Weniger Aufwand für Reisekosten – so läuft es zukünftig

23. Januar 2019
Das zukünftige Reisekostenmanagement © pressmaster – stock.adobe.com

Zukünftig werden lästige Reisekosten einfach nebenbei erfasst – Regelmäßige Kundenbesuche sind Teil einer guten Vertriebsstrategie. Durch persönlichen Austausch vor Ort steigt die Erfolgsquote wie automatisch. Geschäftsreisen sollten nicht den Rahmen sprengen, so dass feste Richtlinien wichtig sind. Die Kontrolle und Erstattung sämtlicher Ausgaben ist allerdings aufwendig und kostet wertvolle Zeit.

Echtzeit-Daten mittels innovativer Technologien erleichtern das Reisekostenmanagement und versprechen mehr Kontrolle und Überblick. Das lästige Erfassen und Kontrollieren von Reisekosten gehört der Vergangenheit an und automatisierte Prozesse sind die Zukunft. Wir machen uns auf die Reise und werfen einen Blick ins zukünftige Reisekostenmanagement.

 

Workflow-Optimierungen für mehr Überblick

Das Reisekostenmanagement basiert auf umfassenden Daten. Das Sammeln von Belegen und Ausgaben zieht sich oftmals in die Länge. Dadurch wird der Prozess unübersichtlich. Belege müssen in regelmäßigen Abständen eingereicht werden, denn nur so kann ein Überblick bewahrt werden.

Geschäftsreisende machen heute Fotos von ihren Rechnungen. Dennoch müssen sie alle relevanten Informationen manuell erfassen. Abhilfe schafft die optische Zeichenerkennung. Die technische Umwandlung von Papierdokumente in elektronische Texte ist die Lösung. Die Technologie erkennt die relevanten Angaben an spezifischen Markern und erfasst diese automatisch.

 

Digitale Archivierung von Reisekosten

Das Durchsuchen alter Auslagen nach bestimmten Informationen ist mühselig und zeitaufwendig. Digitale Dokumente sind dahingegen viel bequemer. Auf sie kann von überall zugegriffen werden und relevante Angaben sind schneller auffindbar. Zugleich erlaubt die Echtzeit-Erfassung von Reisekosten eine unmittelbare Kontrolle von Daten. Künstliche Intelligenz überprüft direkt nach der Erfassung der Reisekosten, ob Richtlinien wie Budgetgrenzen eingehalten wurden. Verstöße von Richtlinien werden automatisch erkannt und ausschließlich konforme Belege werden erstattet.

 

Dezentrale Reisekostenerfassung

On-Premise-Lösungen ermöglichen ein Reisekostenmanagement von überall zu jeder Zeit. Reisekosten werden dadurch schneller und vor allem fristgerecht eingereicht. Unternehmen erhalten Daten zu allen Ausgaben an verschiedensten Orten in Echtzeit. Darüber hinaus bietet ein gutes System eine integrierte Kommunikation, damit sich Mitarbeiter und Manager über bestimmte Anliegen austauschen können.

 

Fazit

Das zukünftige Reisekostenmanagement wird bequemer, schneller und effizienter. Echtzeit-Daten und On-Premise-Lösungen machen es möglich. Ein zeitaufwendiges Erfassen und Kontrollieren von Reisekostenabrechnungen gehört der Vergangenheit an. Mehr Übersicht, mehr Kontrolle, mehr fehlerfreie Daten – so erfolgt zukünftig das Reisekostenmanagement. Wir bleiben dran, stets neue Möglichkeiten und Verfahren in HRlab zu integrieren und ein bequemes Reisekostenmanagement zu bieten.