mit der Zeit schneller werden. Es bringt nichts, fehlerhafte Daten zu entdecken aber nicht zugleich beheben zu können. Die zuständigen Teams geben vor, was möglich ist. Sie schätzen ein, welche Kontrollen wie viel Zeit in Anspruch nehmen und wo Risiken liegen.

 

4. Die richtige Plattform

Die Wahl einer geeigneten Plattform ist abhängig vom Ziel und Budget. Excel eignet sich zur schnellen Analyse von Datensätzen. Allerdings reicht es nicht aus, um große Datensätze zu verwalten. Darum sollte Excel lediglich als Starthilfe dienen. Für kontinuierliche Datenkontrollen bieten sich andere Programme an, die zugleich einen digitalen Workflow unterstützen und Prozesse standardisieren.

 

5. Managementteam

Für die Einführung kontinuierlicher Datenanalysen ist ein Change Management wichtig. Die Analysen versprechen Erfolg, wenn die Daten auch zügig bearbeitet werden. Nicht alle Auffälligkeiten sind gleich fehlerhafte Daten. Das Team muss nicht nur Fehler beheben, sondern diese vorab auf ihre Fehlerhaftigkeit prüfen und alles protokollieren. Kontinuierliche Datenanalysen bedeuten viel Arbeit und das Team muss darauf vorbereitet sein.

 

6. Feedbackschleifen

Wann wurde der Fehler entdeckt? Wer kümmert sich? Welche Aktion folgt? Ein umfassendes Protokoll hat wesentliche Vorteile. Der Prozess ist nachvollziehbar und erlaubt Feedbackschleifen. Falls notwendig, kann der Kontrollprozess entsprechend angepasst werden.

 

Fazit

Falsche Daten sind teuer. Kontinuierliche Datenanalysen können helfen, die Masse an fehlerhaften und unvollständigen Daten zu reduzieren. Es lohnt sich, die notwendigen Ressourcen aufzubringen und kontinuierliche Fehleranalysen in den HR Alltag zu integrieren. Somit sind schließlich umfassende Aussagen sowie korrekte Prognosen und Auswertungen sichergestellt.