Blog

Weniger Aufwand für Reisekosten – So läuft es zukünftig

23. Januar 2019
Das zukünftige Reisekostenmanagement © pressmaster – stock.adobe.com

Zukünftig werden lästige Reisekosten einfach nebenbei erfasst – Regelmäßige Kundenbesuche sind Teil einer guten Vertriebsstrategie. Durch einen persönlichen Austausch vor Ort steigt die Erfolgsquote wie automatisch. Geschäftsreisen sollten jedoch nicht den Rahmen sprengen. Darum sind feste Richtlinien wichtig.

Die Kontrolle und Erstattung sämtlicher Ausgaben ist allerdings aufwendig und kostet wertvolle Zeit. Echtzeit-Daten mittels innovativer Technologien erleichtern jedoch das Reisekostenmanagement und versprechen mehr Kontrolle und Überblick. Dank automatisierter Prozesse gehört das lästige Erfassen und Kontrollieren von Reisekosten der Vergangenheit an. Wir machen uns auf die Reise und werfen einen Blick in das Reisekostenmanagement der Zukunft.

 

Workflow-Optimierungen für mehr Überblick

Das Reisekostenmanagement basiert auf umfassenden Daten. Belege müssen in regelmäßigen Abständen eingereicht werden, denn nur so kann ein Überblick bewahrt werden. Das Sammeln von Belegen und Ausgaben ist jedoch aufwendig und zieht sich in die Länge. Dadurch wird der Prozess unübersichtlich.

Obwohl Geschäftsreisende heute gerne Fotos von ihren Rechnungen machen, müssen sie dennoch alle relevanten Informationen manuell erfassen. Abhilfe schafft die optische Zeichenerkennung. Die technische Umwandlung von Papierdokumente in elektronische Texte ist die ideale Lösung. Die Technologie erkennt die relevanten Angaben an spezifischen Markern und erfasst diese dann automatisch.

 

Digitale Archivierung von Reisekosten

Das Durchsuchen alter Auslagen nach bestimmten Informationen ist mühselig und zeitaufwendig. Digitale Dokumente sind dahingegen wesentlich bequemer. Auf sie kann von überall zugegriffen werden und relevante Angaben sind schneller auffindbar. Zugleich erlaubt die Echtzeiterfassung von Reisekosten eine unmittelbare Kontrolle sämtlicher Daten. Mittels künstlicher Intelligenz kann direkt nach der Erfassung der Reisekosten überprüft werden, ob Richtlinien wie Budgetgrenzen eingehalten wurden. Verstöße von Richtlinien werden automatisch erkannt und ausschließlich konforme Belege erstattet.

 

Dezentrale Reisekostenerfassung

On-Premise-Lösungen ermöglichen ein Reisekostenmanagement von überall zu jeder Zeit. Reisekosten werden dadurch schneller und vor allem fristgerecht eingereicht. Unternehmen erhalten sämtliche Daten zu allen Ausgaben an verschiedensten Orten in Echtzeit. Ein gutes System bietet darüber hinaus eine integrierte Kommunikationsmöglichkeit, damit sich Mitarbeiter und Manager über bestimmte Anliegen austauschen können.

 

Fazit

Das zukünftige Reisekostenmanagement wird bequemer, schneller und effizienter. Echtzeit-Daten und On-Premise-Lösungen machen es möglich. Ein zeitaufwendiges Erfassen und Kontrollieren von Reisekostenabrechnungen gehört der Vergangenheit an. Mehr Übersicht, mehr Kontrolle, weniger fehlerhafte Daten – so erfolgt zukünftig das Reisekostenmanagement. Auch wir bleiben dran, stets neue Möglichkeiten und Verfahren in HRlab zu integrieren und ein bequemes Reisekostenmanagement zu bieten.