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Salesforce Case Study

3. Mai 2017

Salesforce Case Study

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Wie HRlab das Personalwesen revolutioniert

 

HRlab revolutioniert mit Hilfe von Salesforce die Personalarbeit. Mit der Cloud-Plattform vernetzen HR-Verantwortliche sämtliche Mitarbeiter-relevanten Daten in einer einzigen Umgebung. Sie profitieren damit nicht nur von schlankeren, effizienteren Prozessen, sondern können die Daten tiefgehend analysieren und strategisch einsetzen. Die Basis dafür bilden die Entwicklungsumgebung Salesforce Heroku und die Force.com Plattform.

 

Nach zwölf erfolgreichen Jahren im Geschäft spricht man normalerweise nicht von einem Start-up. So lange beschäftigt sich die tridion GmbH bereits mit Personalprozessen von Mittelständlern und Start-ups. Basierend auf diesen Erfahrungen und Kompetenzen entwickelte Achim Trude / CEO und Kay Ackermann / Head of Business Development das Spin-off tridion digitial solutions mit der innovativen Human Capital Management-Plattform HRlab als ein gewissermaßen doch Start-up innerhalb des Unternehmens.

Personaler und HR-Verantwortliche erhalten auf der Cloud-basierten Plattform HRlab eine Vielzahl an HR-Funktionen in einer einzigen Lösung sowie die Integration und den direkten Zugriff auf Daten und Funktionen von Third-Party-Applikationen und bereits bestehender HR-Insellösungen im Unternehmen. Dadurch arbeiten sie nicht nur zeitsparender, sondern können außerdem alle Daten zueinander in Bezug setzen und vielfältige Analysen sowie Prognosen erstellen. „Damit ebnen wir auch hierzulande den Weg zu People Analytics, also der strategischen, datenbasierten HR-Arbeit“, erklärt Kay Ackermann. „Angesichts der Tatsache, dass Mitarbeiter das wertvollste und auch kostenintensivste Gut eines Unternehmens sind, war diese Entwicklung schon längst überfällig.“ Mit 26 Mitarbeitern und 6,1 Millionen Euro Umsatz (2016) ist tridion heute mit Büros in Berlin, Köln, London und New York vertreten.

 

Antwort auf Kundenanforderungen

Die Entscheidung, HRlab zu entwickeln, folgt dabei in erster Linie den Disruptionen der Digitalisierung. Durch die langjährige Erfahrung und den engen Austausch mit Kunden kristallisierten sich nach und nach die Anforderungen von Personalabteilungen und auch die Lücken in der Lösungslandschaft am Markt heraus, die Ackermann und sein Team mit ihrer digitalen Plattformlösung schließen wollen. „Wir haben viele Jahre lang die Anforderungen unserer Kunden gesammelt und dann intensiv den Markt untersucht. Es gibt eigentlich nur Insellösungen, viele Prozesse bestehen aus einer Vielzahl von aufwändigen Schritten, sind langwierig und fehleranfällig“, erklärt Achim Trude, CEO von HRlab. „Ein HR-Mitarbeiter muss in seinem Alltag mit etlichen verschiedenen Anwendungen arbeiten, von denen viele kompliziert im Verständnis und der Bedienung sind. Und der große Überblick findet zumeist in Form von Excel-Tabellen statt – mit allen Nachteilen der möglichen Fehlerquellen und mangelnder Aktualität.“

Diese Situation ließ nur einen Schluss zu: Eine Lösung zu entwickeln, die dafür sorgt, die vielen verschiedenen Fäden der Personalarbeit effektiv zusammenzuführen. Im Schulterschluss und enger Kooperation mit langjährigen Kunden startete tridion digital solutions 2014 deshalb die Entwicklung von HRlab.

 

Staunen über die Auswertungsmöglichkeiten

Als Entwicklungsplattform wählte das Team Salesforce Heroku aus, die gesamte Logik und das Design der Prozesse basieren auf Force.com. „Salesforce ist ein hochagiles System, das uns ermöglicht, schnell und individuell auf Kundenbedürfnisse einzugehen“, begründet Ackermann die Entscheidung. „Am Markt gibt es viele statische Systeme, die bestimmte integrierte Anwendungen nicht zulassen. Wir setzen auch bewusst auf die Cloud, weil sie jederzeit und überall den Zugriff auf Daten aus verschiedenen Tools ermöglicht.“ Die Salesforce-Schnittstellen sind ein Dreh- und Angelpunkt dabei, denn erst durch sie lassen sich Anwendungen und Lösungen auf einer Plattform zusammenfügen und bruchfreie Prozesse modellieren. Ein weiterer Grund für Salesforce war die Bandbreite der Analysemöglichkeiten. „Über zwei Jahre lang haben wir uns Systeme angesehen und keines gefunden, das wie Salesforce in der Lage ist, Daten so agil und in Echtzeit auszuwerten und verfügbar zu machen wie Force.com.“ Und das ist eine Grundvoraussetzung für strategische Personalarbeit.

 

„Bei der Entwicklungsarbeit mit Heroku und Force.com haben wir gemerkt, wie performant das System ist, sodass wir es bei allen neuen Anforderungen, die in den nächsten Jahren hinzukommen, problemlos erweitern können, und die Plattform das Wachstum und die Beschleunigung leicht abbilden kann.“

Patrick Kauder, CIO, HRlab

 

Im Unterschied zu mehreren Anwendungen mit separaten Datenbanken lassen sich Informationen in Salesforce einfach visualisieren, filtern und sofort zur Anwendung bringen. Dadurch wird die Entscheidungsbasis im Personalwesen gefestigt: Fehlzeiten, Kosten, Prognosen, FTE-Entwicklung und KPI-Auswertungen jederzeit in Echtzeit einsehen zu können, erlauben den Verantwortlichen, aus der reaktiven Position hervorzutreten und proaktiv auf das Unternehmensmanagement zuzugehen. „Ich komme manchmal selbst nicht aus dem Staunen heraus, wie umfassend und individuell die Auswertungsmöglichkeiten sind“, ergänzt Ackermann. Sein Kollege, CIO Patrick Kauder, ist sehr überzeugt von der Flexibilität, Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit der Salesforce Plattform: „Bei der Entwicklungsarbeit mit Heroku und Force.com haben wir gemerkt, wie performant das System ist, sodass wir es bei allen neuen Anforderungen, die in den nächsten Jahren hinzukommen, problemlos erweitern können, und die Plattform das Wachstum und die Beschleunigung leicht abbilden kann.“

 

Anfängliche Skepsis weicht schnell

Der digitale Wandel im Personalwesen stößt, auch aus Gründen des Datenschutzes, vor allem aus dem Grund der Unwissenheit, nicht überall auf Gegenliebe. Doch die Erfolgsgeschichten von HRlab werden gerade auch bei Kunden geschrieben, die mit der Personalarbeit ihre ersten Schritte in Richtung Digitalisierung gewagt haben. „Der Mensch ist ein Gewohnheitstier“, stellt Ackermann fest. „Anstatt der ausgedruckten Lohn- und Gehaltsabrechnung dieses Dokument plötzlich selbst herunterladen zu müssen, stößt oft auf Gegenwehr.

Doch die gleichen Menschen bewegen sich täglich in Webservices, ob soziale Medien, Online-Shopping oder -Banking, und stellen dann fest: eigentlich ist es der gleiche Prozess, nur dass es nun eben die Arbeitswelt betrifft.“ Diese Erfahrungen stammen in erster Linie aus Branchen, in denen die Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben nur sehr bedingt mit IT-Systemen oder gar Cloud-Lösungen arbeiten – so zum Beispiel bei einem mittelständischen Bäcker mit knapp 90 Mitarbeitern. „Das dortige Personalmanagement beschränkte sich zuvor ausschließlich auf die Erfassung von Arbeitszeiten und Krankenstand sowie dem Lohn- und Gehaltsprozess“, berichtet Ackermann. „Diesen Bäcker konnten wir trotz aller Skepsis als Kunden gewinnen.“ Und es ist tatsächlich eingetroffen, woran niemand vorher geglaubt hatte:

 

„Durch die Bereitstellung von Daten und der Möglichkeit der Auswertung ist das Verständnis für strategische Personalarbeit rapide gestiegen.“

Kay Ackermann, Head of Business Development, HRlab

 

Durch die Bereitstellung von Daten und der Möglichkeit der Auswertung ist das Verständnis für strategische Personalarbeit rapide gestiegen. Innerhalb von nur sechs Monaten ist es aufgrund des tieferen Wissens gelungen, die Fluktuation zu verringern. Denn erstmals konnte sich die Personalabteilung Aufgaben wie dem Einholen von strukturiertem Mitarbeiter-Feedback widmen. Das Verständnis dafür, warum Mitarbeiter glücklich oder unzufrieden sind, ist gewachsen, auch deshalb fühlt sich die Belegschaft nun gehört und ernst genommen – und ist insgesamt zufriedener.

 

Geschäftsprozesse sicher in der Cloud

„Datenschutz ist in Deutschland ein großes Thema und einer der Hauptgründe für Vorbehalte gegen die Cloud. Deshalb investieren wir auch stark in diesen Bereich“, führt Ackermann aus. „Uns ist wichtig, dass unsere Daten in der Cloud in Deutschland sind, die TÜV Rheinland-Zertifizierung und eine hochsichere 256-bit SSL-Verschlüsselung geben unseren Kunden Sicherheit.“

Da sowohl Personalabteilung als auch Mitarbeiter auf die Salesforce Plattform zugreifen, ist deren sehr dedizierte Rechteverwaltung ein weiteres großes Plus. Denn mit Salesforce ist jedes einzelne Datenfeld administrierbar, sodass die jeweiligen Rechte individuell für jeden Mitarbeiter zugewiesen werden können.

 

Vision der digitalen Schaltzentrale

Auch intern setzt HRlab auf die Salesforce Plattform, unter anderem mit der Sales Cloud. „Wir sind ein digitales Unternehmen, deshalb ist meine Vision auch das komplett papierlose Büro“, so Trude. „Als klassisches CRM vom ersten Kundenkontakt über den gesamten Kundenzyklus hinweg haben wir Salesforce bereits implementiert, wollen aber künftig möglichst alle Geschäftsprozesse wie Controlling und Marketing auf der Plattform abbilden“, ergänzt Ackermann. Unser Ziel ist ein vollautomatisierter Customer Lead vom Erstkontakt im Web über den Supportprozess für Bestandskunden bis hin zur Rechnungslegung auf der Salesforce Plattform.“

 

„Zwar sind unsere Entwickler bestrebt, möglichst alles selbst zu produzieren, aber wir sehen uns natürlich sehr genau die Apps aus der AppExchange an, um Ressourcen zu sparen, die wir dann in die Entwicklung der HRlab-Plattform investieren.“

Kay Ackermann, Head of Business Development, HRlab

 

Ein großer Vorteil dabei ist, dass bereits viele Lösungen und Workflows bereits existieren, die sich leicht adaptieren lassen. „Zwar sind unsere Entwickler bestrebt, möglichst alles selbst zu produzieren, aber wir sehen uns natürlich sehr genau die Apps aus der AppExchange an, um Ressourcen zu sparen, die wir dann in die Entwicklung der HRlab-Plattform investieren.“ Deshalb steht Kauder auch in engem Austausch mit anderen Salesforce Anwendern wie audibene. Die erfolgreiche Hörakustik-Plattform setzt ebenfalls seit Anbeginn ausschließlich auf Salesforce für alle geschäftlichen Abläufe. „Die Rechnungslegung ist noch eine Baustelle – unsererseits sind wir zwar digital bereit, müssen aber letzten Ende doch alles ausdrucken und per Brief versenden.“ Die Ziellösung wird, so Ackermann, aus einer ausgewogenen Mischung aus Salesforce Clouds, Apps und Schnittstellen-Prozessen bestehen. Im Kern also ein zentralisiertes Datenmanagement, das genau wie in der HCM-Plattform HRlab auch bei den internen Prozessen für mehr Homogenität, Transparenz und Effizienz sorgen soll.

 

Herausforderung:
  • Agile Plattform für die Entwicklung einer zentralisierten HCM-Lösung ohne Medienbrüche mit intelligenten Analysemöglichkeiten
  • Sicherstellen der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen im Rahmen einer
  • Papierlose Abwicklung sämtlicher interner Geschäftsprozesse mit zentralisiertem Datenmanagement

Lösung:
  • Heroku und Force.com als agile, flexible und skalierbare Entwicklungsplattformen
  • Business Apps aus AppExchange für effizientere Geschäftsprozesse
  • Einführung Sales Cloud und Marketing Cloud als interne CRM- und Marketing-Tools

Ergebnisse:
  • Durch die Salesforce Plattform kann HRlab seinen Kunden den Zugriff auf alle HR-Daten aus verschiedenen Datenquellen und deren individuelle Auswertung in Echtzeit ermöglichen
  • Fast durchgängige Umsetzung des papierlosen Büros dank Geschäftsprozessen basierend auf nativen Salesforce Funktionen sowie Ergänzungen aus der AppExchange für spezifische Anforderungen wie Rechnungslegung
  • Zentrale Planung und Steuerung der Marketingaktivitäten aus der Marketing Cloud
    vollständiges Kampagnenmanagement über die Salesforce Marketing Cloud

 

Über HRlab

HRlab ist eine cloudbasierte Human Capital Management Plattform, welche verschiedene operative Prozesslösungen wie zum Beispiel die Digitale Personalakte, Anwesenheits- und Reiseverwaltung, Krankheitsverwaltung, Compensation&Benefits, Dokumentenmanagement oder das vollautomatisierte Payrollmanagement  managt und Third-Party-Applikationen sowie Daten aus bereits im Unternehmen bestehenden HR Tools wie beispielsweise Recruiting-, Performance- oder auch Zeiterfassungslösungen, auf einer zentralen Plattform synchronisiert, managt und analysiert.

 

Über Salesforce

Salesforce, die Customer Success Platform und der weltweit führende Anbieter von Customer Relationship Management (CRM)-Software, ermöglicht Unternehmen, sich in einer komplett neuen Art und Weise mit ihren Kunden zu vernetzen. Weitere Informationen zu salesforce.com (NYSE: CRM) zu finden unter www.salesforce.com/de.

 

Zum Onlineartikel: https://www.salesforce.com/de/customers/stories/hrlab.jsp

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